对于文职岗位来说, 等到竞争到了最后阶段的时候, 在很多时候大家所比拼的方面, 往往并不是指打字速度快不快、也不是指整理文件的操作熟练程度高低, 而是取决于彼此之间在各方面分寸感的把握上是否存在高下之分。
对于同一件事情, 有些人在完成之后表现得很平凡普通, 没有任何特色, 而另一些人在完成之后, 会让他们的领导和同事们都觉得这个人非常可靠、值得信任。这种差距，往往就隐藏在某些看似微不足道的礼仪细节当中, 而这些小细节通常容易被人们忽视掉。
有不少人的工作能力并不差, 他们做事也十分踏实可靠, 可是他们在开会、群聊还有写汇报这些日常生活与工作里的小事情上总是会踩到那些看不见的坑洞, 而他们自己却完全察觉不到这种情况的存在。
在今天的这段内容当中我们暂时不去谈论那些空泛而宏大且不切实际的大道理, 我们只去讨论文职人员每天都必须要去面对的那些非常真实的具体的工作场景, 这些都是可以直接落到实处并且能够立即被运用起来的一些基本规范和小规矩。
一、开会其实并不是仅仅到场就能够解决问题的, 其中的分寸感其实是隐藏在会议之前、会议之中以及会议之后的这些环节里面的。
很多人在理解开会礼仪的时候, 往往以为就是不迟到和不乱说话。然而在文职工作中常犯的失分点大多都是这些没人特意提醒的小事。
收到了会议通知, 千万不能够抱着一种有功夫就过来参加, 没工夫就算了的这种想法去行事。关于是不是确定参与、是不是需要请假以及是不是需要进行旁听, 最好的选择就是务必提前给予反馈。
一旦遇到了临时缺席的情况, 也尽可能地要早一点讲清楚, 这样好让主持的人能够对相关的议程调整做出方便的安排, 切莫要在快要开会才发觉了却什么都不回复就突然不见了人这种情形发生。
在会议开始之前, 有关方发出的那些资料和具体方案, 千万不要拖延到正在开会的时候才临时去翻阅。
身为从事文职工作的人员, 经常需要负责记录内容以及落实相关任务, 如果在会前能够提前对这些材料进行一次仔细的查阅和梳理, 那么在会议过程中便不会出现因为不清楚情况而被问到就什么都答不上来的尴尬局面, 同时也能够在短时间内准确地捕捉到其中的关键要点。
在会议上, 最容易出现的让人反感的情形, 就是你自始至终只专注于玩手机而保持沉默, 又或者在他人进行发言的时候随意地进行打断。
针对线上会议这样的情境, 你要记得随手点击静音按钮, 以免在不需要发言的时候让背景里的杂乱噪音被外界听到；你也不要在会议期间长时间地刷新社交媒体或各类消息软件, 更不应该和身旁的人低声地闲聊对话, 因为站在领导的角度来看, 这些行为都代表着你对此次会议的不重视。
发言的时候必须抓住重点, 并且要精简利落, 千万不要去扯那些和主题没有关系的琐碎事情。遇到有分歧的观点时, 不需要在当场进行硬性的对抗, 而是应当先把别人的意见全部听完, 等到会议结束以后再进行单独的沟通, 这样做法会更加稳妥可靠。
假如在过程中突然冒出来一些新想法, 但是觉得不方便当面向所有人展开讨论, 那么可以在事后把想法整理成文字发送给相关的负责人, 以此为依据来避免占用所有参会人员的宝贵时间去争论题外话。
会议结束并不等同于任务的终结。负责整理会议纪要的文职人员, 应当尽量在当天或者次日将内容梳理完毕并进行分发, 其中需要清晰地写明事项、责任人的姓名以及截止时间, 而不能仅仅只是复制对话的内容。
对于自己分到的工作任务, 可以在群内简单地回复一句收到, 以让组织者知晓任务已经成功传递并落实到位, 这可以说是一种非常有益的加分小动作。
在开完会之后, 千万不要一下子就忘记了相关的内容, 如果有没人去进行跟进的会议, 那么这个会议就是无效性的, 而对于文职工作而言, 其展现出很多价值之处, 主要就是体现在能够实现闭环落实这一方面上。
二、在工作群里发出的那些文字, 它们都是留有了痕迹的, 所以这就非常容易造成本来是好心却做了坏事情的结果。
文职人员每一天都要浸泡在各种工作状态的通知群里, 其中存在的很多矛盾以及误会情况, 究其根源来说, 无一例外都是由于某一条没有拿捏好适当分寸的消息所导致的。
这是第一条原则, 也就是第一原则。在进行正式的工作沟通的时候, 要优先考虑使用文字, 尽量减少去发那些特别长的语音。尤其是涉及到跨部门的沟通, 或者是给上级进行汇报的情况, 如果发送一大段的语音, 对方面部接收起来会非常不方便, 同时也没有办法把它存档以及追溯。
如果是需要进行紧急沟通的话, 可以先问询对方一句: “现在方便接语音吗”, 在得到对方的同意之后, 再拨打过去接听通话。
大家千万不要在那些人很多的大群里随意刷屏, 更不应该闲聊表情包这种东西。私下里的吐槽是绝对不可以发送到工作群当中去的。不少人都习惯于随手转发来自外部的链接或者是一些无关紧要的热点信息, 别看这些行为看似很不起眼, 其实是非常容易被判定为工作态度散漫的表现的。
收到任务通知的时候, 简单回复一声“收到”, 或者是说声“好的, 按时落实”, 千万不要明明看到了消息却装作没看到。做出这样的举动并不是为了刻意地去讨好那个发通知的人, 而是为了让发出通知的那个人能够确认他已经成功接到了你的这条信息。
在工作和生活中遭遇问题的时候, 千万不要单纯地把任务抛掷给相关方。最好是在陈述事实的过程中, 尽量把当前的具体状况以及该状况所带来的影响描述清楚。
同时, 还可以顺便提供一至两个可行的解决方向作为参考, 随后再恭请上级领导进行最终的决策与裁定。在职场沟通场景下, 仅仅是扔下一句“此事无法办理”的话, 属于极为减分的表达方式, 会损害个人的职业形象。
请大家谨慎地使用这个撤回功能。对于那些非常重要的工作消息, 千万不可以反复地进行撤回又重新发送的操作, 因为这样频繁地修改会让其他人觉得你处理事情不够稳妥可靠。如果你发现已经导致了信息出现偏差或错误, 最正确的做法应该是直接再发一条用来更正的消息进行说明, 而绝对不要试图依靠撤回操作来掩盖问题本身。
另外, 不要在大群里面公开地质疑同事, 也不要争论谁对谁错, 如果有分歧的地方要通过私聊来进行沟通, 实在是需要同步结论的时候, 要把统一的结果整理好之后再发到群里里去, 这样才能够维护协作的氛围。
三、这份汇报材料里头的排版, 措辞以及交付时间, 统统都是那些文职人员的面子工程。
汇报材料并不仅仅是进行文字内容的编写, 它同时也在代表着你的职场个人形象。有许多从事文职工作的人员将几乎所有的精力都投入到对文字内容的打磨之上, 却完全忽略了对文书交付应当具备的礼仪规范, 从而导致了白白地遭受损失。
在提交内容之前, 必须先把基础信息进行再次核对, 需要核对的内容包含时间、人名、部门以及具体数据等等, 因为如果出现了那些比较低级的错别字或者格式显得非常错乱的情况的话, 是会直接导致别人对你的信任程度发生明显降低的。
当需要把东西给领导看, 或者是跨部门去交付的时候, 大家一定要在文档上面把版本号写清楚, 还有提交的日期也要标注清楚。对于那些经过好多轮修改才弄好的文档, 要把不同的版本给区别开来, 千万别发文件名一模一样的文件, 这样别人就搞不清楚到底哪一份才是最后的终稿了。
在撰写汇报文字的时候, 要尽量克制情绪化方面的表述。要以客观的方式陈述事实、进度、风险和计划等具体情况。应当减少使用主观性的感叹词语的使用频率。
在提交时间这一方面, 必须守住底线, 如果可以提前完成的话, 就不要卡在截止点才交, 绝对不要拖延，如果确实没有办法按时完成, 要尽早沟通和确定延期时间, 千万不要等到最后截止时间到了再说没有做完。
在当面向领导进行汇报的时候, 要把材料尽量精简, 首先优先把结论讲清楚, 之后再讲具体的过程以及相关风险, 只有当领导的明确要求给出细节时再去展开内容, 绝对不要从开头到结尾长篇大论地把稿件全部念一遍, 针对相关材料一定要准备好纸质版本的备份, 这样方便多个人一起在一起展开讨论, 这是一个文职岗位非常实用的小细节。
四、文职最容易忽略的几个通用小细节
1. 在沟通的过程中, 称呼必须保持得体的状态, 即便是在内部关系比较熟悉的情况下, 也不要在正式的沟通场合里随意地去给他人起外号, 面对外部人员以及上级领导时, 都要保持那种尊重的称谓。
2. 把工作的信息给转发出去, 最好是在后面简单地加上一个说明的话, 千万不要直接把那个文件扔给对方去扔过去, 从而让对方没办法直接猜到你发这个东西到底是想干嘛或者有什么意图。
3. 当接收到来自他人的帮助和相关素材之后, 应当给予简短的感谢, 这并非仅仅是表面上的客套话, 而是建立在长期协作关系之上的一种基本尊重表现。
4. 我们需要弄清楚哪些事情是公事, 哪些是私事, 这个边界一定要明确。千万不要随便打听别人的工资是多少, 也不要关心别人的私生活。另外, 绝对不要在公司里面, 或者在工作群的聊天记录里，去传播那些没有根据的小道消息。
5. 所有重要的工作内容要尽量的留下来痕迹, 对于那些是口头下达安排的事项, 在随后的时间里需要进行简单的文字内容的确认一遍, 以便避免在之后的时间段内出现权责不清晰的情况。
很多从事文职工作的人, 心里可能会觉得这都是一些无足轻重的小事情, 认为真正具备强大的工作能力和综合素质才是解决问题的根本之道。
但在实际的职场环境里面, 周围同事们心里面对你的那种整体感觉, 其实是由日常生活中无数细小的事情一点一点累积、叠加之后形成的结果。
一个人的工作能力高低, 只能决定了他能达到的最高水平或者说是天花板高度, 而他在各种细节上的礼仪表现好坏, 则直接关系到其他人内心深处愿意不愿意去信任他, 以及肯不肯把那些比较关键的重要工作任务交付给他去处理。
并不是说要让人变得老于世故, 而是要掌握如何以更加恰当、更为稳妥的方式来处理各种事务, 以此来避免产生那些毫无意义的误解, 从而能够把自身的精力真正地投放到业务工作的核心环节上去。
文职工作要想走得平稳, 并不依靠那些花哨的技巧, 而是依赖于靠谱、闭环、有分寸。
当你平常开展会议并且整理汇报这种工作材料的时候, 让你觉得最让你发愁、最想逃避的哪一些职场里面沟通方面的问题比较普遍呢? 可以前往评论区一起分享一下你的见解并进行交流讨论。
