不清楚你是否曾有过这般那般的经历, 于临睡之前, 满怀雄心壮志, 为自己罗列了满满当当的一整页明日计划, 有那些诸如早起的事项, 还有学习这项安排, 以及工作相关项目, 健身方面的打算, 处理各类琐事的规划, 然而在第二天完毕之后, 突然惊觉, 大部分的事情根本就没有去做, 致使计划直接变成了毫无作用的摆设。
我们常常会习惯性地把问题归结为自身懒惰、自制力欠佳, 然而在绝大多数情况下, 并非是你自律程度不够, 而是你压根没有弄明白时间的运行规律, 并且还在运用错误的方法去做时间规划。
市面上各式各样、种类繁多的时间管理工具以及方法论不断涌现, 番茄工作法, 四象限法则, 每日待办清单等, 众多人在毫无主见的情况下跟风去尝试, 最终却依旧是状况百出、一团乱麻。实际上, 所有具备高质量的时间管理工具, 其核心的逻辑都是并无二致的, 今天以通俗易懂的话语, 带领你完全弄明白时间管理的本质句号。
一、所有人做计划失败的通病
大多数普通人的规划办法, 简单又显得粗暴, 还存在着诸多漏洞: 只是单纯地将需要做的事儿一 一罗列, 仅仅在意的竟是“我要做什么”，却从来都不去思索“我在何时去做、完成它到底需要多长时间、当下之时有没有可利用的时间去做”。
随便举个特别特别简单的例子, 你一天, 有着8小时的工作时间, 随手就写下了5件大事, 每件大事按照预估需要2小时, 这样计算下来总共就是10小时。然而, 你却完全把开会的时间、摸鱼的时间、临时突发工作的时间、休息这个缓冲的时间都忽略掉了。
也就是说, 你往一天当中, 塞入了远远超出负荷范围的任务, 自你写下计划的那个时刻起始, 你的计划便注定没法完成。
真正符合科学标准的时间管理, 绝非是迫使自身去榨取全部时间、无限制地热衷于过度竞争；而是协助你去适配资源, 将恰当的事情, 放置在恰当的时间区间内。
二、一套通用的时间管理底层逻辑
全部的专业时间管理工具, 其核心仅仅是去做五件事情, 而这些事情就连一般的普通人也能够直接依照原样照搬过来加以使用:
第一步：拆分两类事，分清固定与可变
我们每日的时间, 始终被两类事情所占据, 其一为固定日程, 即那些雷打不动、不可随意变动的事, 像上班上课、有固定安排的会议、睡觉吃饭以及通勤等, 这类事情会直接限定时间段, 不论何人、何种计划都无法随意去挤占；其二是弹性任务, 也就是没有强制时间要求、能够自由进行调整的事, 诸如写文案、刷题、健身、打扫房间、回复消息等, 这也是我们日常规划里的主要着手对象。
开始做计划的首要步骤, 从来都不是去一一罗列各项任务, 而是要先把那固定的日程给圈出来。把一天之中已经被占用掉的时间去除掉, 剩下的那些空白的时间, 才是你真正能够去支配、进而用来完成任务的时间。
第二步：给任务分级，拒绝盲目瞎忙
好多人做事毫无条理, 想到啥就去做啥, 一整天忙活到疲惫不堪, 然而却毫无成果。要是想像高效那般, 那就得学会为有弹性的任务安排顺序, 在此能用最为简便通俗的四象限逻辑:
紧急且重要的事情: 需即刻着手去做。像明日就得提交的工作方案、突然出现的紧急工作、突发的私事, 这类事项优先级堪称最高；重要却不紧急的事情: 要特意留出时间来做（最为关键）。比如用于学习提升、健身锻炼、长期开展的项目、技能的磨砺。这可是促使人与人之间拉开差距的要点, 遗憾的是多数人都在无休止地拖延；紧急但不重要的事情: 能简便处理就处理得简便些, 能转交给他人就转交给他人。比如频繁发来的闲聊消息、无关紧要的临时通知、反复出现的琐碎小事；既不紧急也不重要的事情: 直接尽量少做甚至干脆不做。诸如毫无意义地刷短视频、漫无边际地浏览八卦新闻、毫无成效的社交。
工具有这样的作用, 它能自动地帮你, 把全部任务做好分类, 让你始终清楚当下应该优先去做什么, 从而告别无效的内耗。
第三步：智能分配时间，拒绝超负荷规划
这也是整套逻辑里最关键的一步。
诸多人士规划方面存在的误区在于, 仅仅关注任务的数量, 却不去考量时间的容量。专业的时间管理工具其分配的逻辑颇为简单, 将你全部的空白空闲时间予以结合, 依据任务的紧急程度以及重要程度, 由高至低依次进行排布, 与此同时, 结合任务预估的耗时, 自动去适配时间段。
除此以外存在着两个人性化方面的细节, 其一, 将长任务予以拆分, 对于超过1小时的复杂任务而言, 会进行自动拆分, 拆分成大概45分钟的小模块, 并且搭配以短暂休息, 以此避免专注力出现崩盘的情况, 其二, 把缓冲时间留出, 永远都不会把你的时间全部排满, 会留出10%至20%的空白时段, 用以应对临时突发的状况。
一张称得上合格的计划表, 必然是存在着宽松与紧凑的安排, 是那种稍微努力一下踮踮脚便可以达成的；若是呈现出一种将一整天都完美无缺填满的计划表, 那么其本身实际上就是一份并无实效的计划。
第四步：记录真实时间，看清你的时间去哪了
计划只是蓝图，真实的时间消耗，才是我们最该关注的东西。
计时功能存在的意义在于此: 当你执行任务之时, 记录这件事情实际所花费的时长, 以及中途被打断的次数。久而久之, 你会发觉诸多令人扎心的真相: 原本预估三十分钟能够做完的事情, 实际却耗费了一小时；每日碎片化刷手机的时间, 累计起来高达三小时；大部分低效的时间, 都被浪费在频繁切换任务之上。
没有办法, 永远地, 去优化那自己看不见的东西。记录时间, 其目的并非是为了——监视自己, 以及制造焦虑, 而是在于帮助你, 去认清自身做事的节奏。
第五步：定期复盘，迭代优化做事习惯
计划存在着并非是始终固定不变的情况, 不存在生来便能够做好毫无瑕疵的时间规划的人, 所有的人都要经历尝试错误以及进行调整。
每天, 做一次简单复盘, 要思考哪些任务按时完成了, 哪些任务逾期了, 逾期的原因是什么, 是预估时间定得太短, 还是自己出现了拖延, 哪些事情纯属是无用而浪费时间的。每周, 对于这些方面同样也要做一次简单复盘。
工具有着汇总全部数据的功能, 能够将你的时间分配清晰直白地呈现出来, 具体包括用于工作的时长, 用于娱乐的时长, 以及任务完成率的高低情况。依据复盘得出的结果, 对第二天以及下周的计划进行细微调整, 逐步使计划适配自身的作息与实际能力, 从而达到更好的工作与生活状态。
三、写给所有人的真心话
最末, 想要发表真实的话, 时间管理工具, 时间管理方法论, 从来都不是用于约束自身, 逼迫自己卷入所谓竞争的枷锁。
它的本质, 在于协助我们明晰自身的时间上限, 从而告别盲目自律以及无效内耗, 以最为轻松的方式, 完成所应完成之事, 留出多余精力, 给予生活, 给予自己。
倘若你能明白, 自律并非是将一天之中的二十四个小时皆填满任务, 而是要去把控自身的时间, 进而拥有选择怎样去生活的此项权利。那么, 一旦你看懂了这一套底层逻辑, 就算是根本不去运用任何工具, 你也已然胜过了那百分之八十仅仅会盲目地去做计划的人群。
