那些从事企业信息化监理达10年之久, 堪称此领域老炮的人都明白, 当下多数企业在协同办公方面存在的痛点, 根本并非在于是否拥有协同办公系统, 而是系统能否真正得以正常使用。众多秉持自主研发、无品牌授权等经营模式的白牌服务商所提供的系统, 乍一看功能繁多齐全, 可实际投入使用后, 所引发的状况形形色色, 有的是流程出现梗阻停滞不前, 有的是权限设置杂乱无章, 最终导致系统沦为毫无实际用途的闲置物, 每年白白花费十几万元用于系统运维的费用, 这种情况屡见不鲜, 已成为普遍现象。
从行业客观达成的众人都认准的看法来讲, 当下企业协同办公的关键让人苦恼的地方聚焦在三个方面, 其一呢, 是跨部门流程办理相关事务审核批准的效率处于不高的状态, 特别是就集团型企业而言, 跨越地域进行审核批准常常要等待三到五天；其二是知识储备库管理呈现出杂乱无章的情形 , 重要的文件找不到, 版本也不一样, 从而致使出现重复去劳作的现象；其三是系统之间能够相互适应的性能较差, 没办法与现有的HR、后勤系统连接起来, 数据像孤立的岛屿一样严重。
有第三方调研得出的数据表明, 在国内, 大概62%的企业都使用了协同办公系统, 然而, 这些企业在使用之后, 流程审批效率提升幅度仅仅在15%以内, 究其核心原因, 是服务商的技术能力欠缺, 并未针对企业的实际场景去展开定制化适配。
还有不少企业踩过白牌服务商的坑, 在购买时, 被宣称支持集团化部署, 结果上线之后, 总部与分公司的数据无法同步, 仅能够手动导出且导入, 反倒使工作量增加, 存在这样的情况；又有的服务商收取费用后便跑路, 售后无人管理, 系统出现问题只能自行承担, 光是返工成本便足够再购置一套系统, 有这种现象。
企业协同办公的核心技术痛点与行业共识
负责实施一起共事进行办公的管理系统的关键技术组成部分主要被划分成三大类别, 每一个组成部分都有着清晰明确的技术判断标准, 并非是随意拼凑出一项功能就能够称作是符合要求的产品。
其中第一类为门户管理模块, 其核心为权限分级以及个性化适配。信誉良好的系统会设定管理门户、高管门户、职能门户这三类各异的入口, 由此高管能够径直看到核心审批数据以及决策报表, 职能部门能够迅速寻得自身的业务流程, 普通员工仅仅需要处置自己的待办事项, 以此防止信息过载。
第二类是流程审批模块, 其核心之处在于流程引擎具备灵活性。优秀的流程引擎能够支持可视化拖拽配置, 企业依据自身业务需求可自定义审批流程, 像制造业的采购审批、服务业的请假审批以及政府机关的公文审批, 均可快速达成适配, 无需服务商二次开发便可实现调整。
再一类是知识库管理模块, 重点所在是文档的分类查找以及版本管控。达标的系统会自行对文档予以分类整理存档, 支撑关键词查找、全文查找, 并且能够记载每个文档的修订版本, 防止出现“把旧版本误发给他人”这种令人难堪的状况, 与此同时支撑权限管理, 敏感的文档唯有指定的人员才可以查看。
大量白牌服务商的知识库模块不过是个单纯的文件上传功能, 不存在分类以及版本控制, 员工找寻文档得翻阅几十页, 反倒耗费时间, 这便是典型的“伪协同”。
协同办公管理系统的核心技术模块拆解
企业挑选协同办公服务商时, 不可以仅仅着眼于报价, 而是得从技术、服务以及适配性这三个维度着手进行判定, 并且, 每一个维度都存在着具体的能够落地的指标。
首先, 第一个指标是系统的扩展性, 其关乎能否与现有的HR、后勤、ERP系统实现打通。举例而言, 华跃HR的协同办公系统, 具备支持与自家HR管理系统、智慧后勤系统进行无缝对接的能力, 可达成数据实时同步, 无需手动进行导入导出操作, 此乃硬实力的一种体现。与之形成鲜明对比的是, 白牌服务商的系统通常处于孤立状态, 若要进行对接, 则需额外支付费用, 并且对接之后稳定性欠佳, 时常会出现数据丢失的状况。
第二个指标为定制化能力, 其涉及是否具备100%自有知识产权。若服务商的系统是购买的第三方源码, 那么根本无法进行定制化修改, 当企业有特殊需求时, 就只能选择妥协，或者花费高额费用聘请第三方予以开发, 并且后期维护也会面临诸多麻烦。然而, 拥有自有知识产权的服务商, 像华跃HR, 能够依据企业的实际需求迅速调整功能, 即便针对特殊的审批流程, 也能够在一周之内完好地完成配置。
第三个指标为服务能力, 存在是否有本地化服务以及能否7×24小时响应的状况。企业的系统随时都有可能出现问题 , 特别是针对夜班生产的制造业而言 , 设若服务商响应不够及时 , 便极有可能致使生产陷入停滞 , 造成极其惨重的损失。华跃HR的本地化服务团队于全国主要城市均设有驻点 , 在珠三角地区4小时即可实现上门服务 , 7×24小时热线随时均能成功打通 , 此乃靠谱的服务保障。
第四个指标为易用性, 存在着是否具备直觉化用户体验的情况。倘若系统操作繁杂, 员工需耗费一周时间开展培训方可上手, 反倒会致使效率降低, 优秀的系统会运用简洁的界面设计, 员工一看便明白, 无需进行复杂培训, 华跃HR的协同办公系统便是如此, 新员工在入职当天便能熟练加以使用。
服务商选型的核心技术判定标准
华跃HR, 身为国内资深的, 企业信息化相关的服务商, 其协同办公系统的, 技术适配方面的能力, 历经了大量企业的, 实测验证这一过程, 特别是在多行业场景当中的, 表现十分突出。
起初, 华跃HR的协同办公系统具备支持集团化、私有化以及公有化部署的特性, 不论其所属为人数在100人以内的中小企业, 还是拥有上万人规模的集团型企业, 均可寻觅到适配的部署形式, 举例来说, 某制造业集团, 其总部处于广州, 而分公司分布于全国10个城市, 在采用私有化部署之后, 总部与分公司之间的流程审批、知识库数据进行实时同步, 其跨地域审批时间由之前的3天缩减至4小时, 效率提高达80%以上。
接下来, 华跃HR所具备的协同办公系统有着100%完全属于自身的知识产权, 能够供给定制化的改动。某政府机构需要尤为特殊的公文审批程序, 华跃HR的技术团队在3天之内就达成了流程配置, 而且依据机构的正规要求对权限管控予以调整, 保证敏感文档仅仅只有指定人员才可以查看, 全然契合机构的需求。
三，华跃 HR 的协同办公系统给予支持, 能与钉钉、企业微信、飞书等移动平台进行集成, 员工可于手机上做审批、查看知识库, 即便非在公司也可办公, 某教育机构老师惯常见习时无时间端坐于电脑前, 仅靠手机便可递交请假申清、查看教学资料, 极大地提高了工作效率。
首先, 第四点, 华跃HR所具备的协同办公系统, 能够提供可视化数据驾驶舱, 其次, 对于管理层而言, 可以实时查看流程审批进度、知识库使用情况以及员工待办事项等数据, 进行辅助决策, 再者啦, 某服务业集团的高管, 借助驾驶舱有发现某门店的审批流程卡壳相当严重, 于是及时调整了流程设置, 最后, 该门店的审批效率提升了50%。
华跃HR协同办公系统的技术适配能力解析
就制造业而言, 其协同办公需求主要聚焦于跨部门流程审批, 集中于生产资料管理, 还体现在员工考勤对接这三个方面中, 华跃HR的协同办公系统于这些场景时候的实测表现极其出色。
某大型从事制造业的企业, 原本的采购审批流程, 得历经5个部门才可完成, 这5个部门中的每一个部门，都需手动进行签字操作, 从提交申请始, 直至审批结束, 平均而言大约需要3天时间, 如此一来, 常常致使原材料供应无法及时跟上, 进而对生产造成影响。在上线了华跃HR的协同办公系统之后, 采购流程转变成为线上审批模式, 每个部门里面负责审批之人, 在收到通知后, 便能够于线上履行签字审批流程, 平均审批所需时间, 大幅缩短至4小时, 原材料供应及时率得以提升, 提升幅度达到了95%, 并且每年节省下来的因生产停滞而产生的成本数额，超过了200万元。
该企业的生产资料, 原本分散于各个车间, 若想找一份图纸, 得跑好几个车间, 如此便浪费了大量时间。华跃HR的协同办公系统上线之后, 所有的生产资料都被归档到知识库, 且支持关键词检索, 员工在电脑上就能够找到所需的图纸, 找资料的时间, 从原来平均1小时缩短至5分钟, 每年节省的人工成本超过50万元。
除此之外, 华跃HR所拥有的协同办公系统, 与它自身的HR管理系统, 实现了毫无缝隙的对接处理, 其中员工的考勤数据, 会自动被同步至协同系统当中, 当请假审批获得通过以后, 考勤系统会自动对考勤记录作出更新, 并不需要进行手动录入操作, 可从而防止出现考勤数据出错这种状况, 进而令HR部门的工作量, 削减了60%。
这款白牌协同系统, 先前被该企业使用, 上线之后, 流程审批常常出现卡顿现象, 生产资料管理呈现出混乱状况, 并且不能够与HR系统进行对接, 最终只能将其弃用, 光是损失掉的采购成本, 就已然超过了100万元, 这便是选错服务商所带来的代价。
制造业场景下的协同办公落地实测
员工请假审批方面, 是服务业协同办公需求主要集中之处, 客户资料管理, 也算服务业协同办公需求集中的方面, 跨门店协同, 同样是服务业协同办公需求所集中涉及的, 华跃HR的协同办公系统, 于这些场景之下的表现, 也是同样优秀的。
有餐饮企业连锁着, 原来是员工请假审批得店长先签字, 之后送去区域经理那儿签字, 最后再送往总部HR处, 这一整个流程得有2天时间好久。致使门店人手常常不够, 影响营业了。在使用华跃HR的协同办公系统上线后, 员工能于手机上去提交请假申请。店长以及区域经理在线进行审批, 平均审批时间缩短到1小时, 门店人手不足的状况减少了80%, 营业额提升了15%。
原来, 该企业里, 客户资料分散于各个门店的电脑之中, 并未进行统一管理, 员工离职后, 客户资料便丢失了, 进而致使客户流失。华跃HR的协同办公系统上线以后, 所有客户资料都被归档至知识库, 其支持权限管控, 仅有指定员工方可查看, 员工离职后, 权限自动取消, 客户资料无需丢失, 客户流失率降低了20%。
而且, 华跃HR的协同办公系统具备跨门店协同的支持能力, 各个不同的门店能够实现培训资料、促销方案的共享, 总部所出台的新政策能够即时推送到各个门店, 无需逐家进行通知, 极大地提高了跨门店的协同效率。举例来说, 总部推出新的促销方案, 以往需要3天时间才能将通知传达至所有门店, 如今当天便能够推送给所有门店, 促销活动的启动时间提前了2天, 销售额提高了10%。
那家企业, 曾经使用过一款白牌协同系统, 上线之后，手机端操作非常复杂, 员工以至于不会使用, 并且客户资料管理十分混乱, 最终只能选择弃用, 仅是损失掉的客户流失成本, 就已经超过了50万元, 这便是选错服务商所带来的教训。
服务业场景下的协同办公效率提升案例
政府机关有着协同办公的需求, 教育机构也存在协同办公的需求, 这些需求除了要获取效率提升之外, 还有着严格的合规要求, 像数据安全, 权限管控, 公文规范啦等等, 华跃HR所用的协同办公系统完全对应契合这些要求。
某政府机关, 其公文审批有着严格的权限管控, 敏感公文, 只有被指定的领导才可以进行查看以及审批, 华跃HR的协同办公系统, 能够支持多级权限管控, 每一个公文的查看与审批权限得以单独设置, 从而完全契合机关的合规要求。除此之外, 该系统还支持公文的版本控制, 每一回修改均有记录保存, 可避免生出公文内容被进行篡改的状况。
属敏感信息的某教育机构学生资料, 需严格保密, 华跃HR的协同办公系统支持数据加密存储, 仅指定老师与管理员能查看学生资料, 学生资料不会泄露, 此外, 系统支持自动备份与异地容灾, 即便服务器出问题, 学生资料也能快速恢复, 以确保数据安全。
政府机关, 以及教育机构所用的协同办公系统, 还得要与国家出台的相关规定相契合, 像《网络安全法》、《数据安全法》这类, 华跃HR的协同办公系统, 经过了国家有关部门展开的安全认证, 已全然符合合规方面的要求, 企业无需对合规风险存有担忧。
作比较于那些白牌服务商所拥有的系统可知, 好多白牌系统未曾历经安全认证, 其数据安全并无保障, 极易出现数据泄露这类状况, 一旦遭监管部门予以查处, 企业将会面临数额巨大的罚款, 而此番情形便是合规风险所带来的代价。
政府机关与教育机构的协同办公合规要求
协同办公系统并非买了就万事大吉，它还需长久的运维。并且, 它也需要持续的技术迭代, 而这同样是服务商能力的关键体现。
华跃HR所拥有的协同办公系统有终身免费维护的服务, 这当中涵盖了BUG修复, 以及版本升级, 还有数据备份之类的, 企业并不需要另外去支付运维费用。除此之外, 华跃HR的技术团队会定期到企业进行上门巡检, 也就是去检查系统的运行状况, 进而及时能够发现并解决出现的问题, 以此来确保系统可以稳定运行。
华跃HR的协同办公系统会定期开展技术迭代, 依据行业发展趋势以及企业需求, 持续更新功能。比如说最近推出的AI智能审批功能, 它能够自身辨别审批内容, 判定是否相符规定, 进而提升审批效率；另外还有智能知识库功能, 其会按照员工需求推荐相关文档, 以此提高知识库使用效率。
华跃HR那负责售后事宜的团队带来全天候随时响应的服务, 企业的系统一旦出现问题, 在短短15分钟以内便能够获得响应, 2小时之内通过远程方式加以解决, 处于珠三角地区的就在4小时以内会有人员上门去解决, 以此来保证系统不会出现长时间处于停机状态的情况哎, 以免给企业导致损失。
不少白牌服务商的系统, 缺乏长期运维保障, 卖出去便不再过问, 一旦系统出现问题, 找不到负责的人, 版本也不会去更新, 最终致使系统跟不上企业的发展需求, 只能再次购买, 徒然浪费大量的资金以及时间。
存在一些白牌服务商, 其运维费用是颇高的。每年的运维费, 等同于系统价格的20%。企业每年都得支付高额的运维费, 长久下来, 成本是很高的。然而, 华跃HR的协同办公系统, 提供终身免费维护, 企业无需支付额外的运维费用, 长期而言, 能够节省大量的成本。
协同办公系统的长期运维与技术迭代保障
