堪称全球时间管理术领域第一个人的里奥·巴伯塔, 于新书《少做一点不会死》里分享了几个简便又简单的技巧, 这些技巧能够使你运用最为简化的方式, 去极为高效地对自身时间予以管理。具体而言, 要灵活地安排日程, 每一天都要去决定当天理应优先去做的3件事情, 还要关注那些具备高产出比的任务, 并且要批量地处理一些事情。
世界上存在着这样一部分人, 他们极具条理, 会将每一分钟一一安排妥当, 严格依照计划去行事。还有另外一些人, 和我们所处的状况相同, 尽管他们也会制定计划, 然而做事却未必会依照计划来进行。
当然, 世事变化难以预测, 我们得根据情况灵活应对, 对于那些工作有较大变动的人而言, 时间管理不该是刻板固定、不懂根据实际调整的, 若要简化时间管理, 就得防止过于僵化或者过于繁杂的日程规划。
灵活的日程安排 掌控你的生活
有那么一些人, 他们每日的时间都被死死卡住, 期望日程安排能够更灵活一点儿。对于他们, 我的建议是, 尽量简化时间管理, 与其被日程安排掌控自身生活, 不如学着安于当下。
到底具体该怎么去做, 首先, 不要去安排预约, 有些人, 可能会为此大吃一惊, 然而, 这可不是什么新鲜的点子, 并且, 对于大多数人都是适用的。要是有人想要提前预约, 那就告诉他你不接受预约, 让他, 在想要见你的时候稍微提前一点打电话过来, 瞧瞧你有没有空闲着。要是你有空余时间, 那就和他碰面。
设若希望去做更多正事, 那么我提议将预约缩减至最少。存在一些活动, 是能够记录于日程安排之中, 然而并非必定要去参与的。这样子, 你便能够瞧见自身还有哪些选择, 而非任由日程安排去主宰你的生活。不过, 我依旧提议不在日程安排上书写过多内容。
不做日程安排的话, 你会做些什么? 要弄清楚任务排序, 依此来确定要做什么事, 以及能够投入的时间与精力有多少。得学会活在当下, 每次只专注于一项任务并且完全沉浸于工作里。若对某项任务毫无热情, 那就去找自己感兴趣的事来做。你对任务的热情越高, 投入的精力便会越多, 最终的结果也就会越好。
全身心彻底沉浸于工作里头, 这般现象就被称作做之“忘我” , 不管是于科学界这个领域也好, 还是产业界那个范畴也罢, 此现象当下皆是受到了特别大程度的深深关注 , 人们发觉到, 处于 “忘我” 的这种状态能够使人们去提升工作的效率 , 并且还能让人感觉到舒心幸福 , 从本质上来说"忘我" 它其实算是一种投入全身心尽情努力的精神表现状态，当你把全部身心都投进到工作之中的时候 , 犹如周边的所有一切全都不见了身影 , 你自然而然地就会忘怀流逝而去的时间 , 我们每一个人都多少产生过类似就这样的经历 , 但最为关键的要点也就是在于究竟该怎么有意识地去进入到这种状态里头。
进入“忘我”状态的方法如下：
1.挑选那你所钟情的工作。要是你针对某一桩事情压根没有兴致, 那就无法达成处于一种忘掉自我的状态。
2.选取具备挑战性的使命, 然而也切莫太难, 倘若任务难度极大, 那你将甚难全身心投入其中, 要是任务极易, 那么你就会感到乏味。
3.抛开那些杂乱的念头。尽可能不去思虑其他的事情, 将精力汇聚起来去完成手头当下的任务。摒弃掉所有会干扰自身的因素, 像电话, 电子邮件通知, 即时消息, 以及办公桌或者电脑桌面上存在的杂物。
4.沉溺于工作里头, 一旦着手开始工作, 便一门心思全投入在其上, 将其他所有东西就此统统抛却忘掉, 令周遭的世界缓缓地消逝不见, 满怀激情满腔热忱地去工作, 尽情享受当中的乐趣, 要留意, 你极有可能会忘掉时间, 继而耽误下一个预约安排, 这便是我之所以建言你别去安排过多预约的缘由所在句号。
每天早上决定当天任务 弄清优先次序
如果你的日程安排很灵活，你怎么知道某一时刻该做什么事？
答案在于, 搞清楚任务之间的优先顺序哪一个在前哪一个在后。简而言之, 每天一早你要做的头一件事便是作出判定那日要去完成怎样的任务。
撰一份“简短清单”, 记下你最为想要达成的三件事, 此实为你的三项“头等要务”。你亦能够另行罗列一份清单, 记下你打算批量处置的小任务（预留至当天较晚时候再予以施行）。当然, 你于当天应当着重留意记有三项“头等要务”的清单, 借由这份清单, 而非日程安排, 把控你一日的生活。
先弄清楚优先的顺序, 随后最为关键的便是专注, 我强烈地建议你一次只专注向着一件事。需达成清单里的三项“头等要紧之事”, 你需逐一地将全部的精力投入每一个任务, 做完一个再去做下一个。对喜爱同时处理多项任务的人而言, 这是一个极大的改变, 这么去做不但更加有成效, 而且也更为轻松。
要是你热衷于在多项任务之间反复轮换周转, 或许要有那么一阵子方可熟悉适应一次仅开展一项任务。但这并无大碍, 要是你发觉自身注意力分散转移了, 只需将思路拽回到手上正进行的事务就行了。持续保持下去, 你很快便能从容不迫地处理 “头等关键要务” 了。
着手进行手头工作之际, 你或许会萌生出接下来要开展之事的念头, 或许会有同事前来恳请你予以协助, 又或许脑海中会突然冒出全新的想法。万万不可任由这些想法和声援掌控你的生活。你能够将中途穿插进来的任务或者念头记录妥当, 等到稍后时候再进行处置, 而非当下就转变思维。记录于纸张之上, 或者笔记本之中, 抑或是电脑文档里头（具体依据你将三项“首要事务”书写于何处而定）, 然后持续做手上正在进行的工作。完成此刻手头的活儿后, 再去翻阅那任务清单瞅瞅, 瞧瞧你接下来应当做些什么。
删减任务 只关注投入产出比高的任务
具有越少任务的你, 对于用心于按逻辑顺序作出处置的凭借越是需求不多；要是仅着重于具备最高投入产出比例的任务, 你将会更觉轻松愉快起来从而更加具备效率；唯独需要采用最不复杂的工具的只有你, 伴随而来的必定是压力的减轻, 这便是取得成功的关键所在。
实际而言, 任务管理跟其它组织管理没什么两样, 做事进行安排前要先把任务消除减删, 要是你面前仅有三件任务, 而非二十件任务, 那就压根无需去做安排, 从时间管理方面细看, 你得把要做的事情削减至最少, 你能够取消任务, 转交给别人, 也能够使劲拖延或者拒绝接手, 要是你一直聚焦于简化、裁减和消抹, 就致力于最关键的东西, 剩下的事情就会极其简单了。
批量处理任务
除开三项“头等要务”之外, 你每日另外存在一些小任务是需要去完成的。重点在于:
1.小任务的优先级不能高于“头等要务”；
2.想尽办法地批量去完成, 从而节省时间, 电脑程序员将这一招称作“批量处理”, 也就是把相近似的任务积攒起来, 一口气全部完成。
照这样做, 能够省下于任务之间进行切换之时的时间, 防止一会儿着手做重要任务, 忽而打电话, 忽而发邮件, 忽而开展项目会议, 随后又跑去打电话。你只要先将重要的任务完成, 接着一口气打完电话, 紧接着一口气发完邮件。减少切换, 便降低了复杂性, 节省了时间, 简化了日程安排。
将这种被称作“批量任务”的事项, 记录于待办事项的那个清单里, 所在位置是三项“头等要务”的下方。你能够针对这类任务去进行类别划分, 可以分类说成是比如电话、电子邮件等形式那种, 或者仅仅列出只是一份“批量任务”情况的清单。我怀着强烈的建议之情, 希望你把处理这些任务的时间安排得晚一些时候, 而根本不是每天一大清早就去做。有句话叫做一天之计在于晨所说那样子的道理, 要把早晨这段能算得上最好的时光, 留给“头等要务”这方面, 得是首先将“第一要务”它们给完成掉, 之后呢再集中起自身的全部精力, 谋求尽可能一口气那般地, 把其他种种任务给彻底搞定。
什么样的任务适合批量处理？建议如下：
进行电话拨打动作。不要整日都处于忙于电话拨打的状态, 将需要拨打的电话依次罗列好, 再接续把其完整迅速地打完一通。我一般会预留出三十分钟用于电话拨打事宜, 然而你的需求也许跟我存在差异。你同样能够只去在确定的固定时间准许电话接入, 把其他时段打进来的电话一致转接到语音信箱当中。这能够促使你将精力高度集中起来用以达成关键重要的任务, 而非频次性地遭受他人打来电话而被打断。
查看邮件, 对于多数人而言, 这可是个相当大的问题。电子邮件现如今变得越发重要, 稍有不慎便有可能把控我们的生活, （关于此问题我会在接下来的一章中具体展开探讨）。简而言之, 只需于每天固定的时段去查看邮件，便能够实现批量处理。我提议每天查看两次, 像是上午十分和下午四点这般。如果你认为其它时间更为适宜, 那也行。务必不要每天早上首个要做的事情就是查看邮件, 否则你就极有可能被电子邮件所羁绊住, 无法完成那些重要的任务。
到外面去办事情, 可以将那需要离开家门或者办公室方才能够做成的事, 一口气给全部解决 ；其可以留待到快临近一天结束之际再去做, 或者把某一个已然确定的日子设定成称作 “外出办事日” 了。
文档事务。当下, 文档事务已然不多了（已然迈入了无纸化办公阶段）, 然而大多数上班的人都不像我这般有幸。要是你存有诸多文档事务需要去处理、填写或者审查, 那就一股脑儿将它们完成, 而非把一整天的时侯都耗费在其上。
将收件箱予以清理, 如同查收电子邮件那般, 每日清理一两次, 对收件箱里的文件进行浏览, 判定每份文件需你做何事, 倘若一旦有文件进入收件箱, 你便急忙忙去处理, 那你必定会被日程所掌控, 而非你去掌控日程, 在固定时间清理收件箱, 一口气把它清空。
召开会议。你大概没办法操控会议之时间，不过倘若存有可能性, 我给出建议, 你寻觅某个时间段凭借一气呵成全开完这会议, 为每一场会议商定清晰之目标以及限定之时间。批量举行会议能够给你留出规模较大之时间, 使得你拥有空闲去处理最为重要之工作事务。若具有这种可能性, 尽力规避将所有事情置于同一场会议中进行, 因为那般通常属于浪费时间之举。
要是你跟我一样, 时常得去浏览特定的网站那么在浏览网站之时, 倘若那些网站会对你完成关键任务产生干扰, 倒不如挑选一个时段集中把它们浏览完毕, 不要散着一点点地看。
投身于研究工作, 存在着一部分工作, 要求你去开展研究, 或者去阅读对应的材料, 以此为写作事宜做好准备, 假如具备可行性的话, 将这些事情持续不间断地一口气完结掉。
在工作里头, 得做维修养护方面的事儿。工作期间, 存在一些小的任务, 那是我们一定得去做的。就像类似于我这般的博主, 每一天都需要去查看读者所留下的留言, 还得去适时调整广告系统, 同时要对网页代码进行修改, 其他工作也存在不一样类别的维护任务。这些零零碎碎的事情, 虽说重要程度不高, 可要是不做的话又不可以。要是具有可能性的话, 那就留到一天快要结束的那个时候再去做。
时间管理的简单工具
若时间管理的工具数量过多, 且繁杂程度很高, 那么时间管理自身也会变得复杂起来。要是你能够依照上述“简化时间管理”的原则, 那你便无需使用过多的工具。
你可以使用下面这些简单的工具：
关于日历, 建议尽量精简, 别用昂贵的备忘记事簿, 且勿用复杂的电脑程序。要是你有几个预约, 那就看看记在墙头的挂历上如何。只要挂历有方格, 能记下每天的一两个预约或活动便可。若还有其他需标出的事, 像孩子的足球赛或者家长会, 你也能够尝试一下使用在线日历, 帮着你来记住这些重要的事。
可以是纸质笔记本, 也可以是文本文件。建议你去准备一本简单的袖珍笔记本, 然后把所有想到的事情, 都记在那上面。你能够写下自己的“头等要务”, 写下当天需要批量处理的小任务, 写下你的“唯一目标”。要是你只有这唯一的一个工具, 那就不需要花费太多的心思。要是你更加倾向于记在电脑上, 我建议只用最简单的文本文件。比如说: 我创建了一个名为“待办事项”的文本文件, 每当有需要记下任务或者想法的时候, 我就会去打开它。文件的最上方, 放置着我当日的“头等重要事务”, 其下方是一组呈现出批量特征并且有待处理的小型任务, 而在这之下, 则是那些于我脑海之中突然涌现出来的各类事情。针对这份文件, 我执行每日清理一次的操作。
本文是从《少做一点不会死》选出来的, 作者是Leo Babauta, 由黑天鹅图书标识为ID:htebook出品的。
