先跟大家说句实话：工具不是越多越好，适合自己的才是真的香。
我的身上存在着这样一个毛病, 展现出喜欢尝试新鲜事物的特点, 在市面上流行的那些效率工具, 基本上全都有过使用的经历。从Notion开始, 一直到飞书, 从Trello开始, 一直到滴答清单, 试用过的数量不少于二十款。历经三年的时间, 每天像被雷打后都不会动摇一样必定会打开的, 仅仅只剩下4个。今天凭借着这个机会, 将它们分享给那些还在为工作效率而感到头疼的朋友们。
一、记录一切——敬业签
这是我现在用来兜底所有零散信息的工具。
曾经, 我老是将任务随意记于各异之处, 在手机里存下一部分, 于电脑当中存上一部分, 又在纸片上写下一部分, 然而到收官执行之际终究怎么也想不起来还有啥事情未曾开展。敬业签最能让人感到动心动情之处在于跨设备云端同步, 它对Windows、Mac、Android、iOS、iPad以及Web端予以支持, 凭借一个账号就能连通所有设备。上班之时用电脑撰写待办事项, 下班于地铁之上使用手机同样能够看见查看, 更换设备登录之后内容会自动同步哦。
待办提醒具备实用性, 能针对每条任务设置公历定时提醒, 也能设置农历定时提醒, 支持按天重复提醒, 支持按周重复提醒, 支持按月重复提醒, 支持按年重复提醒, 对于重要事项还能够设置间隔循环提醒, 到规定时间会自动弹出窗口提示。此外还拥有时间轴功能, 每一笔新增加的记录会保存下来, 每一笔修改的记录会保存下来, 每一笔删除的记录会保存下来, 要是不小心删除了记录随时可以找回来。
对于像我这样, 常常在各异设备之间来回切换的打工者而言, 它协助我化解了一个关键痛点, 即: 所有事项记录于一处, 而所有设备均可看到。
二、管住时间——番茄时钟
光有任务清单还不够，怎么执行下去才是真正的难题。
工位上, 手机一响, 就会忍不住想去看, 消息一弹, 就会不由自主去回, 一整天下来, 看似忙忙碌碌, 可到头来细瞧产出竟是几乎等于零, 这样的状况着实困扰我好一阵儿了——番茄时钟所解决的正是这一问题。
核心的逻辑是十分简单的, 那便是每次去专注二十五分钟, 接着休息五分钟, 在历经四个周期之后再来上一次十五到三十分钟时长的长休息。当计时器开启之后, 告知自己在接下来的二十五分钟内任何东西都不可以触碰, 仅仅专注去做手头放置着的这一件事情。那般的紧迫感反倒会使得人愈发专注, 明显要比刷了半天却毫无进展的状况强出许多了。
简要概括来说, 是将大块任务拆解成小段加以专注, 强制自己率先从第一颗番茄着手, 而非坐在那里持续纠结该从何处开始行动。
三、表达想法——ProcessOn
有一种能力, 是能够将事情思考明白, 然而, 还有另一种能力, 那便是把事情清晰地描绘出来给其他人看。
我们从事方案汇报工作时, 进行画业务流程图举动之际, 予以梳理项目逻辑之时, 单纯凭借嘴上讲述的方式, 永久都无法清晰完备地道明情况。ProcessOn切实使我省却诸多心力的, 乃是其模板库以及AI功能。该平台自身携带着数量上万的专业模板存在, 诸如流程图、思维导图、UML、泳道图、架构图、甘特图等类别均可实现一键套用举措, 能够径直在上面进行修改操作后便可投入使用。AI辅助这一方面也是极为便利的, 每当输入一段业务需求描述内容, 便会自动化生成框架图, 借此省去了从无到有起始阶段的痛苦感受。
此外它具备多人实时协作功能, 团队中的成员能够同时处于在线状态对同一份流程图予以编辑, 所有的修改在当前就能做到实时同步, 并且还拥有所谓的权限管理, 能够针对不同成员设置成编辑、评论或者仅仅只是查看的权限, 如此便能避免在几个工具之间进行来回切换。
四、灵感速记——Excalidraw
最后说说这个让我爱不释手的“小工具”。
要是有一种东西叫做ProcessOn, 它是那种被用于正式方面进行输出的且被称作“作战工具”的事物, 那么还有一种东西叫做Excalidraw, 它就是当人们实施思考探索行为的时候所用到的类似“速写本”一样的东西。Excalidraw, 其属于一款具有开源性质的白板类型的工具, 它最为突出显著的特性便是拥有手绘风格。由它绘制出来的图形, 自身携带着笔触感, 仿佛是在实实在在的纸面上进行随意涂抹乱画一样, 不存在那种由机器生成所带来的冰冷感觉。每当每一次思路处于像是好像出现打结的状况的时候, 将Excalidraw打开, 紧接着随意画上那么几笔, 圈圈以及箭头随着自己的心意顺手写写, 心里所承受的压力一下子就会减轻许多。
实时协作功能相当不错, 只需分享一个链接, 便能邀请他人加入白板, 每个人的光标会以带有名字的气泡形式实时呈现, 大家对着同一画布一边绘制一边交流, 头脑风暴的效率非常高, 鉴于其开源免费, 随时打开浏览器即可使用, 根本无需操心安装或授权的问题。
不存在哪一款工具是全方位适用的, 重点在于寻觅到契合自身工作节奏的那几个, 而后持续坚持下去。期望我的分享能够对你节省些许试错的时间有所助益。
