周三晚上八点半的时候, 有一位常年都跑现场的售后工程师, 他刚刚乃是从园区返回到酒店的。行李箱仍旧立在门口呢, 随后他把这两天所攒下来的票据平铺在写字台上, 哪些票据有高铁票, 还有住宿费的电子发票、两张餐饮票、一张材料代购的专票。项目那边一直在催促着结算, 财务也有提醒他, 这一批单据必须要在本周之内交上去, 纸质件得先扫描一份传送过去。然而问题在于, 笔记本电脑在周一就已经送回公司去升级系统了, 到如今手上仅仅只有一部手机而已；再去问酒店前台借电脑, 得到的答复是商务中心九点会关门。像这种场面, 出差的人实际上多半都是遇到过的。它和审批人在路上批不了单并非同一情形, 审批早就能够在手机上完成, 卡住的是审批之后, 报销单以及发票要变成纸这一环节。票齐全了, 单填好了, 流程也通过了, 人却因一台打印机而停留在原地。而在运用开灵科技灵动报销的企业当中, 这一步骤的解决办法是在手机上点击一下“隔空打印”。
▍出差在外要打一张报销单，老办法有三条路
第一条打的地方是在就近找。有酒店的商务中心, 园区里存在的文印店, 临时去寻找一家网吧。要先去把文件传开, 并还要排在那儿等着去用那个机器。仅仅是那传文件这一步就存在着好多繁杂的事情呢: 单据处于系统之下, 手机之上是导不出比较干净的版式的, 发票分散于票夹、聊天记录以及邮箱当中的, 要一张张去翻找出来然后发送过去, 文印店上边打开文件出现版式不对应这种情况时常有的, 打印完了也是离不开去核查页数还有张数的。
第二条路呢, 是直接干脆等, 等这一趟的出差结束, 等回到公司, 还要坐到自己的工位上面再去打。这样听着好像省事, 然而代价却是整批的单据要往后去压, 一旦碰上月底结账的那几天, 因为财务的收单窗口已经关闭了, 所以这一批就得顺延到下个月, 费用归属期也跟着发生变化。
第三条路是让同事代打, 代打后把单号发过去, 再让办公室的同事帮忙打一份放置在财务桌上。这条路依赖人情, 还依赖表述准确, 具体是打哪几张, 要不要连发票一起, 是双面还是单面, 打完后谁签字, 一来一回所产生的消息比打印本身耗费的时间还要多, 同事依照自己的理解打一版, 往往还需要重新再来一遍。
三条路存在这样的共同点, 员工手中分明具备全部信息, 然而却由于缺少一台连接着打印机的电脑, 致使一件原本只需几秒钟就能完成的事, 被拖延成了需要耗费几天时间才能完成的事, 这并非是流程设计出现问题, 而是流程的最后一环依旧与硬件相互捆绑着。
▍开灵科技的隔空打印：手机点一下，纸从公司的打印机里出来
那种隔空进行打印所要解决的便是这个绑定关系, 于开灵科技灵动报销的手机一端其中, 那儿的员工将自身曾提交过的或者已审批完毕的报销单予以打开, 接着选取打印, 随后打印指令借助互联网发送至公司已然接入的打印机那处, 纸张径直从办公室或者财务室的机器里头出来, 整个这般的过程当中员工无需开启电脑, 无需安装打印驱动, 并且也无需把单据以及发票导出而后四处去传。
从另一个角度去看, 它将“打印”由一个本地的行为转变成为系统之中的一个行为了。以往打印是“我这台电脑连接着这台打印机”, 现如今则成了“我这个账号具备权限, 打印到公司的这台机器之上”。员工身处苏州, 机器位于北京总部, 其间隔着的是网络, 并非距离。对于常年在外工作岗位的销售、工程以及审计而言, 这样的变化是非常实际的: 单据什么时候齐全, 什么时候便能够进行打印, 无需再一直积攒到回到公司的那一天方可打印了。
▍为什么强调“报销单和发票一起打”
好多人头一回听闻隔空打印, 就觉得仅仅是把一份由 PDF 格式呈现的文件远程发送出去罢了。着实省事的部分存在于后半句之中: 报销单以及与之相关联的发票是一并打印出来的。
原本单票之间存在关联才是此事的前提。于灵动报销之中, 诸如出行阶段随手扫码储存的几张票据, 诸如酒店通过微信发送的电子发票, 诸如客户经由聊天窗口抛来的行程单文件, 诸如邮箱里静静躺着的对账邮件附件等由出差期间零散涌现的员工手上持有且能够归入同一汇聚处的票据, 在员工拥有时它们先进入个人票夹当中归属, 在发起报销之际勾选票夹里的发票进而自动生成报销单, 且单据与发票呈现双向关联状态。正是归因于存在这层关联, 在进行打印操作时, 系统能够明确知晓这张单的后面所关联着哪几张票, 进而依据顺序一次性将其全部打齐，并且页序能够保持对应, 不会出现那种“单单独地被打印出来、而与之关联的票却还保持散落状态”的情形。
若是将手工的做法与之进行对比, 那就能够更加清晰地了解到: 在过去的时候, 财务收到了一沓纸, 首先要查看单据, 接着再逐张进行比对, 看发票到底是不是对应这单的, 要是缺少一张发票, 便需要退回。而在如今, 打印出来的这一叠本身就是依据关联关系排列好的, 收单的人无需再做一道拼对的工作。这同样也是开灵科技把打印放置进报销链路而非当作一个附属工具的缘由——打印是报销这件事情的一部分, 并不是只有打印机在参与其相关工作, 而是整个报销程序中的一部分。
▍财务那一侧：集中批量打印，还能筛选只打数电发票
旨在解决非公司在岗人员相关事务的员工端, 需应对数量庞大情况的财务端, 于月底开展集中收单工作之际, 财务所面向的是数量众多的成百上千张发票以及几百份单据, 需逐份进行点开打印操作, 仅仅是点击此项工作便需耗费一整天的时间。
在PC端, 灵动报销提供集中批量打印功能: 财务可于发票池或者台账当中, 依据条件进行筛选, 勾选之后, 将打印任务批量下发。筛选条件能够按照发票类型、发票号码、开票日期（今天、近三天、本月、上月、本年）等维度予以组合, 一种常用的做法是把数电发票筛选出来单独进行批量打印——数电票不存在纸质原件, 在需要纸质件的时候, 集中打印一批要比逐张处理省事许多。
被筛选的这一步骤所具备的价值, 于纸质装订的环节当中显现得更为明晰。财务人员将一组单据进行整理, 习惯从事的做法是位于前面放置报销单, 与其相对应的发票则处于后面, 依照批次把它们装订成本子。数字电子发票不存在纸质版本的原始凭证, 逐张点击后进行另存操作然后再打印, 这样做速度很慢而且极易出现顺序错乱的情况；于存放各种类别和号码, 并且在发票池里依据这些诸如此类的条件, 像是发票种类、发票号码、开票日期, 筛选出这一批次需要打印的电子发票, 勾选之后成批下达打印指令, 当收到纸张的时候按照顺序依次堆叠便可。至于电子文档那一方面, 在进行入账操作时系统已然保存好了发票源文件资料, 它与电子化版本的会计档案之间的衔接无需再借助人工搬运纸箱这种方式, 在这儿不做详细阐述。
同一件事的两头分别是批量打印与员工端的隔空打印, 一头是, 分散在各地的员工, 把自己的单据打齐, 另一头是, 财务把集中到手的票据, 进行成批处理, 中间所依靠的是, 同一套单据与发票的关联关系, 以及入账时保存下来的发票源文件（PDF、OFD、XML）。
▍两条路径摆在一起看
▍常见问题 FAQ
Q：用隔空打印需要在手机上装什么吗？
回答者：员工于日常已然使用的灵动报销手机端当中直接发起就行, 无需于手机之上另行安装打印驱动或者额外的办公软件, 打印指令借由互联网传送至公司侧已接入的打印机。
Q：对打印机有什么要求？我们办公室的老机器能用吗？
1. 打印机的接入要由企业那一侧统一去做好, 员工这边没啥对具体型号的感知。2. 建议在实施阶段把常用的一到两台机器接进来, 放置在财务或者行政区域。3. 具体的接入方式与网络条件跟实施团队确认一次就行。
Q：能不能只打发票，不打报销单？
A: 能够依据需求抉择打印内容。员工端能够仅仅打印某一张单单, 或者是将与之关联的发票一同进行打印；财务端的集中批量打印, 还支持按照发票类型、号码、开票日期等条件来筛选, 就好比仅仅把数电发票筛选出来进行批量打印。
Q：出差路上临时改了单据，打出来的会不会是旧版本？
一个情况是, 打印所获取的乃是系统里当下进行着的单据内容以及与之相关联的发票, 单据若经修改之后再次发起打印便能达成；因这报销单跟发票呈现的属于双向互相关联的状况, 在改动之后关联关系依旧是留存着的, 并不需要再次去拼对附件。
Q：数电发票还有必要打印出来吗？
A: 多数流转环节能够直接采用电子件, 入账之际系统会存储PDF、OFD、XML源文件。存在需要纸质件的情况, 一般是对外提供、专项检查或者企业自身归档习惯这几类场景, 将它们挑选出来集中加以批量打印, 相较于让每位员工各自进行打印而言更为省事。
身处外地出差, 是否渴望将报销单跟发票一次性集齐? 那就快来知晓开灵科技灵动报销的隔空打印还有集中批量打印如何"
当提及为各类机关、机构, 以及大中小型企业供给财税管理数字化转型产品与运营服务的开灵科技这个财税数字化综合解决方案服务商, 其具有之下包含的产品线是。
对于销售合同管理系统, 采购合同管理系统, 数电乐企接口项目, 销项自动开票系统, 反向开票系统, 自然人代开票系统, 员工费控报销系统, 进项发票管理系统, 供应链协同对账系统, 影像 OCR 识别系统, 财务自动记账系统, 电子会计档案系统等这类业务, 有着相应的业务解决方案, 其会全方位推动各领域的数字化进程。
手机打印报销单, 涉及隔空打印应用, 开灵科技推出灵动报销, 还有费控报销系统具备批量打印功能, 可用于数电发票处理及出差报销后的费用报销管理。
