你有没有感觉到, 自己处于一种每天工作的状态, 而且这种工作状态是非常忙碌的, 然而却又产生了一种没有看到实质性的结果的感觉?
因为你并没有把你的时间花在那个能够发挥出最大作用的关键地方, 所以说, 如果你想要让自己变得更加有效率, 那么一个最为直接并且也是最有效的做法, 就是对你自己的时间进行合理的管理。
拖延这种行为属于一种习惯性表现, 这可以说是人类的一种本性倾向。因此, 在时间管理层面要达到较好的水平, 往往需要对个人的执行能力提出相当高的要求标准。
关于如何能把时间管理工作做到位, 在今天我们将分享四个最有效的用来帮助你的时间管理方法。
1 ALPEN方法
ALPEN这个办法, 是经济学家还有时间管理专家洛塔尔·J·塞瓦特教授搞出来的, 它主要用在平常的事情管理和优先级排序上面, 它能帮你把学习和工作的效率给提到一个更高的水平上来。
A定义任务是, 接下来把今天需要完成的每一项工作任务都按照顺序一一列出来。
L指的是评估所使用的具体时间, 这个具体的时间是指为了完成每一项工作所必需花费的时间。
请P评估一下弹性时间, 也就是说你需要评估自己今天能够用来安排事情的弹性时间是多少, 并且要为这些时间预留出一些具有冗余性质的时间。
评估事项之间的优先级, 目的是要搞清楚地去判断出哪些具体事项是需要被优先完成处理的, 以及哪些事项是可以延后处理的。
评估的结果是, 对今天工作计划的实际完成状况做出检查, 并且开展反思与总结活动。
这个方法能把你全部的注意力都给集中到一起, 全都放在那些重要的工作上面去。等到一天的工作内容正式开头的时候, 你就会非常清楚、十分确切地知道具体到底需要去做哪些事情。
另外, 对于哪一些具体的工作需要其他同事来配合, 又或者是需要把时间往后推移一下进行延期处理的情况, 你都能够实时地去掌握并且及时调整过来。
2 艾森豪威尔矩阵
以前, 在美国, 曾经有一位总统, 叫做艾森豪威尔, 他创造了一个东西, 名叫艾森豪威尔矩阵, 这个矩阵支持大家, 去按照任务的紧急性, 以及它的重要性, 来为这些任务排出一个优先顺序。
艾森豪威尔矩阵把内容划分成了四个象限, 因此就有了四种完全不同的工作策略。
时间管理最重要的一点, 就是要让大家所做的事情, 都尽可能地点到“重要但不紧急”的那个象限里。然后呢, 还要积极地、合理地安排出自己的时间去把这些事情完成掉。
当一个人的任务大多数都是属于那种重要但又并不紧急的种类的时候, 这说明他是具有明确的目标的, 同时他也是具有合理的规划的。
艾森豪威尔矩阵, 这是大家常说的东西。它最大的价值点在哪里呢? 就是可以帮助咱们尽可能地、尽可能多地把自己的时间花到重要但不紧急的工作上去。这个象限被称为第二象限。咱们的目标就是要把工作任务的时间安排、具体规划调整到一个理想的状态。
这3 个具体的, 也就是所谓的 SMART 原则。
SMART原则属于一种方法, 这种方法是用于目标管理当中的, 它的提出者是管理学领域的大师彼得·杜拉克, 首次提出的时间是在1954年, 之所以进行提出, 其最终的目的就是为了能够更好地去进行成员方面的组织工作以及对目标进行制定和控制的工作, 从而使得最终可以实现更好的工作绩效, 目前它已经在企业界得到了非常广泛的应用。
S指的是特定, 也就是简单、明确、具体, 并且还得要有意义, 所以你的目标必须是明确的绝对, 你没有能力去实现一个模糊不清的目标。
M指的是可测量, 也就是具备自我驱动的性质。可衡量的目标让你能够跟进进度, 不会丧失动力, 会为接近目标感到高兴。
A - Achievable 这个词语的意思是指某件事是能够被实现的, 它代表着合理以及现实的情况: 你所设定出的那个目标必须得是这样的, 也就是说你本人是可以去把它给实现出来的那一个样子的，而你呢则需要对自己当前所处的状态进行正确的评估操作, 同时也要对自己的具体能力状况做出恰当的衡量和理解。
检查该目标是否和其他目标具有相关性, 如果两者本身产生冲突的话, 需要去改变其中一个目标。
T代表的是Time-bound, 也就是有时间限制的意思。任何的目标都是需要设定时间限制的, 时间限制这个因素可以在一定程度上帮助你分解所设定的目标, 从而让你能够跟上既定的进度。
通过 SMART 这个办法，你那个本来模模糊糊的目标, 就会被变成一个清清楚楚的、能够直接去做的具体任务了, 这样做呢, 就能够帮着你比较有效地把这个目标给完成掉。
对于笔记本这一种工具来说, 大家需要把它善加利用起来。
如果说时间管理系统方法论多到让你无所适从, 那告诉你一个最实用, 也是最简单的方法。这个方法就是用笔记本。
我当时也尝试过采用各种各样的时间管理方法, 但是如果没有能够做到进行合理的使用, 这反而会侵占到你自己的时间。特别是在你书写计划的时候感觉非常爽, 可是写完之后又不去实际执行这样的话, 那些待办事项就会变得越来越多。
倒不如返璞归真, 把一项工作都用笔记录下来, 你只需要轻轻翻页, 逐一完成工作, 这样能够省时省力。
我们团队如今也是始终在进行对这种管理方法的一种实践操作工作, 使得每一个成员都是获得了配备有一本专门用于营销使用的日历本子的情况出现, 能够将每日进行的工作计划、每周进行的工作计划以及每月进行的工作计划全部书写在这个本子之上, 以便于实现随时进行的一个记录动作, 并且达成提前进行规划的一个目的状态。
在这样的情况之下, 你能够去清楚地了解你自己在今后的阶段里面所需要去做的一些事情, 以及你是应该如何地去对于自己的时间进行分配和安排。
在这本笔记本内部, 你能够发现除了一般所具备的日历模块与笔记记录模块以外, 还添加了每个月的营销热点追踪内容以及可以借用的营销金句库等非常实用的功能点。
这些设计得到了很多职场人士的高度认可和广泛好评, 因此, 无论是从事品牌相关工作的人员、市场相关人员、运营相关人员还是销售相关的工作人员, 都不应该忽视它作为实用工具的这种重要价值。
去年产品一经推出就获得了广泛的好评, 今年我们再次推出了2022年的版本, 每天都留出一些时间给自己, 把手机放下, 离开电脑屏幕, 安安静静地拿着纸和笔写写画画一小会儿, 这会是一种非常不错的体验。
