在其新书《少做一点不会死》里，全球时间管理术首屈一指之人里奥·巴伯塔分享了数个简便的技巧，这些技巧能让您以极为简化的形式去高效管理自身时间，进行这般管理：灵活布置日程，每日确定当天首先要做的3件事，留意高产出比例的任务，将部分事情予以批量处理。
世上存在着一部分人，他们超具逻辑性条理性，会把日程里的每一分每一秒都予以妥善规划安排，遵循着预先严苛拟定之计划去处理诸事。还有一部分人，如同我们这般，虽也习惯于制作谋划，但在事务执行进程里，并不能势必全然依照既定计划去施行。
确实，世间事情变化难以预测，我们得根据情况灵活应对，能够随机做出变化。对于那些工作变动因素较多较宽的人士来说，时间打理不能是刻板呆滞、不知根据变化调整的。若想要使时间管理过程变得简单，那就一定要防止出现过于刻板或者过于繁杂的日程规划安排。
灵活的日程安排 掌控你的生活
有的人每日的时间都被卡得严严实实的，期望日程安排能够更具灵活性。我给他们的建议是，尽力简化时间管理，与其让日程安排主宰你的生活，不如学会当下就活。
具体该如何去做呢，首先，别去安排预约，有些人或许会大为吃惊，然而这并非是什么新奇的点子，并且对多数人而言都是适用的，要是有人想要提前预约，告知他你不接受预约，让他在想要见你的时候稍微提前一点打电话过来，瞧瞧你是否有空，要是你有空，那就和他见面。
假如你期望更多地去做正经之事，那么我提供的劝告便是，将预约削减至最少之事上。存在着一些活动，乃是你能够记录于日程规划之中的，然而并非必定得参与进去为之。如此这般，你便能够察觉到自身所留存的选项究竟是哪些，而不是致使日程安排对自身生活予以掌控。不过呢，我依旧提议在日程安排之上别填写过多的内容。
若不安排日程，那你会做些什么呢，要弄清楚任务的优先次序，依据此来决定该做何事，能投入多少时间与精力，要学会活在当下，每次仅专注于一项任务，全然沉浸于工作里，要是你对某项任务毫无热情，那就去找件感兴趣的事来做，你对任务越是有热情，投入的精力便会越多，最终结果也就会越好。
这一被称作“忘我”的现象，是指完全沉浸于工作之中。在科学界以及产业界，这种现象近来均受到了极大关注。人们发觉，“忘我”的状态能够使人提升效率，感受幸福。从根本层面来讲，“忘我”乃是一种全情投入的精神状态。当你将全身心投入到工作之际，仿若周围的所有一切都已消失不见，你会忘却时间。我们或多或少都曾存有这样的经历，然而关键在于怎样有意识地进入这种状态。
进入“忘我”状态的方法如下：
选择那你所衷心热爱着的工作，要是你对于某件事情压根就没有丝毫兴趣，那就绝对不可能达成“完全投入其中，仿佛忘掉自我存在”的状态。
选择具有挑战性的任务，然而也不要困难到超出承受范围。要是任务困难程度过高，那么你将会很难全身心投入其中；要是任务容易程度过度，那么你就会感觉无趣。
排除那些杂乱的念头，尽可能不去思索其他的事儿，要全神贯注地去完成当前手中所进行的任务，排除掉所有具有干扰性质的因素，像是电话、电子邮件发出的通知、即时消息，还有办公桌或者电脑桌面上放置的那些杂乱物品。
沉浸于工作里头，一旦着手工作，便全心全意投入其上，将其他事物一概忘怀 ，令周边的世界缓缓消逝 ，满怀激情地开展工作 ，尽情享受当中的乐趣。要留意 ，你或许会忘却时间 ，耽搁下一个预约之情事。这便是我提议你别安排过多预约之缘由。
每天早上决定当天任务 弄清优先次序
如果你的日程安排很灵活，你怎么知道某一时刻该做什么事？
答案是，搞清楚任务的先后顺序。简而言之，在每天清晨，你做的头一件事便是确定当日要去完成哪些任务。
列一份“简短清单”以写下你最想完成的三件事，这三件事即你的三项“头等要务”，你还可以再列一份清单，用于写下你想批量处理的小任务，这些小任务留到当天晚些时候再做，当然，你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单，要让这份清单而非日程安排掌控你一天的生活。
分明先后顺序之后，紧接着最为要紧的便是专心致志。我大力倡导你一回仅专注于一件事情；为了达成清单里的三项“首要任务”，你需要逐个将全部精力贯注于每一项事务，做完一项再开展下一项；对于热衷于同时处理多项任务的人而言，这是一个极大的转变；如此行事不但更具效率，而且更为轻松。
若是你偏好于在多项任务之间来回进行切换，或许得耗费一点时间才能够习惯一次只开展一项任务了。然而这并无大碍，倘若你发觉自己分散了注意力，仅仅需要将思绪拉回正着手做的工作上面就行。持续坚持下去，你很快便能够轻松地解决这项“头等紧要事务”了。
在着手进行手头正在做的工作期间，有些时候你或许会不由自主地想到后续即将要做的事项，有时可能会有共事的同事前来请求你给予帮助，还有可能在脑海之中突然冒出全新的想法。但你得时刻谨记，绝对不可以让这些突然冒出来的想法以及他人的请求完全操控了你的生活历程。你可以选择将中途意外穿插进来的任务或者想法记录下来，暂且搁置到较为晚些的时段再去进行处理，而并非在刚刚出现这些情况时就立马转换自己原有的思维模式。记录的方式可以是写在纸张之上，或者是记录在笔记本里头，运用电子设备的话则是记录于电脑文档当中（具体的记录位置取决于你之前把三项“头等要务”书写在了何处），并且记录罢了之后，要即刻继续专注于手头正在开展的工作。当你把手头的工作顺利完成之后，接下来要做的便是再度去翻看一下之前所罗列的任务清单，仔细查看一番接下来你应当去做些什么事情。
删减任务 只关注投入产出比高的任务
你所面临的任务数量越少，那么也就会越不用耗费精力去安排做事的先后顺序。要是仅仅将注意力集中于投入产出比处于最高状态的任务，你便会变得更加轻松，而且还会更加高效。你仅仅只需要运用最为简单的工具，身上的压力自然而然就会有所减少，这恰好就是迈向成功的关键所在。
实际上，任务管理跟其他组织管理并非有啥差异，在进行安排之前要先对任务予以删减。要是你眼前仅有三件任务，而非二十件任务，那就压根无需去做安排。从时间管理这个层面来讲，你应当把需要做的事削减至最少。您能够删除任务，转交给其他人，也能够尽力拖延或者拒绝接手。要是你一直聚焦于简化、减少以及删除，聚焦于最为重要的事物，剩余下来的事情就非常简单了。
批量处理任务
除去三项“头等重要事务”，你每日尚有一些细小任务得去完成。重点在于：
1.小任务的优先级不能高于“头等要务”；
第二步操作，要尽可能以批量的方式去完成任务，最终达到可节省时间目的的效果。电脑程序员们将这一方式称作是“批量处理”，所谓的“批量处理”，其实质就是把那些彼此相似的任务积攒起来，然后一口气处理完这些任务。
如此这般付诸行动，能够省下于任务之间做切换的时间，防止一会儿开展重要任务时段，突然去打电话、发送邮件以及召集项目会议，又一会儿再度跑去打电话。你仅仅需要率先把重要的任务予以完成，接着一口气打完所有电话，随后又一口气发送完所有邮件。做到减少切换的程度，便会减少复杂性、节省了时间、还简化了日程安排。
在待办事项清单之上，将这般的“批量任务”书写，具体位置是三项“头等要务”径直下方。对于此类任务，你能够进行分类（像电话、电子邮件等等），或者仅仅列出一份“批量任务”清单。我着重提议，针对这些任务，延迟至较晚时候再去处理，而非每日一大早就着手进行。一日之计在于晨，把早晨最为优质的时光给予“头等要务”，率先将它们完成，随后再全神贯注，竭尽全力一口气把其他任务处理妥当。
什么样的任务适合批量处理？建议如下：
给别人拨打电话，不要一天不间断始终忙着打电话，把将要打的电话罗列出来，接着一口气全打完。一般我会预留出三十分钟用于打电话，然而你的需求或许跟我有差异。或许你也能够只在确定具体的不变时间接电话，把其他时间段打来的电话全都转送到语音信箱。这样能够使你将精力聚集起来去完成关键重要的任务，而不是隔三岔五就被其他人的电话给打断。
探究邮件情况，对于相当多的人而言，这都是个颇具难度的状况，电子邮件已然有了越发显著的重要性，稍稍有点疏忽就极有可能对我们的生活起到控制影响（我会于下一个章节针对这个问题展开详细探讨），简要来讲，你只要能够在每日固定的时刻去查看邮件，便可达成规模化处理，我提议每天查看两次，像是上午十点以及下午四点，倘若你们觉得别的时间更为恰当，那也是可行的，绝对不要再将每天早上的首要之事设定成查看邮件，不然你们就极有可能被电子邮件所束缚，进而没办法完成关键任务。
去外面办理事情，将那些必须走出家门或者办公室才能够完成的事，一次性全部处理妥当。你能够把它们留到一天快要结束之际再去办理，或者把某一个日子设定为“外出办事日”。
从事文书方面的工作，如今，文书相关工作数量已然不多了（已然步入无纸化办公阶段），然而大部分上班族却不像我这般有幸。要是你存在诸多文书工作有待处理、填写亦或是审查，那就一股脑将它们完成，而非把一整天时间都耗费在其上。
规整接收文件的区域，如同查看电子邮件那般，每日进行一到两次的清理动作，翻阅一下接收文件区域里的各类文档，判别每一份文档对你而言要完成何种事务。要是一旦有文档进入接收文件区域，你就匆匆忙忙着手处理，那你必定会被日程所左右，而非你去把控日程。于规定的时间规整接收文件的区域，一口气将其清理干净。
举行会议。你大概没办法操控开会的时长，然而要是可行的话，我主张你寻个时段一口气将会议开完，为每一次会议拟定确切的目标以及期限。大批量地开会能够给你腾出充裕的时间，使你有空闲去开展最为关键的工作。要是有可能的话，尽力规避把所有的事情置于同一个会议中进行，因为那通常是在耗费时间。
翻阅网站，要是你跟我一样，存在定期查看某些网站这种情况，那么，与其让它们在你完成关键任务时去进行干扰，倒不如选个时段一口气将其浏览结束。
参与研究工作，存在一些任务要求你投身于进行研究这般的活动，抑或是去涉猎阅读材料，以此为写作这一行为预备条件，要是具备可行性的话，将这些事项连贯起来，不分阶段地一次性完成。
负责维护工作，于工作期间，存在一些既定的小任务，我们是务必得去完成的。身为像我这一类的博主，每日都需要查看读者所留下的留言，对广告系统予以调整，并对网页代码进行修改，其他工作领域同样涵盖着各异的维护任务。这些琐碎之事尽管没什么重要性可言，然而不做却又绝对不行。倘若具备可能性的话，将其留待至一天临近结束之际再去开展。
时间管理的简单工具
要是时间管理的工具数量过多，且繁杂程度过高，那么时间管理自身也会转而变得复杂 ，要是你能够依照上述 “简化时间管理” 的原则，那你便无需运用过多的工具。
你可以使用下面这些简单的工具：
日历，建议尽量精简，别用昂贵的备忘记事簿，也别用复杂的电脑程序。要是你有几个预约，不妨记在墙头挂历上。只要挂历有方格，能记下每天一两个预约或某活动就行。要是还有其他需标出的事，像孩子的足球赛或家长会，你也可试试在线日历，帮你记住重要的事。
要准备的是纸质笔记本，或者是文本文件，建议专门备好一本简易袖珍笔记本，把能想到的所有事都记于其上，能写下自身“头等要务”，能写下当天需批量处理的小任务，能写下“唯一目标”，要是仅有这一个工具，便无需耗费过多心思，若是更倾向记在电脑上，建议仅用最简单的文本文件，像创建了一个名为“待办事项”的文本文件，每当有记下任务或想法的需求时，就会将其打开。有一份文件，其最上面放置着当日我的“头等要务”，中间排布着那些需要大规模进行处理的小任务，而最下面有着我突然偶然间就想到的好些事。对于这份文件而言、我是以一天为周期完成清理一回这种操作的。
本文是从《少做一点不会死》选取出来的，写出本文的是Leo Babauta，它是由黑天鹅图书（ID:htebook）制作出品的。
