日常, 产品经理的工作, 几乎每日都被各种各样、或大或小的会议给填满了。跟着参与的会议数量不断增加的脚步, 咱们, 能够晓得有些会议开得那是相当成功的, 而有些会议, 简直就是在白白耗费时间。除去对一些效率不高的会议发出抱怨之外, 身为参与者甚至有时还是主导者的我们, 还能够去思考一下这样的问题: 怎么去组织或者引导一场有着高水准的会议, 又该如何把会议管理这事儿给做好。
一、为什么要进行会议管理呢, 1. 会议在几乎任何一种组织形态里都是不可或缺的, 并且是至关重要的。
然而, 诸多组织或者企业都未曾予以充分的重视, 甚至于连任何的会议制度以及会议培训都未曾构建起来, 致使相当大比例的人对于会议的认知仅仅是: 一伙人聚拢到一块儿去探讨某一件事情。并且极少有人会切实地去思索举办以及参与会议的方式与办法。
这样真的科学吗？
员工因各种规模大小不一的会议而承受着极大痛苦, 苦到难以忍受, “上班时段里有着会议安排, 下班时段中还要加班去赶工作进度”, 诸如此类情况在好多企业都是一种常态, 平常得再也普通不过了！
因会议引发的一系列问题亟待改善, 于是众多会议管理软件应运而生, 这些软件试图借助互联网软件的形式辅助解决问题。然而得明晰, 软件仅仅是辅助工具, 根本无法将会议引发的全部问题彻底解決。
再优良的工具, 都仅仅只是一根拐杖罢了, 不能够凭借着它去替代掉真正的管理, 想要从根源上面去解决组织管理方面的问题, 重点在于对人的意识形态、协作认知加以引导, 并且达成大家都认同的看法。
2. 会议的效率决定了团队的效率
一个团队的运作状态是高效还是低效，开一次会议就知道了。
等到了会议该开始的时间, 组织者差不多得逐个再喊一回, 被喊到的人有些下意识的反应是拖拖拉拉, 比如想着去接杯水再过去, 或者上个厕所再过去, 甚至有的人根本不在工位, 还得打电话找人, 等所有人都全了, 原本定好的会议时间, 已经过了十分钟了。
倘若见到此处, 切莫满怀幸运之感却认定能够与自身所在团队撇清关联, 这样的状况实在太过常见了。
会议当时所处的状态仅仅只是一个小小的具体体现罢了, 要是在那些至关重要的会议期间都是这般肆意耗费每个人的时间, 那么在平日里那些不被轻易察觉到的地方所出现的懈怠进而造成的时间浪费数量可就多得数都数不过来了。
如何开会才是高效的团队? 临近预定之时, 参会人员都会在提前几分钟的时段里, 陆续地进入到约定好的会议地点, 以此保证主讲人在预定的那个时间之内, 得以按时开启讲解, 还能按时完成结束。
团队要是在会议方面呈现出高效的态势，那么在其他层面也断然不会差到哪里去。保证会议具备高效的特质, 这是对团队运作效率产生影响的关键所在, 同时也是对员工工作效率以及激情有着不可被忽视影响的因素。
3. 低效的会议害人害己
从成为一名产品经理起, 便持续穿梭于和市场、运营、销售、开发、客户、其他产品、领导等相关的会议里, 我也切实深刻感受过各类会议, 每日一两个会议乃是常态。不单单是产品经理, 有时开发也是大会小会连连不断, 工作时间频繁召开各种毫无意义的会, 下班后还会被项目经理不停地追进度, 没办法只能加班: 不仅在公司加班, 返程坐地铁时也要加班, 甚至坐在马桶上都得加班···。
一个个人们都怨声载道, 真的是痛恨去开会, 由于会议并未给参与的人带来任何一点价值, 仅仅只有负累, 都觉着是在浪费时间, 然而召开会议的那些人却始终乐此不疲, 热衷于各种各样的大会以及小会, 可从来都不曾想过是自身的组织出现了问题, 如此这般只会致使会议效率低下、团队效率低下。
一场具备意义的会议, 其讨论主题始终跟参会人员紧密相连, 会展开充分的讨论, 这不但能够切实有效地推动事情进展, 有时还能够梳理清楚方向, 为参会者解决某些难题, 甚至能够减轻诸多多余繁杂的工作量；像这样的会议有着良好的反馈, 会促使人们拥有激情以全身心投入到每一回讨论当中, 还能够给会议之外的工作带来信心与动力, 员工彼此之间也会愈发凝聚团结、满怀热情, 在一定程度上也规避了低效加班的恶性循环。
二、会议管理机制
高效会议并非毫无缘由就出现的, 我是在各种各样规模大小不一的会议里历经磨练过来的, 这些是经过实际实践验证的一些经验所得, 期望能够对您产生助力:
1. 会议邀约
身为会议的发起者, 有必要跟重要的参会人员预先去协商, 进而确定时间, 再确定地点, 接着发出一份正式的会议邀请函给所有参会人员, 并且明确以下信息:
1）会议主题
首先, 要明确, 这样子参会人员能够凭借此去评估自身和这个会议的相关性, 进而判断是不是需要耗费一些时间以及精力, 提前看上会议材料, 做一下准备。如此一来, 避免了所有人都只带着耳朵出席去听, 在临场去听的时候又仅仅只是有一个大概的印象, 而且没办法在会议上全面地沟通讨论 , 于是这样的会议的便成了一次单向的宣讲, 其效果会大幅降低。
一些主讲人没留意, 随意确定会议主题。然而, 所讲内容并非如此定的主题, 致使参会者听得迷茫, 摸不着头脑。参会者试图牵强附会与主题关联, 却始终被主讲人领先太远；同步不了核心观点, 实在无法归咎于参会人, 完全是主讲人的失误。显而易见, 连基本的, 广泛一致赞同的意见都不易形成, 更无需谈论进入深入探讨, 充分交流信息阶段了。
2）主讲人
需要将主讲人明确, 届时其他参会人员便会给予主讲人充足的发言时间, 以及会议节奏的掌控权。
那位主讲之人, 同样是负责组织这一场会议的人, 也是主导会议整个过程的人, 还是对会议最终结果承担责任的人。
3）会议目标
不少会议组织者, 都错误地将主题当作目标, 却不讲目标, 这是十分错误的行为, 是不对的, 是不正确的。
会议目标一定要在会议开始或之前，告知大家。
只因会议的结果旨在达成目标, 并非毫无目标地依主题发散, 试想倘若仅有主题却无目标, 那么参会的几个人就会有几个不同的想法, 众人极为努力地发言且积极参与讨论, 然而也只是一群人费尽周折地将“车”朝各异方向拉。毫不夸张地讲, 没有目标便没有方向以及参照, 何时结束会议亦是个未知数, 此会议究竟算成功还是不成功也难以判定。只能待下班时间已过去许久才结束会议, 或者等大家称累了才结束会议。
有着清晰并明确的会议目标, 于很大程度之上能够起到防止讨论偏离主题的作用, 就算出现了跑题的情况，也能够以快速的方式将其拉回到正轨, 使得大家共同朝着相同的目标迈进, 还能避免诸多无意义且干扰进程拖后腿的问题产生, 如此这般的会议才可以被称作是高效的。
并且, 将目标明确地罗列于显眼之处, 并时常予以提醒, 这是极具必要性的, 原因在于, 有时主讲人在讲述的过程中, 会忘却自身的目标, 或者跟随他人的思路前行。我曾遭遇过此类缺乏目标的会议, 在会议伊始, 我便向主讲人询问此次会议旨在达成何种目标? 由于之前未曾仔细思索过这个问题, 他随意地给了我一个回答。随后, 我全程投身于会议之中, 朝着该方向积极地进行思考、讨论并发言, 然而, 后来却发觉主讲人所讲的并非此内容, 当再次向他询问时, 其给出的答案已与最初告知我的不尽相同了。面对这样的情况让我挺无语的，感觉白白浪费了自己的脑细胞；
4）子主题和时长
参会者能通过子主题, 初步知晓在大主题的范围框架内, 会着重探讨哪几个层面的问题, 进而使人进行更具聚焦性的思考。
参会者能知晓此次会议有没涵盖自身关注问题, 倘若没有, 可于适宜时间节点将其抛出, 要是有, 耐心等待就行；防止因不清楚主讲人顺序, 反复询问后续预计提及内容, 干扰讲解节奏。
另一方面, 并非每一个子主题都和参会者紧密关联, 参会者能够进行更为合理的判断, 判断哪些主题需要着重参与, 哪些只需听过后有印象就行, 哪些则无需参与。
对参会者而言, 提前预告子主题时长, 能使其更便利地配合主讲人所作的安排, 进而明确此次会议的重点, 如此一来, 便不会在被略讲的部分过度展开讨论。
5）开始和结束时间、地点
可供参与者依据此, 预先去协调自身的时间, 以及手里头的工作, 或者去告知自身能不能参会。
开始会议的时候，可提前几分钟到场，等待主讲人按时开会；
6）附件
会议讲解所涉及的PPT以及其他相关材料, 要是条件允许的话, 尽可能提前发给参会人员。参会人员能够提前进行查看, 带着脑子去参与会议相较于仅仅带着耳朵去开会要好很多。这个道理大家心里都是明白的, 在此就不再过多赘述了。
2. 会议过程管控
能够辅助我们做些会议邀约的, 是一些会议管理的工具或者软件, 然而会议过程靠机器管理却很难, 这一块儿又往往是最重要且最容易出问题的环节, 这里对主讲人的要求是非常高的, 不是那种随便一个人, 不经过任何学习思考, 上来就能把会议管理做好的。
1）必要的开场：主题、目标、子主题、背景介绍
不于会前将这些清晰讲出, 径直上来便步入细节及话题, 必然致使倾听之人处于云里雾中, 诸多怪异问题皆会被抛出, 费尽周折沟通许久后才使对方明白: “哦, 原来你讲的是这个”, 着实耗费了时间, 还增添了沟通成本。
所以在刚刚开始会议的时候, 作为主讲的人很有必要把会议的主题, 以及这一会议的目标, 还有相关的子主题, 甚至就连此次会议之所以召开的背景, 全部都介绍得清清楚楚才行呢, 哪怕存在着一些人是已经知道了这些情况的, 但是只要有相干的人并不清楚, 那么即使已经知道的人, 也仍然需要再次进行申述。要是某些成员在之前的时候, 其参与某些相干会议的过程当中, 并没有介入其中, 那么这种情况下就很有必需告知这些成员之前那些会议所得到的结论, 以此来确保参与此次会议的人员思维能够保持在同一频率上。
需知, 组织一场会议, 是要让与会议相关的各类人员, 从诸多不同层面参与进来的, 身为组织者, 有责任向他人清晰阐明自身的诉求, 确切说明需要他人提供何种协助。并非仅仅是向某一位领导进行汇报, 只要这位领导知晓便行了。
不然的话, 别的参会者会很难掺和进来, 没办法进行有效的探讨, 就只剩下个比方独角戏一样的单方面呈现汇报或讲解状态了, 别人真能在其陈述内容里理解吸收多少得看实际情形怎么确定得出答案才有结果了。这必然会造成时间给白白耗费掉了, 并且也没有能够达成一个理想的会议成效。
2）掌握会议的节奏和方向
作为会议开始的发起之人, 应当有必要把控住会议进行的节奏, 对于会议起始以及结束的时间, 最好确保做到严格的诚实守信。
鉴于大家均处于忙碌状态, 时间皆极为宝贵。倘若你的会议节奏拖沓, 无法按时结束, 那么便会致使部分参会者在其他事务安排上对他人失信。又或者只能中途离场, 继而无法参与后续会议。如此这般的会议会令高效且具时间观念之人反感, 下次你再度组织会议时, 便会思索是否还要出席。
关于会议讨论的方向, 要把控讲解时间在预期内, 对于会议讨论的子主题, 也要把控讲解时间在预期内。
要防止某些并非准备着重讲述的话题，出现因被展开讨论而无法收尾, 致使重点内容没时间进行讲解的情况；另外, 在会议当中出现跑题, 进而被无限制拓展的现象也极为常见, 这就需要主讲人及时予以制止, 将话题拉回到主线上来；要是主讲人没有这么做, 反倒任由事态去蔓延, 那可就是太过不专业、太不负责任了。
3. 总结会议结论
会议并非讲完就万事大吉, 对于会议所达成的共识以及后续的安排, 主讲人要在会后进行总结归纳, 而后告知所有参会人员, 还要询问是否存在异议以及有无需要纠错之处。倘若达成了一致, 按时将会议终止, 这才算是一种相对较好的结果。
会议结束之后, 可别忘掉将会议记录予以发布, 从而让全体人员都能够知晓, 并且要依照约定好的时间, 持续不断地追踪会议结果的执行状况。
会议纪要需要包含的内容如下：
4. 会后追踪
即便存在会后的相关安排, 那作为主讲之人, 就得负责依照预先设定的期望展开追踪执行状况这一行为。要是存在下一次会议这一情况, 同样也得把会后的执行状况传递告知给每一个人。
三、落地问题
要是属于那种过度繁杂的制度或者机制, 极有可能会呈现出落地遭遇困难的状况, 所幸这些均是最为基础的内容并非复杂, 然而我针对制度的落地, 谈及几点自身的看法:
1. 适当借助管理工具
恰当借助会议管理工具, 可更轻松便捷地使制度落地, 且迅速见到成效。
2. 会议制度的培训
要让相关人有共同的认知，一起努力打造高效的会议和工作氛围。
3. 设置一个专门的“会议主持人”
要是没办法借助培训使得相关人员达成一致的看法, 那就可以安排一位“会议主持人”, 这位主持人要负责每次会议从开始组织发起, 到会议进行的过程, 再到会议后续的追踪, 甚至还要负责定期的会议回顾总结。
（捂脸）写的太累了，剩下的贴个图吧，不展开说了。
