大家好，我是木沐姐~
好些读者跟我讲了, 每天都处于忙忙碌碌的状态中, 然而工作效率却极其低下, 甚至完不成任务进而会被领导批评, 就算尝试加班也起不到什么作用, 最后向我询问怎样才能够改变这种状况。
事实上, 要是你认真留意职场里那些出色的同事, 他们所共有的地方无一例外全涵盖了工作效率高这一要点。
跟你一起盘点, 今天这篇文章中, 存在使你能够快速提升工作效率的七种方法, 有哪七种呢。
1.做日／周工作计划并经常回顾
即便你惯常使用的是PPT, 或者是Excel, 又亦或是诸多其它办公软件当中所选一种, 那也绝对一定要为自身拟定出一份日计划或者周计划, 此计划需涵盖上周工作所达成的进展情况, 以及本周计划要完成的各项工作内容。
针对任何一项工作, 或者任何一个任务, 都得详尽地做出标注, 标注包含开始时间是多久, 截止时间是何时, 交付物究竟是什么, 需要对接的涉及哪些部门, 需要对接的涉及哪些同事, 有着怎样的KPI等等。
按此方式, 能便利自身于定时之际, 去回顾任务所处的状态, 其究竟是有待开启, 正处于推进进程之中, 已然出现延误状况, 抑或是已遭取消, 这切实会有益于自身, 可依据不同的情形, 进而采取后续的步骤举措。
一份工作计划, 可为自身助力, 使其更有条理地去管理手头现有的工作, 同时, 在面向领导汇报工作之际, 或者在向自家同事介绍项目进展之时, 它都能够被加以应用。
2.开会前要进行充分准备
参与会议之际, 频繁瞅见有些人脚步匆匆自会议室外步入, 赶忙坐下, 神情茫然地望向主持人, 一旦被问及项目开展进程, 就表现得吞吞吐吐或者表述含糊, 明显看得出是没做出什么筹备工作呐。
如此这般, 不但会致使自身陷入被动且尴尬的境地, 还会给参与会议的领导留下颇为深刻的负面印象, 为了防止此种状况出现, 预先做好如下这些准备工作, 便显得极为关键:
假设自身身为会议组织者, 预先开展会议准备工作, 这无疑是绝对必须要去做的事项。
在会场上, 若你没做这些准备, 自己就会颇为被动, 无法说出有实质内容的观点, 根本不知自己负责部分的进展状况, 致使在会场上呈现那种低质量水平, 进而给人留下负面印象。
如果你处于会议组织者的角色, 在会前未能清晰明确本次会议的目的, 以及各成员需要事先准备的内容, 当会议开始后, 大家就会你一句我一句地发言, 虽说场面显得热闹非凡, 然而所说的内容却与会议主题毫无关联。
在会议结束的那个时间一到, 当各自开始散去之际, 组织者才发觉这是一场失败的会议, 它全然没有达成解决问题以及推动项目的目的。
3.学会判断任务优先级
工作在每天手头是超多的, 存在着正在开展进行着的, 还有被领导以及同事临时抛过来的, 要是不区分清楚轻重缓急, 不优先明确主次, 就会觉得丝毫找不到头绪, 格外焦虑。
因此, 要学会运用重要性以及紧迫性, 以此来判断工作或者任务的先后顺序, 也就是:
-重要性（重要vs.不重要）
-紧迫性（紧急vs.不紧急）
依据这两个维度能划分出4个象限, 把待办事项逐个放入4个象限, 如此便能清晰地判别出来。
有着紧迫性且具备重要性的事情必定最为拥有优先级, 是需要即刻去处理的。而后再依照顺序去处理具备紧急性却不具备重要性、拥有重要性但不具备紧急性那些事情, 并且要把它们放置到待办事项这一计划里面, 适时地去提醒以及更新任务的状态, 这样就是堪称明智的一种做法啦。
4.多种沟通渠道并用，而不是单纯依赖于邮件
企业内部交流以及沟通时, 电子邮件跟微信已然演变成了基本且十分重要的某种工具。发送文件这件事儿, 会议通知这个事项, 讨论问题这一行为, 汇报工作这一情况, 无一不是借助邮件或者微信来达成的。
然而, 由于对方不可能随时都处于在线的状态, 也不可能随时都能够作出相应的回应, 例如在会议进行当中的时候, 或者是处于外出的时间段, 所以就没有办法做到即时回复。
若在这个时候, 你彻底依靠邮件以及微信这类沟通途径, 不但会耽搁时间, 更会容易引发误解, 对工作接下来的开展造成影响。
比如, 你等待着对方回复一个Yes,或者No, 然而, 却迟迟没有等到回复, 于是, 你想当然地认为, 对方可能就是想说No, 可是, 却不好意思开口, 或者不愿意回答, 进而作出了错误的判断, 直到事后, 才知道对方当时电脑或手机不在手边, 所以才没有回复。
所以一旦遇上紧急且重大的问题、或者是通知, 务必要记着打电话, 还要当面去再三和对方确认, 以保证万无一失, 不能只是被动等着邮件的回复。
5.未完成事项提醒
有的人极其喜爱把所谓的“告示贴”（也就是叫作 “口水贴” 的那种）张贴于工位挡板之上, 那上面密密麻麻写满了有待办理的事项, 或者是需要予以特别提醒的事项, 还有那些需加以关注的事项, 这着实是个有效助力提醒自身的不错办法。
一块小小的贴纸, 记录着事项重点, 像时间、电话、找谁, 无一不在醒目地提醒并督促你, 这件事情尚未完成, 需赶紧搞定, 因为你肯定无法接受一张贴纸在那儿好几天都丝毫不动。
一旦得以完成, 你便能够安心且毫无顾虑地进行撕除的行为动作。随后把新的有待办理的重要事项粘贴上去, 会产生颇具成就感的感受。
与在电脑里去设置提醒事项这种情况不一样，使用告示贴是极为直观的, 只要你回到座位上, 在视线能够触及的范围之内, 就能够一眼瞧见到, 所以这会对自己形成一种无形的压力, 迫使你赶快去完成, 着实是对付拖延症的一件有力工具。
6.上班第一件事，先梳理一天工作内容
很多时候, 我们忙得晕头转向, 可就算如此, 依旧丢三落四, 结果呢, 领导不满意, 同事也不满意。
所以, 在早上刚刚抵达办公室之时, 在我们头脑最为清醒的那个时候, 首要的一件事情, 便是率先去将自己的日历, 即便是电子日历也好, 径直把它翻开,去审视一下今天主要的工作涵盖着什么样的繁杂事项, 之后遵循优先级别对个人的工作特定时间以及精力予以合理分配, 当然这一切的前提条件是你已然拥有把相关工作详尽记录于日历以及行程表里面的一贯习惯。
这般一来, 你便能达成心里有底该有的状态, 进而变得从容不迫起来, 不至于遗漏关键工作, 而且还能够轻易掌控工作节奏, 满怀自信地去迎接崭新一日。
你甚至能够进行这一操作, 也就是把一天的日程安排打印出来, 放置在桌边, 每当完成其中一项, 便划去该项。要么呢, 标记存在怎样的问题, 以及下一步需要去做些什么。
这样，你就不再像是无头的苍蝇，忙的乱转却毫无方向。
7.番茄工作法
高效率的工作, 并非是长时间静止不动, 一味地死磕某一件事情, 又并不会是做一会儿, 便溜出去抽烟喝茶, 还将此美其名曰为换换脑子。
工作要高效, 就得掌握一定方法, 从而让自身于专注与休息之间寻觅到最佳平衡点。番茄工作法, 乃是历经诸多大量实践之后, 极为适配职场人士的时间管理方法。
番茄法, 乃是选取一项有待完成的任务, 把番茄时间设定成25分钟, 全神贯注地展开工作, 当其时中途不准去做任何同该任务没有关联的事情, 一直直至番茄时钟发出响声之际, 接着在纸张上面画上一个X以此短暂地歇息一下子（5分钟便可以了）, 每历经4个番茄时段往后就要多休息一阵子。
如此这般, 我们便会相对容易地全神贯注于工作自身, 而不太容易出现注意力分散或者下意识地去摆弄手机的情形。这是由于一旦人的注意力遭受打断, 再次回归到先前的状态就得耗费更久的时长。
我在工作实践期间常常运用的高效方法有以上七种, 你能够挑选其中的几项加以运用, 坚信你的工作效率, 连同工作质量必定会得到改善。
