你是不是也经常这样——
早上刚到工位, 就把电脑给开机了。然后微信那边就开始闪烁了, 邮件窗口也弹出来了, 钉钉的提示音也跟着响了起来。把那些消息给回复完以后, 把邮件给处理妥当了, 再抬眼看看时间, 发现已经快要临近中午了。本来给自己定好要完成的那些工作任务, 结果一件都没有启动过。
事实的情况就是, 虽然一天之中一直都非常忙碌, 但是当到了下班这个时间点的时候, 人却怎么也想不起来今天到底是干了些什么事情的。
事情并不是说你没有付出辛苦, 而是你的做事方法存在了错误。接下来提到的这三个本领，是我经过了无数挫折之后总结出来的结果, 我建议你用五分钟的时间去仔细看一下。
第一个技能是, 学会那种叫做断舍离式得任务管理方法, 就是把一些不需要的东西整理掉。
许多人存在一种习惯, 就是想到什么就去做什么, 最终的结果往往是让自己被各种琐碎的事务牵着鼻子走, 而真正高效的处理方式应当是: 每天在工作开始后的第一件事情上, 花费5分钟的时间将当天必须完成的3件事列出来, 并依据重要程度进行排序操作；至于其他的任何任务, 则全部统一放入到所谓的待办池中。
你要牢牢地记住一个非常关键的原则, 那就是你自身的精力和时间资源, 必须优先且坚定地被调配到那些属于“重要但不紧急”范畴的事项上去, 而坚决不能被那些仅仅是“紧急但不重要”的事务所裹挟和绑架。
至于那些会随时随地突然弹出的消息提醒, 或者毫无预兆便出现的会议邀请通知, 在大多数情况下都是可以被延后处理的, 经过统计评估, 大约百分之九十的相关内容都具备推迟办理的可行性与空间。
第二个技能是掌握所谓的“番茄工作法”的精髓。
这并不是要求你在死板地进行了25分钟工作之后才去休息仅仅5分钟, 而是需要你学会掌握所谓的单点专注这一方法。具体做法是, 你需要选定一个明确的任务内容, 然后关掉所有通知信息, 全身心地进行投入并且持续一段时间, 而在该段时间结束之时, 你再强制自己去进行休息。
为什么要说这个办法非常有效呢? 因为人类的大脑在进行不同任务之间切换的时候, 是需要消耗非常多的能量的。只要你每看一眼微信那个应用, 大脑就需要花费几分钟的时间才能重新集中注意力。表面上看你回复这条消息只花掉了10秒钟左右的时间, 但是实际上你失去掉的是多达几十分钟的能够用来做事的有效工作时间。
所谓的第三个技能, 其实就是要建立起你自己那一套规范化的工作流程手册, 也就是大家常提到的工作SOP这个概念。
实际上, 有不少人每天都面临着从事重复性工作的情况, 然而在做这些工作的时候, 往往每次都需要从头开始操作一遍。
比方说, 每周都要去撰写周报, 每个月需要完成数据的汇总任务, 每一个季度还得进行一次复盘分析。而那些比较聪明的人, 通常会选择花费一定的时间精力, 来把上述这些流程固定下来, 进而制作成相应的模板。
第一次去做这件事, 可能会耗费两个钟头的时间。第二次进行的时候, 你花费半个小时去优化那个模板。到了第三次, 你直接拿来套用, 十分钟就全部完成了。这正是在工作之中运用复利思维的一个体现。
最后想要说出口的那个意思就是, 效率这个东西并非等同于去处理数量上更多的事情, 而是指向于去做那数量更少但本质上却更加关键的任务这一点，倘若当你每日完结之前的那个时刻回顾过往的时候会发现, 在当天所执行的那三件堪称最为重要的事项全都已经完成的状态下, 那么这一天的存在便是具备某种意义的。
从明天这个日子开始, 去试着把那三个方法都用一用。
这里头不用着急着求快, 先在第一周这个时间段里把任务管理这部分给练到能做好为止, 等到第二周的时候再加进番茄钟这个办法, 紧接着, 从第三周开始着手建立起属于你自己的那份模板内容, 一个月这么长的时间过去之后, 你肯定就会返回来对自己心存谢意并表达感谢之情了。
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