许多人都会遭遇这样的困扰, 那就是与人交流或是汇报工作的时候, 明明已经说了非常多, 但是听的人却是一脸茫然的样子, 甚至会反问道: “你到底想要表达什么意思呢”。这并不是因为个人的表达能力存在缺陷, 也不是说大脑的反应速度缓慢, 其核心的问题在于, 说话的内容缺乏应有的顺序。
同样是针对一件特定的事情, 如果表达的先后顺序发生了改变, 那么最终所带来的效果就会变得截然不同, 甚至是存在巨大的差距。
大多数普通人通常习惯于先讲很多用来铺垫的言语, 然后再扯出一大堆无关紧要的细节内容, 直到最后才把那个核心的重点给说出来；而那些擅长进行人际沟通的人, 他们非常懂得去控制和把握自身表达逻辑的先后次序, 他们会把那些最为关键的核心信息放置在最为合适的位置上面去阐述, 从而大幅减少对方在理解这些内容时所需要付出的认知成本和精力消耗。
需要明确的是, 所谓的沟通从来都不是一个人在展示自己口才如何优秀或者是善于辞令的一种比拼活动, 它的本质其实只是一种简单信息的传递过程, 而在这一过程中所采用的表述顺序, 就是支撑起整个信息传递过程的骨架结构。
只有当这个信息传递的骨架被搭建得坚固且合理了, 听者才能够真正听得进去你所表达的内容, 进而使得原本困难的事情也变得更加容易被谈论和达成。
我们日常的沟通行为, 基本上可以拆分成职场汇报、与家人交流、与他人进行协商以及提出个人意见这几类具体场景。
很多人一旦遭遇分歧点, 情绪很容易就占据上风, 处于这种状态下想到的事情往往脱口而出, 从而把客观事实、主观感受以及指责性的语言混杂在一起, 最终导致小事演变成大事争吵, 原本解决问题的初衷, 结果反而变成了相互之间的争执对抗。
掌握说话的先后顺序,其目的并非是为了变得圆滑或者去讨好别人, 而是为了尽可能减少彼此间的误解, 并实现想法的高效传递。
现向大家分享四个具备极强实用价值的说话逻辑顺序, 这些方法既适用于日常人际关系处理中的生活场景, 也完全可以直接套用在职场职场的工作环节之中。
首先, 关于进行汇报、提起建议这件事, 需要遵循结论先行这个原则。然后再讲述具体的原因。最后再陈述最终的方案。很多情况下人们在汇报工作的时候总是从事情发生的起因开始慢条斯理地慢慢讲述。等到讲到一半的时候对方其实已经出现走神的现象。
正确的做法是先使用一句话把结果或者自己的想法清楚地表达出来。接着简单地解释一下产生的原因。最后给出切实可行的方案。这样领导或者同事能够在第一时间抓取到核心信息。就不用在一些零散的信息里面自己去费力寻找重点内容了。
第二点, 就是当面对矛盾或者心里产生不满情绪的时候, 应该先陈述客观存在的那些事实, 然后再说出自己内心真实产生的感受, 最后再明确地提出自己的具体诉求。千万不要在刚开始交流的时候, 就直接给对方下定论并进行指责性的攻击。
举个例子来说吧, 如果是同一个办公室的同事, 他多次地把完成任务交付的时间一拖再拖, 你不要张口就骂说对方总是拖大家的后腿, 还说对方做事情非常不靠谱。
你应该换一种说法来进行表达, 比如说这样讲会更合适: 这个特定的工作任务目前已经推迟了整整两天的时间, 这是一种客观存在的事实, 这种进度的明显滞后肯定会直接影响我接下来的一系列安排计划, 这让我感觉到内心承受着非常大的压力, 这就是我的真实感受, 所以我希望在以后类似的事情中能够按时把任务交付完毕, 如果确实遇到了很难解决的困难, 希望能提前过来跟我沟通一下, 这就是我所提出的诉求。
只对于那些确实已经发生的客观事实进行描述, 而不去附加任何的评价色彩。在这种做法之下, 对方的心理状态是更容易呈现出被接纳的样子, 并且不会出现那种立刻就要开启自我防御的心态的情况。
关于说服他人和提出请求这一方面, 我们要遵循先共情理解, 再讲观点, 最后谈利弊这一原则。直接否定别人的想法, 对方在本能层面上会出现反驳的行为。我们要先认可对方的处境, 然后再说出我们自己的看法。
以想调整项目方案这种情况为例, 我们可以先说, 我们明白当前这个方案是赶时间做出来的, 并且付出了不少精力。但是从两个地方来看, 存在隐患的问题。如果进行调整, 能够降低后续的返工风险。要先接住对方的情绪, 然后再来谈论具体事情, 这样做起来的话, 沟通阻力会小很多。
第四个方面, 指的是在日常交流中讲述故事或者描述具体事件的方法, 具体操作就是依照时间发展的先后顺序来展开, 首先交代清楚背景情况, 其次详细描述发生的具体过程, 最后再说明得出的结果或结尾, 在朋友间的随意闲聊或者对某件事情进行复盘总结的时候, 千万不要逻辑跳跃, 一会儿说这一会儿说那, 而是要顺着时间的脉络有条理地陈述, 这样子一来, 听众就可以毫不费力地跟上说话者的思路了。
把表达的顺序给弄清楚, 然后把二十条那种能够直接落地去执行的说话技巧给搭配在一起, 这样就在日常的沟通过程里面去坚持做练习了。
1. 在张开嘴说话之前, 先要把事情想清楚。要明确这次沟通最想达成的目标是什么?如果目标不明确的话, 那就应该尽量少说一点话。
2. 在一句话里头, 它就应该只管传达那一个最核心的信息点, 可千万不能在一整段话里面去夹杂表达好几个完全不同的看法和观点啊。
3. 应该把重要的内容放在开头或者结尾, 中间可以放细节的内容, 因为人的注意力在两头是最好的。
4. 当别人正在说话的时候, 我们千万不要中途打断, 要等到对方全部说完之后, 再进行相应的回应。
5. 在听完对方陈述话语之后, 你需要把其中所涉及的核心信息进行简单的复述与确认, 以此来有效避免在后续交流中出现因为理解存在偏差而可能产生问题的情况发生。
6. 说话的时候尽量少用“总是”、“从来”这种非常绝对的词语, 这是因为使用这类说法很容易导致矛盾进一步升级并且激化现有的冲突。
7. 在提出批评的时候, 一定要坚持对事情本身进行评判而不牵涉到个人品格的原则, 只针对具体的不当行为展开讨论, 绝不能否定对方的人品或人格尊严。
8. 在进行赞美的过程中, 最好是把话说得具体一点, 千万不要搞那种空洞的夸奖, 要点出那些真实的细节来, 这样一来就会显得非常真诚。
9. 对于那些目前还不明确的情况, 千万不要轻易地给出直接的结论, 可以明确表示暂时还不完全了解情况, 之后再进行核实。
10. 在表达个人的观点的时候, 最好能够提供简短的理由作为依据, 而不要仅仅靠着主观的感觉就做出判断。
11. 在进行沟通的时候, 大家要仔细留意对方的当前状态。如果发觉对方此刻工作很忙, 或者情绪处于比较低落的状态, 那么建议不要急着展开对话, 可以改选其他更合适的时间再进行交流。
12. 当需要提出几个不同的选项时, 我们不应该一下子把全部的选项都拿出来让大家看, 而是要进行控制, 建议将选项的数量保持在两个到三个这个范围之内。
13. 当对方的表现是处于沉默状态的时候, 不要急着做出不停补充内容的行为, 需要留出一定的时间给彼此去进行思考。
14. 一旦发生了争吵, 那么最好是尽量不要去回顾那些以往的往事, 而是要集中注意力在现在所出现的这件具体的事情上来努力促成问题的解决。
15. 当对方不方便直接予以拒绝的时候, 那么可以说明一些客观存在的限制条件, 然后给出替代方案。
16. 在通过线上文字进行交易沟通的过程中, 如果遇到的事项比较复杂, 那么尽量采取电话咨询或者当面交流的方式来进行处理, 目的是为了尽最大程度地减少因为仅仅依赖文字所带来的各种可能的误会。
17. 当进行多人交流的情形下, 务必要兼顾到在场的每一位人员, 不要出现只顾着和某一个特定的人进行对话, 从而将其他在场的人员给忽略掉的这种错误做法。
18. 如果说错话了就不需要过度地去辩解, 简单地承认一下就可以把那个事儿说清楚, 并且及时调整自己的表达方法即可。
19. 当聊天过程中需要学会在合适的时机进行结束, 一旦发现话题内容已经被讲述完毕, 就应当立刻停止谈话, 千万不要出现没有尽头、没完没了的纠缠情况。
20. 沟通工作完毕之后, 需要对那些重要的核心内容进行一番简单的归纳与确认, 这样做的目的就是为了防止在后面可能会出现的理解不一样或者产生分歧的问题。
这类技巧表面上看虽然十分简单, 但是只要你能够坚持不懈地进行练习, 你就会发现变化会呈现出非常明显的状态, 说话的先后顺序并不是一种固定不变的死板模板进行生搬硬套的操作, 而是必须要根据进行沟通的具体对象以及所在的不同场景来做出灵活且恰当的调整举动, 在面对那些彼此之间关系比较熟悉的友人朋友们时, 完全可以采用一种相对简单、自由随意的交流方式来进行互动, 而在涉及到职场环境内正式场合的沟通交流活动时, 就必须更加注重逻辑关系的严谨性以及整体条理的清晰度。
大家经常会搞错一个点, 觉得会说话, 那就是能说会道, 能言善辩。真正的沟通高手, 其实很懂得克制自己。他们不会把所有想法一股脑儿全都倒出来, 而是会站在接收方的角度去考虑问题, 琢磨一下怎么表达, 对方才会更容易看懂, 更容易听懂。
沟通这个事儿, 其实是双向的交流, 不是单方面的输出。你嘴上说出来了, 如果对方能够准确接收, 这种情况才算有效沟通。
想要把话说清楚, 其实用不到老天爷赏饭吃的口才天赋, 只需要在张开嘴巴之前, 利用短短的时间把说话的头绪整理顺当。第一步要先把最核心的观点给确定下来, 然后去挑选能够支持观点的具体内容, 把这些内容按照合理的先后顺序安排妥当之后, 才正式开口讲话。
只要坚持这样做一段时间你就会发现原本爱吵架的情况变少了产生误解的情况也变少了在处理事情时通过沟通的方式来进行合作会变得更加顺畅省力不少。
这是一个关于互动的热门话题, 想请你在平时进行沟通交流的时候, 仔细思考一下自己最容易遇到的那些问题陷阱, 具体一点来说, 你是在把握核心要点这一点上常常失准, 还是在情绪上来时不由自主地就去打断对方发言这方面表现得比较突出?
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