我们现在就深入地去探讨一下那几种最具有实用性的时间管理策略, 通过这些方法来帮助您实现对自身日程安排的掌控, 最终达成真正意义上的、将自己所拥有之时光重新夺回手的状况。
#1, 所谓的看板方法, 就是能够让工作的全部进展情况, 一目了然地显示出来的那种手段。
如果您经常觉得被特别繁忙的工作压得简直喘不过气, 或者您总是一个个任务都显得杂乱无序, 没有条理，那么看板方法也就是所谓的Kanban模式, 它很有可能就是你一直在寻找的那个最理想的解决办法。
看板方法, 它是一种特别简单的, 但又非常高效的任务管理工具, 这样就能帮您把整个工作进展的情况都追踪得清清楚楚了。
它本来是起源于制造业里面的, 然后才通过去建立一个那个可以看得见的流程的系统出来, 这样的话, 您就可以非常清晰地去看那个每一个任务, 它是从开始一直到最后完成的这个完整的过程的, 然后呢, 就能把这个优先级的事情更好地掌控住了, 也能把工作的效率给提升起来的。
具体的那种运行的方式, 它是下面这样子的:
您可以把任务划分为不同的类别, 比如“待办事项”、“进行中”以及“已完成”这几种, 这样您可以很清楚地看到下一步需要处理的工作重点在什么地方, 不管是使用白板便签来记录, 还是借助数字化看板工具来管理, 都是这种可视化的任务管理方式, 这种可视化的任务管理方式能够帮助您防止工作堆积的情况出现, 可以帮助您保持高效的时间管理与稳步前进的状态。
当你能够亲眼去看, 而且任务正在一步步地往前推进的这样一个时刻啊, 那种心里面对于局面的掌控感, 还有说因为做成了事情而产生的那种觉得自己很厉害、很有用的成就感, 它其实就会去把更多的动力给激发出来, 这就导致接下来的工作变得更加地轻松起来, 并且不再会让人感到压力重重的那种状态了。
#2 番茄工作法：冲刺、休息、重复
你是不是有过那种情况, 就是坐在办公桌旁边坐了好久好久, 然后感觉自己的脑子是不是变得不太灵光了? 这其实是因为咱们这个注意力这个东西, 它的那个保持时间, 本身就有个限度的。
这时候您应该去试试番茄工作法, 也就是Pomodoro Technique, 这是一种非常简单但是效果特别明显的时间管理方法, 它能够把工作任务拆分成为那些更容易被掌握和处理的短时间段, 从而协助您保持高度的专注状态并提高效率。
具体的操作方法其实并不复杂, 首先你要设置一个 25 分钟的计时器, 然后全神贯注地去完成一项任务, 当时间结束以后, 让自己休息 5 分钟, 等到你每完成四个这样的“番茄钟”, 你就应该给自己安排一次长为 15 至 30 分钟的大型休息时间, 以此来当做对自己的奖励。
这张图片是由叫做 Mohamed Hassan 的那个人提供的, 并且已经发布在了 Unsplash 这个平台上。
这种方法之所以高效, 是因为它能使您的头脑处于持续运转的状态, 进而防止您陷入工作疲惫的困境。大家应该避免那种强行支撑、长时间无休止工作的马拉松式的做法, 转而采取短期高强度且专注力集中的冲刺方式, 如此这般, 才可以让大家长久地保持头脑清醒以及充满动力的心情。
这一情形便相当于高水准的间隔训练, 不过其作用的目标并非属于人体的躯干部分, 而是指向您的注意力集中程度以及工作生产效率。依靠运用这种短时间内实现高能效的作业手段, 您完全可以在更为有限的时间段里达成数量更多的任务指标, 不仅如此还可以持续维持在最良好的运行状态之下。
现在的人能把番茄工作法用在工作的场合里面去, 而且, 也特别适合用到学习时间管理方面这件事上去, 它能够帮您把学习的过程变得专心一致, 不去浪费精神力气, 不出现疲劳感那种情况, 每做完四个所谓的番茄钟之后, 给自己留出一个比较长的一段休息的时间段来做恢复精力的事情, 这确实是被说成是科学的一种方法来达到了头脑保持清醒还有高效率地进行学习这样一个目的。
#3 艾维·李方法：今天计划明天
在某些情况下, 最直接的处理方式通常能够带来最好的效果。关于这个被命名为艾维·李方法（Ivy Lee Method）的策略, 它是在超过一百年的时间之前就被创造出来的, 其最初的设计用途主要是为了协助那些从事制造行业的企业来提升他们的工作生产速度。
而时至今日, 这一方法依然具有实用价值, 它可以帮助每一个使用者把每天需要处理的重要工作任务进行非常清晰的排序与规划, 从而让待办事项的整理和推进变得相对轻松并处于控制之中。
在每个每天工作结束之前这个时间节点, 去把你那六个需要完成的最重要的任务给写下来。然后按照重要性的程度为这些任务排列出一个优先顺序。到了第二天这个时候, 就从这个首要任务开始做起。
接着依次去完成清单上面所记录的那些内容。要是发现有一些任务没能成功完成, 那就把这些任务顺延到下一天去进行处理, 并且再次对优先级进行排列操作, 这样才继续进行执行。
就是这般的, 不需要什么过于复杂的策略, 也不存在那种被大家所提及的所谓的决策方面的疲劳感, 只是仅仅保留下来了十分清晰以及非常专注的一个行动方面的计划内容。
这种方法所以说是高效的, 是因为它可以使你提前去确定哪些事情才是真正重要的, 从而避免在被各种 “紧急任务” 牵着鼻子走的时候处于被动应对的状态。这就犹如你在前一天的晚上就已经将第二天需要穿戴的衣物都准备妥当——这样一来, 当新一天的开端到来之时, 你就会感激自己此前为成功所铺设的道路。
第四点, 是帕累托原则, 也就是常听到的80/20法则。
你有没有觉得自己的工作特别多, 忙得停不下来, 但实际上认真干出来的好结果也就那么几件呢? 这说的就是那个累托原则, 也有人叫它 80/20 法则。这个地方讲得很清楚, 你大部分的好成果, 比如百分之八十的成果, 其实只来自于那一点点关键的付出, 也就是那百分之二十的努力。
真正的诀窍在于去把那占比仅为百分之二十的高价值任务给找出来。所谓的真正进展, 以及能够带来最大成果的事项, 指的就是这些核心的东西。然后, 应该把较多的时间与精力投入到这些核心任务上面。不应当把自己分散到这另外那占比达到百分之八十的事务之中, 因为后面的那些事务通常属于效率较低、回报较少的情况。
究竟是什么样的工作才能产生最大的成果? 又有哪些活动仅仅是表面上看起来在忙碌? 一旦您明确地知道哪些任务是值得投入精力的, 那么就可以开始把那些无关紧要的事务进行删除、简化, 或者是委派给他人去完成。
设想这样一种情景, 这就好比是一位终日劳碌不断的厨师, 因为他心里非常清楚哪几款菜品的销售数量位居顶端, 所以他就把所有的用心都用在了慢慢打磨和提升这些招牌菜肴上面去了, 绝不会去耗费光阴去烹制那些从来没有人会下单的食物, 要是把这一套办法用到咱们自己的工作里头来, 您自然就会明白过来了, 做得少并不意味着办事效率不高不亮眼, 相反地它能够使您在减少开销精力的前提下, 拿下更为出色的成绩。
第5点, 就是那个马斯洛需求层次论, 我们要用对方法、用正确的方式, 来去把事情优先级的确定给定下来。
马斯洛提出了一个金字塔式的理论模型, 这个模型把人类的需求划分成了好几个不同的层次, 这些层次是从那些最基础的、跟人能不能活下去有关的生理需求开始算起的, 一直延伸到最高层面的自我实现这种目标, 该理念最关键的地方在于说明一个问题, 就是人得先把自己底层的需要给满足了, 然后才可能去专心干那些更高大上的事情。
但是, 好多人仅仅只是把它看成是心理学里的那个理论, 他们根本就没有察觉到这东西也能变成一种能够很高效地管理时间的工具, 在提高干活的速度还有排定那些任务的先后顺序的时候, 马斯洛给出的那个理论能给一个很实用的思考办法, 就是要去处理比较复杂的那个事情之前, 得先把那些最基础的条件都保证到位。
要是您觉得累, 或者是饿了, 又或者是脑子累坏了, 那就算有再多能提高做事效率的办法, 也是没用的。所以, 身心健康一定是排在第一位的非常重要的事情, 这也就是说, 必须要睡够觉, 吃饭要按时按点, 并且该休息的时候就得赶紧休息。
请你想象一下一种情形, 这就好比是在没有坚实地基的状态下建造摩天大楼, 那么它终究是无法长久屹立不倒的。
在您处理工作任务的时候, 您必须要先去把那些最基础、同时又是最核心的事情完成掉, 接着再回过头去关注细节问题。举个例子来说吧, 要是您还没有制定出明确的销售策略和话术脚本, 那您就可以马上意识到, 立刻就去开始拨打销售电话这回事, 其实是毫无意义的。
#6 流动时间法：灵活掌控专注与休息
如果您会觉得像番茄工作法那样采用固定计时的方式显得有些过于死板, 那么流动时间法（即 Flowtime Technique）会为您提供给一种更加灵活的时间上的一种管理的方法。
这种方法的设定并不要求必须去设定的那些固定的时间间隔是怎样的, 它而是让您持续地专注于某一项任务上面的事情一直进行下去, 知道您的注意力自然出现了消退的情况为止。不论是 20 分钟还是 90 分钟这样的时间段, 都不必去死死拘泥于某一个特定的时长上面。
等到当您感觉到了自己需要去休息的时候, 那就果断地进行暂停。
在这中间, 大家可以把干活的时间记下来, 再把歇着的时间也记下来, 这样日子久了就能知道自己啥时候最管用、最爱专心。这套办法是按你精神头儿好不好自己调改的, 不是拿死规矩逼着你走老路, 所以那些心思容易飘忽不定、或者干脑子活儿的工作岗位的人, 用起这个东西来最合适。
使用日志, 或者使用电子表格, 又或者是使用应用程序, 来记录每一次的专注时段的情况, 并且去观察自己的效率模式是什么样子。只要保持持续性, 您能够逐渐了解到自己是在什么时间段内最为有效率的, 以及在不感觉到倦怠的状态下面, 究竟能够保持着多长时间的专注力。
这个流动时间方法它鼓励的是那种深度的工作, 而且它还不会让人为的那些时间限制去打断, 可是它这一点确实是需要比较强的自律能力的, 所以说如果您在这个自我管理能力方面它是稍微不太擅长的话, 那对于这个方法的坚持, 它就可能需要您自己再多花费一点努力了。
第7号, 采用ALPEN方法来处理事务, 这样能够让每一天所制定的计划工作变得相对轻松一些。
ALPEN方法是由德国经济学家洛萨·J·塞韦特所提出的一种快速高效的, 且结构非常清晰的日程规划法。它一共包含以下5个步骤。
列出所有出现的任务, 然后去估计每一个环节大概要耗费多少时间, 接着再把那些缓冲的时间也算进去了, 这些缓冲的部分得占到全部计划表里百分之二十到这个数字的百分之三十, 最后再做决定弄清楚哪些任务需要放在首位解决。
进行复查, 也就是回头看一看自己已经完成的工作任务内容, 并且在此基础上对明天将要执行的操作计划做出适当的调整与安排。
这种方法具有灵活性, 并且高效, 从而帮助您在工作量方面达成平衡效果。它考虑了各种突发中断的情况, 进而实现了避免工作压力过大的目的, 而快速的每日安排机制让您能够轻松进行长期坚持行动。
对于您这种习惯了进行结构化思考的人群来说, 使用 ALPEN 方法是十分的适合。它能帮助您安排出每日的工作计划。这个计划能够清晰地呈现出来。而且它还有优先排序的功能。同时, 它还具备灵活的调整性。整个过程既简单, 又非常方便。
这张图片是由 Alvaro Montoro 提供的, 并且是在 Unsplash 上发布的。
第8点提到的ABC方法, 它的核心做法是利用激光聚焦这样一个技术手段, 来帮助我们确定事情的优先顺序。
ABC方法是将具体的任务划分为三个不同类型的类别的一种体系。
先从 A 类任务开始干着, 一直得做到完。在 A 类任务全都弄好以前的这段时间里, B 类任务和 C 类任务是根本不会被人去关注的, 非得等 A 类任务完成之后它们才会受到重视。
这种方法是能够对优先级进行强制确定的, 它还可以消除那些伪装成了生产力但实际上都是繁琐的工作内容。这个方法是在管理那些比较长的待办事项清单的时候特别有用的, 这样就能够确信把您的时间都用在那些具有高影响力的活动里面的。
这种做法既简单, 又非常有效, ABC这种方法能够切实帮您依据事情的重要性来采取相应的行动, 而不是仅仅基于便利性。
这里提供一个比较有用的提示。
中午的时候, 请您重新对您手中的任务清单做一次评估工作。在某些情况下面, 假如说是截止最后的时间或者是优先的顺序发生了变化以后, 那些在上午时间段被划分到 B 分类里面的任务内容到了下午这个时节就很可能就会变成属于 A 分类的内容了。
在日常生活中, 具体应该如何来实际执行和运用这些办法。
运用得当的策略, 能够促使您维持井然有序的状态, 同时降低您的心理负担, 并使得您对一天的时间实现充分的利用。然而在情况是这样的, 也就是存在非常多的方法供您选择的时候, 您究竟需要从哪一个方面着手去开启呢?
掌握时间管理方法的好处
掌握不同的时间管理方法, 并不是要把每一分钟都塞满工作, 而是要更聪明地工作, 而不是更辛苦地忙碌。核心在于建立一套系统, 帮助您保持条理清晰、专注高效, 同时不会感到压力过大, 或者不知所措。
当您能够有效地管理时间的时候, 这不仅仅可以改善工作与生活的平衡状态, 同时也能够为自己腾出宝贵的时间, 还可以减轻压力状况, 并且能够专注于真正重要的事情上去。
通过运用看板方法, 您能够直接看到工作进展的全貌从而实现对进度的掌控。依据马斯洛需求层次理论, 您可以先着手处理那些属于最底部基础层面的关键事务。采用番茄工作法有助于维持您的精力处于充沛状态。借助艾维·李方法来对日常的计划进行简化处理。遵循帕累托原则则能确保将注意力集中到那些重要的事情任务之上。
除此之外, 流动时间法这个手段, 它能够根据您自身的、那种天然的时间节奏, 来对您的工作时段做出一个灵活的安排。ALPEN 这种方法, 它提供的是一个非常实用的, 属于每日规划的那个蓝图概念, 而且, 它还自带灵活性的特性在里面。
至于 ABC 方法, 它可以协助用户你, 去帮助你去为那些看起来杂乱无章的待办事项列表, 明确出一个所谓的优先顺序出来。
把这些技巧全部混合搭配在一起, 然后让它们去适应您个人自己的那个工作流, 您会发现一个问题, 那就是您的时间会变多, 压力会变得很小, 工作效率提升得十分显著, 从根儿上来说, 时间这个东西本身它不是什么问题所在, 关键的问题在于您怎么样去高效率地管理这个时间, 也就是这一点决定了成效会出现不一样的差异。
常见问题解答
有一类常见的问题, 这类问题经常会被人提到。
您可以尝试把各种时间管理的方法结合在一起使用吗?
当然没问题！最管用的办法是把那些对您的工作流程合适的各种各样的时间管理的方法全都结合起来一起用。比如说呢, 您是可以用那个叫番茄工作法的东西来提高你集中注意力的能力, 另外一边您还可以去采用那个叫艾维·李的那个方法来做每一天的任务的计划安排。
关于人们在时间管理这个领域里面, 他们最常犯的那一个错误是什么东西?
是多任务处理。它看似是高效的体现, 实际上却会降低效率, 并分散注意力。相反, 您可以尝试一些专注型的时间管理方法, 例如使用番茄工作法或者艾维·李方法。通过一次只专注完成一项任务, 才能真正提升生产力。
拖延症患者最适合的时间管理方法是什么？
很多人觉得, 那个被称为番茄的工作方法, 就是对付拖延症最好的那种时间管理的一门小窍门。这个办法最最关键的点子在哪里? 就是只要你能做到把注意力集中起来, 专门去花上那么短短的 25 分钟的时间来做事情的话, 你就可以非常轻松地就把任务给开始动起来。
咱们来具体看看, 通过合理规划时间的方式, 是不是能够让心理压力得到有效的削弱。
当然可以, 当您非常明白在不一样的时段里面应当集中精力去处理什么样的工作事项的时候, 您的那种焦虑情绪能够十分明显地出现下降状况, 并且您身上的压力负担也会跟着得到减轻效果的显示出来, 这样一来子, 您在日常办公过程中所展现出的效率水平以及集中注意力的能力这两个方面, 都能够获得一定程度的提升作用。
请问, 在多种时间管理方法里面, 哪一个是被认为对初学者来说最容易学习且能够迅速上手的?
艾维·李方法, 就是那个非常简单, 同时又很高效的时间管理技巧。你每天只需要花不到五分钟的时间, 把明天的最重要的六项任务写下来, 就能让你的思路变得更清晰, 而且让目标变得更加明确。这个方法的操作用起来是很简单的, 根本不需要去搞那些复杂的设置。
到底有哪些工具, 是可以用来帮助人们去实现那种高效的时间管理的呢?
现在的市面上存在很多种实用的时间管理工具, 这些工具完全可以根据您个人的需求来运作, 从而使得时间方面的规划过程变得更加轻松一些。
就拿吉贝儿来说吧, 这个工具备有自动化的工时追踪功能, 同时它也拥有智能报告功能, 还支持实时的数据洞察功能, 借助于这些功能, 您可以在很大程度上保持工作状态的有条理性, 也能够对工作流程进行优化处理, 最终实现了对每一分钟的有效利用。
Charlie Fitzgibbon
建筑专家
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