在竞争十分激烈的职场环境之中, 工作效率就是个人的竞争力, 每天都要被自己的工作事务追赶着向前奔跑, 加班已经变成了常见的常态, 千万不要让低下的做事效率去吞噬了你的时间和精力, 这二十个实用性非常强的小妙招, 包括了从任务的初步规划到了对时间的细致管理, 涵盖了从办公工具的具体使用再到工作心态的必要调整, 从各个不同的方面来帮助你实现高效的办公模式, 从而非常轻松地去达成每天准时下班不再加班这样一个目标。
一、精准规划任务，告别盲目忙碌
把任务按照重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急这几个类别进行分类, 优先去处理那些既重要又紧急的任务, 要定期地去处理那些重要但不紧急的任务, 要学会去委托或者拒绝那些紧急但不重要的事情, 还有那些既不重要也不紧急的事务, 这样就能够避免陷入到一种无效忙碌的状态里面, 使用白板, 便利贴或者是数字看板这样一种方式来让任务清单变得可视化, 把任务清单贴在那些显眼的地方, 每完成一项任务之后就把它划掉。
能够看得见的进度条可以给你一种心里有数的成就感, 并且在日常工作中随时提醒你自己当前的重点应该放在哪里。
关于任务预估时间这个问题, 应当给每一项独立的任务去预估一个合理的、最终能完成的时间节点, 并且要把截止期限也明确地设置好, 这样做既能让你有效地避免出现拖延症这种不良习惯, 也能让你在安排一整天的工作节奏的时候变得更加清晰和有条理。
针对那些在日常工作中经常会出现的重复性的事务, 建议去创建一份属于你自己的任务流程模板, 也就是制定一套标准化的操作步骤模板。
拿写周报或者是处理各类报销单据这样的例子来说明就是, 你可以在每一次遇到这些情况的时候直接去套用已经定好的模板, 这样一来就能大幅减少你在事前需要花费时间去进行的思考和总体规划环节。你可以对每日所要做的“三件要事”做出一个具体的设定, 也就是说要在一天之中专门去列出一份清单。
这份清单里面需要写清楚那三件绝对必须去完成的最重要的工作任务, 并且要让自身把所有的精力都集中起来。通过这样的方式去优先处理并顺利完成它们, 那么在你完成了这三件事之后, 也就意味着你所完成的日常工作的核心部分已经达到百分之八十的百分比了。
二、高效管理时间，拒绝时间浪费
时间块管理这一做法, 指的是把全天的工作时间给切割成不一样的小块, 让每一个小块都去专心致志地处理某一种类型的任务。比如说在上午九点到十一点这个时间段里来干那些需要脑力的重要工作, 又或者是下午两点到三点这个时段之内, 就集中起来回复那些邮件还有信息。
所谓利用黄金工作时段是什么意思, 就是要把自己一天当中精力最饱满、效率最高涨的那个时间找出来, 然后把最重要以及最复杂的事情安排在那个时候去完工。有人是在清晨找到的, 有人是在深夜找到的, 找到属于你所用的那个所谓的“黄金时间”。
对于那些琐碎的事务, 可以进行批量处理。你可以把回复消息、整理文件这类琐碎工作集中在固定的一个时间段去处理。这样做是为了避免频繁打断工作思路。举例来说, 你可以在每小时里面留出大概十分钟的时间用来统一回复消息。
建议专门去设置一个叫做“无干扰时段”的东西，具体做法是在每天拿出一个钟头或者两个钟头的空档来使用它, 然后把手机关掉, 把电脑的弹窗都禁掉, 就这样心无旁骛地全情投入到深度工作的状态里去, 以便更高效率地把那些复杂的任务给搞定, 再者就是进行时间记录与分析, 你需要连续七天不间断地记清楚自己每一刻都在干些什么事情, 然后仔细分析一下自己的时间最后都消耗到了哪个环节上面去, 通过这种回顾和分析的方式, 能够清晰地识别出究竟是在什么地方存在着时间上的浪费情况, 进而再根据这些具体情况采取有针对性的方法来加以改进。
三、巧用工具提效，科技解放双手
你可以借助像GPT、通义千问这样的人工智能辅助工具, 快速地写出文案的初始草稿, 或者用于整理相关的数据信息, 还能用来解答一些疑惑问题。比如说, 在使用人工智能来撰写电子邮件的整体大纲之后, 你再依据自己实际的业务需求去进行修改和完善, 这就能够有效地节省你在写作上所花费的时间。
同时, 你可以使用钉钉、腾讯文档这些云协作平台, 让这些云协作平台来实现很多人员同时在互联网上进行文档以及表格的实时在线编辑工作, 这种模式方便了团队之间的相互协作行为, 同时也大大减少了因为文件在不同人之间进行传输以及各个版本需要不断更新而产生的那些麻烦事儿。
像Forest、滴答清单这些时间管理APP, 确实可以帮大家在上班的时候专心干活, 顺便把需要做的事情安排好。
拿Forest这个软件来说, 它用的是一种种树的方法, 用来盯紧大家的专注时间有多长, 如果大家在这会儿把应用给关了, 那棵虚拟的小树马上就会枯死, 这么一来, 保持专心这件事儿就变得更有趣味了。
文件搜索工具像Everything或者是Listary, 这类在电脑里头用来找文件的软件, 它们能在秒级的这么短的时间之内就把你要的那个文件给找出来, 这样就让你不用再费劲巴巴地在文件夹那里头翻来翻去, 从而把那种效率比较低的查找操作给告别掉。
还有像自动化办公插件这样的东西, 你可以安装一下那个Excel的方方格子插件, 再或者说像那些浏览器里头用的AdBlock广告拦截插件之类的, 装上这些东西之后呢, 就能把你的操作步骤给简化掉, 同时还能屏蔽掉那些让人看了心烦的干扰信息, 最后达到提升办公效率的一个目的。
四、优化工作习惯，激发内在动力
为了建立起工作的仪式感, 你应该在每天开始工作之前, 耗费 5 分钟的时间来整理一下你的桌面, 并且制定好接下来的计划。同时, 也在结束工作之后, 占用 10 分钟, 对当天所做的工作进行总结, 并且清楚地把任务清单给清理掉。
因为这样的仪式感, 是能够帮助着大脑快速地进入工作状态, 或者也可以帮助其快捷地退出工作状态。除此之外, 还需要去主动地学习相关的技能, 你要每周都抽空拿出 2 到 3 个小时, 来做学习和工作有关联的技能方面的事, 比如说 PPT 的设计、数据分析之类的。
等到你把这些技能提升了之后再去做完成类似工作时, 那效率会得到大幅度提升的。保持规律的生活作息, 坚持进行适度的运动。每天保证有七到八小时的睡眠时间。良好的身体状态能够让大脑保持清醒的状态。大脑更加清醒了, 工作效率自然就会提高。定期地与团队成员召开简短的站会。通过这样的方式来同步工作进度。
把出现的问题也同步出去。及时的沟通能够避免因为信息差而导致的重复工作。及时的沟通也能避免由于信息差而造成的返工现象。你需要调整自己的工作心态, 应当把工作看成是成长的机会, 当遇到难题的时候可以试着去转换视角, 把它们看作是提升能力的挑战, 积极的心态能够帮助减少抵触情绪并且能够提高工作积极性。
这 20 个小妙招, 它们把工作的方方面面都涵盖了。你不需要全部都马上动手去做, 你可以按照你自己的具体情况来挑选, 选出最合适的 3 - 5 个方法, 先拿去试一试。
等你坚持了那么一段时间之后, 再把更多的新办法一点点加进来。相信通过这种过程, 你会慢慢地不再因为忙碌而没有效率, 从而让你自己在职场上做事更加轻松自如。
