前言
你要思考你做这件事的目标是什么？你为什么要做这件事？
上边提到的那些台词是不是让人觉得挺眼熟，这便是传统的时间管理办法经常提倡的自上往下进行规划，也就是说先去设定远大的目标，接着再把该目标分解成对诸般具体的行动，可这种做法对于那些资源紧张、时间受限的平常人来讲，常常是没办法行得通的。
讲个情形啊，有一种事情发生在部门汇聚商议事情之时，公司里面那个最高职位并掌管大政决策的说鼓舞职员讲你们本应当借着非上班的时段去增加知识并增长见闻，这个行为呢会朝着未来能够进步并前进帮助作用十分深远深刻；但在这样情境之下有本区域或者这一部分的一名从事工作的人带着没有解脱到方法等情绪诉说表达工作已然把我们占掉了多数所用，当真的现实地没有空暇去做其余事情。
董事长带着怒意讲道，我每日有大量重要事情需要办理，这样子的状况下自己都能够持续阅读一小时，而你们怎么就无法这样子做呢？
只不过，没准他未曾思量到，他本身具备着充裕的资源，而且能够随心所欲地分配时间咧。然而我们身为一名普通的职员，时间老早便卖给了老板，还时常加班，高强度的工作任务将时间填得满满当当的。下班后整个人都疲惫不堪，压根就没有精力、时间来学习与阅读。
GTD方法论
相较而言，GTD运用了自下而上的办法，着重先行处理当下具体的任务，从手头现有的任务着手，逐层次地清除障碍，这般方式更能够契合现实生活里的时间管理挑战。
于日常工作期间，我们时常被那些琐碎繁杂之事所环绕，以至于很难将注意力集中于个人成长方面，而 GTD借助一套科学的流程把这一困境给解决掉了，它助力我们以高效的方式对待日常任务，释放出由日常任务中所占用的时间以及精力，来为自我提升构建相应的条件。
美国那位著名的效率管理专家戴维·艾伦，在《搞定1》里提出了GTD ，它的核心涵盖五个步骤，分别是收集、理清、组织、回顾以及行动。这个系统化的流程，目的是助力用户全方位把控个人事务，从信息收集开始一直到执行，每一步都意在减轻负担，提高效率以及提升生活质量。
全面收集
GTD方法里的第一步是进行全面收集，要确保把所有待办事项都记录下来，这么做的目的是要让你的大脑得到释放，从而能更加高效地开展工作。
根源在于许多人构建的收集系统失败了，其原因是忽视了及时的将灵感以及任务记录下来这件事情的重要性，明明这可能是看起来微不足道的事儿。这些没有被记录的事务会持续的占用大脑中的资源，进而对大脑去处理其他事务的能力产生影响嗯。
于日常的生活里头，我们常常会有这样的情形，那就是突然之间想到了某件事情，可是却没有把它记录下来，紧接着就给忘掉了。然乎，这些被称作是“忘记”的状况，实际上还在不知不觉之中占据着我们大脑的资源呢。
设想一下，要是将人脑比作电脑，那些你觉得已经忘记的事务，实际上并未真正消逝，它们依旧在后台运转，占用着资源，过多的后台任务，最终有可能致使系统崩溃蓝屏。
朴拉马·库马里斯曾指出：
有着悬而未决状况的事务存在于两个地方，一个是任务所处具备实质性的位置，另一个是你的大脑所在之处。存在于大脑里的那些尚未完成的事情，会对折磨你的心志这件事产生作用，进而导致分散你的注意力这种情况出现。
持续存在的这种分心状况以及伴随而来的压力，还会致使你逐渐对外有的收集系统丧失信任。倘若这个系统没办法确保可靠地助力你去追踪任务，那么你有可能就会选择放弃运用它。
当和他人合作时，要是有某人屡屡失误误事，就这样随着时间慢慢过去，你自然而然就不再甘愿继续跟他一块儿合作了。所以说，培育良好那般的收集习惯，再搭配上适配的工具，这可是保证系统能起效运转的关键所在。
理清与组织
在GTD方法里面，“理清”属于判断跟归类事务时期特别重要的步骤，这一步骤是按照一套清晰的逻辑流程来进行的，它能够助力我们高效率地处理各种各样的事务。在刚开始的时候，或许得借助流程图去辅助理解，然而随着实践不断地深入，大脑就会自然而然地形成快速反应机制。那么咱们去看一看整个流程图到底是怎样的。
存在于流程图里的首个元素称作“材料”，其内涵涵盖了全部致使我们予以关注然而尚未明晰究竟该如何进行具体处理的事项，这些事项属于未经整理的信息，正等待着被分类以及开展具体操作。
其涉及的范畴是宽泛的，从平常的物件、办公所用的物品一直伸展到突然冒出的念头以及任务。针对去处置这些“素材”，我们必须自己问两个问题：这究竟是什么东西？我是不是有必要针对它采取相应的行动呢？
首先，判定它的性质，究竟是单纯的信息，还是有待办理的事项；其次，抉择是否要进行即刻处理。要是信息不再需要予以关注或者采取行动，那就把它标记成「垃圾」。倘若信息当下用不着，然而在将来或许会有作用，那就存放于「将来可能」清单里面。要是属于参考资料，就单独进行归档，以应对不时之需。
对于那些呈现为需要付诸行动的相关内容载体，持续进一步追问“接下来的行动究竟是什么呢？”，依据所获取的答案情况，要是属于那种必须经由多个不同步骤方可达成的情形或者是归属于某一特定项目范畴内的，便将其收纳至「项目」清单之中了。
此刻，引入“两分钟原则”，要是两分钟之内能够完成，那就马上付诸行动，不然的话，思索一下可不可以托付给别人：也就是你自身并非完成任务的最合适之人，倘若可行，挪到「等待·。
“两分钟原则”属于GTD方法里相当关键的一个理念。书中针对它的定义是，针对任何任务，留存、追踪，以及最终完成此任务消耗的时长，相较于即刻就去完成它所能花费的时间而言乃是更长的，换一种说法也就相当于这确实是一条能够增进效率的便当路径。假设发生某件事由本身不值得去进行付诸实践行动落实，则理应让它投放丢弃掉进丢掉垃圾桶箱子之中里头里；但只要这一件事情确实是当事人自身本来有一天早晚是注定、肯定要施行的行为动作举措过程，那么这件将要动手进行完成操作的事件则必然就需要将“效率”这一个至关重要关键不容忽视的因素考虑在内进去了。
于GTD实践里面，“理清”跟“组织”常常相互辅助，虽说对于刚接触的人来讲或许有学习的先后顺序，然而最终追寻的目的乃是达成两者丝毫缝隙的对接，借助“理清”这个流程，我们能够在“组织”步骤那儿清楚地划分出七大核心清单。
意义在于，“理清”以及“组织”能使某个事项所处位置同其意义相契合，如此这般的系统能够让大脑摆脱那些层次较低的思维，将精力投放至更为重要的事情上，且不会留存任何未经处理的事务去分散你的精力。
就如同收到那一堆快递之时，起初并不晓得究竟会是什么物件，这便是“理清”与“组织”过程的起始状态 ，拆开之后呢，依据物品的属性来分别放置 ，比如说 ，近期里头会运用到的参考书需要放置在书桌旁边 ，这便归属于「参考资料」这一类别 ，暂时不会使用但是在未来有可能用于装饰房间的那些精致饰品摆件 ，则要放置到储物箱里头 ，并且标记为「将来可能」 ，朋友邮寄过来的特产美食 ，自己心里想着要分享给同事 ，只是由于没有时间亲自送去 ，所以就拜托顺路的同事帮忙捎带 ，这呀类似那委托他人的「等待」清单 ，如此这般 ，原本处于混乱状态的快递经过一番整理之后 ，各自回归到相应的位置 ，等到需要使用的时候 ，能够很快就找到并加以运用。这就如同 GTD 体系里，针对各类事务展开的理清工作，以及依照此进行的组织安排，进而使得生活与工作能够高效且有序地运转。
回顾
于实施GDT（即Getting Things Done）的进程当中，保障系统能够高效运转的关键之处在于构建起一套合理的回顾机制，此机制能够被细致划分成两大类，分别是知识回顾以及事务回顾。
日常生活工作里头，好多人存在丢三落四点子，甚或没能高效运用集聚的资料以及记载的学识，这般状况常常是因他们缺乏一种合理的回顾体系缘故。借由构建且遵随之样述的回顾机制法，我们能够明显提升工作成效，削减差错与遗漏。
行动
保证任务清单不存在任何遗漏情况之后，我们就能够开启执行阶段。执行阶段的关键之处在于，要在恰当的时间以及合适的地点去进行适宜的工作，这看上去好像挺简单的，然而实际上常常是布满挑战的。为了能够有效地执行，我们能够参考戴维·艾伦所提出的“四标准法”来确定具体行动的时机，这四个标准分别是：
假定你此刻身处自家庭院之中，拥有整整一小时的闲暇时光，并且自觉精力十分充沛。依据“四标准法”来衡量，最为适宜的抉择大概是阅读书籍或者从事学习活动，而非慵懒地倚靠在沙发上浏览短视频片段。唯有如此，才能够将时间以及精力予以充分运用。
刚刚开始去实行“四标准法”之际，必然会遭遇各种各样的问题，毕竟习惯的养成是需要耗费时间的呀。给自己赋予一点耐心，慢慢地去适应这一进程。历经时间不断的推移，你就会发觉，自己愈发能够从容地在恰当的时机去做恰当的事情，进而大幅度地提升效率以及满意度了。
于收集阶段之时，要运用快速以及低成本的办法去收集能够引发注意的材料，随后梳理并且组织这些材料，判定其属性与归属。凭借回顾，核查有无遗漏情况，并且结合积累起来的知识去予以执行。执行完毕之后还需要开展事后回顾，从而形成一个循环。
在网络之上，存在着一张图片，它能够以直观的方式去展示 GTD 的全流程，而今将其分享给诸位。要是有人想要对 GTD 进行深入的探究，那么推荐去阅读《搞定 1》这本书。
GTD实践
“工欲善其事，必先利其器”，就此句话而言，对于一心欲要将 GTD 理念切实落地生根的我们来讲，是极为贴切的。当下，我会进行分享自身基于 GTD 原则而构建的任务管理系统的心得，期望能够给你在寻觅合适工具以及方法之际带来启发。
首先，需明白我们所要看的是目录结构，它主要被划分成收集、组织、行动以及需要回顾这四个步骤。要说明的是，鉴于“理清”和“组织”常常会出现相辅相成的情况，因而便将此两者合并为单一的组织这一个步骤了。
收集
到了收集这个阶段，我们所要达成的是，以尽可能低的成本，迅速地去收罗各类信息。要是收集之时过程极为繁杂，那么很大程度上而言，我们多半是不太会去选用的，它。
所以，我会运用FlowUs的微信剪藏功能，这般在我们日常开展生活工作之际进行收集才是最为便利的。当然啦，为了能让我们日常收集变得更便利，你能够把FlowUs的微信剪藏添加至桌面，如此我们一点击便会跳转至输入页面。具体操作如下：
为使收集系统运行得更为良好，我用心制作了一个收集流程图，如今围绕日常生活运用里，借助手机以及电脑开展操作时，针对文章、文字、图片、资料还有视频这五种具备不同类型的信息，来介绍其收集方式。
首先是手机端的收集方式：
接下来是电脑端收集方式：
一个疑惑存在着，那就是，我们剪藏所得的信息，它所放置的地方是剪藏列表，这对我们而言，后续还得进一步去做整理的工作。任务信息呢，它是归属于任务列表范畴的，知识信息则是归属于信息列表范围的，然而这样的情况，其实也达到了我们能够快速收集的目标，是有着一定可行性的，符合实际需求的，能满足我们快速收集的目的。
理清与组织
完成收集工作之后，接下来是“理清”这个关键步骤，它在组织页面中进行，然后是“组织”这个关键步骤，此步骤同样在组织页面中开展。
组织页面之中，有着事务列表一份，还有日程表一张，以及人际任务存在着。于这其中，那个事务列表包含的是，我们位于收集页面所采获得的事务的信息；至于日程表，情形是这样，它具备的一个作用是，助我们清晰又明了地去查看自身所拥有的日程安排，并且能够有效地避开在任务安排这个行为发生的时候所出现的时间冲突的状况。
关于人际方面的任务，在收集的那个阶段是不需要去进行操作活动的，要等到时机发展到成熟这种状态的时候，再展开统一全面的规划安排。举例来说，我在今天这个日子，是需要针对某一位特定的用户去开展回访行为的，目的在于弄清楚该用户使用系统的实际状况。
接下来探讨一下一个任务所涵盖的信息类别。
在这里把它主要划分成四大类别呀：即基础情况信息，还有任务相关资源，另外是更多方面信息，以及项目相关信息。
在基础信息里，存在着开始时间这一字段，还有截止时间这一字段，另外有延期/完成时间这一字段，以及归档（代表完成）这一字段，鉴于从字面上对它们进行理解会显得较为直观，所以在此便不过多去做阐述了。
“状态”这个字段应该给重点关注，它有着如进行中，将来可能，等待，跟进中，延期，待复盘，搁置等不一样的状态。
事务状态作为事务流转的关键核心要素，借助它去明确事务归属的清单。确切来讲，处于进行中、延期、待复盘这些状态时，所对应的是“行动”清单，此清单会于行动页面予以展示，且这些状态下的事务皆为需要完成的。而将来可能出现的状态，其所对应的是“将来可能”清单，该清单会放置在组织页面的“将来可能”区域进行展示，后续还需要再次梳理清楚与组织之间的关系。至于等待和跟进中这两种状态，它们所对应的乃是“等待”清单，此清单会在行动页面的等待事项那里呈现出来，虽说无需即刻进行处理，不过依然要追踪其完成的状况。
除此之外，项目清单借助项目以及子任务予以承载 ，然而这并不是此次分享的关键要点 ，关于目标设定跟项目管理的内容会于下个视频里进行介绍。日程表所对应的是行动页面那儿的日程表 ，并且项目的辅助资料还有参考资料是经由“信息”这一部分来承载的。
知识回顾
总而言之，之上就是系统跟 GTD 里“理清”跟“组织”的对应关联。于实际的组织页面事务布置之时，除掉填写基础的时间、优先级等字段以外，还需考量任务资源。这事实上对应于回顾进程里的知识回顾阶段。
众多人于开展知识事务管理之际，往往会把两者所含的信息予以分隔开来从而使用不一样的软件进行管理，这一做法致使出现信息割裂的状况，如此一来便难以有效地去运用所积累下来的信息以及知识，然而这一环节却是极为关键重要的。
当我们回头看过并确定不存在任何问题或者疏漏之时，便给该事务设定相应状态，事务便可依照设置好的状态转移至不同清单中。比如这样举个例子，如若将事务起始时间设为今日、截止时间定为明日、优先级处于为空状态，状态 设置为进行中 那么此事务便会现身在行动页面“时间管理四象限”里“紧急但不重要”的象限中。
行动（时间管理矩阵）
行动环节会在执行页面进行，通过时间管理矩阵来予以承载，时间管理矩阵一般指“时间管理四象限法则”，它是由美国管理学家史蒂芬·柯维提出呈现的，那是在《高效能人士的七个习惯》一本书当中。
此法将事务依照重要以及紧急两个不同程度划分成四个 “象限”呢：重要而且紧急，重要却不紧急，紧急但不重要，不重要也不紧急。
理论上来说，我们应当尽可能地去规避从事处于第三以及第四象限的事务，原因在于，这类事务尽管具备紧急的特性，然而对于我们而言，却是不具备重要性的，对于个人的成长以及目标的达成，所起到的帮助是极为微小的，甚至还会产生副作用。
于实际生活里，诸多状况是存在着的。比如说，我们常常会碰到重要却不紧急的事务，它们占用了大量时间。并且，我们也时常会被既重要又紧急的事务给压得承受不住，匆忙去处理，结果漏洞百出。这样一种糟糕的循环，使得我们于工作生活当中，常常会去选择第四象限的事务，以此来舒缓压抑着的情绪。
就以工作来讲，我们时常要应对上级忽然下达的紧急任务，当重要且紧急的项目快要到截止日期的时候，就只能通过加班加点去达成，以至于深夜回到家后，已经疲惫不堪，没有精力去学习提升，只能借助刷手机来放松。
不得不承认，绝大多数领导都是 GTD（时间管理）方面的行家，他们会将大量对自身而言紧急却并非重要的事务分配给下属，从而让自己能够专心去处理重要且紧急的事务。
从中能够清楚地发觉，对于绝大多数平常人来讲，时常深陷于“重要且紧急”以及“不重要但紧急”这两个类别里面，很难脱离出去，无法摆脱。
这个中缘由是这样的：处于第一以及第三象限的诸多事务，在不少情形下是难以由个人去把控的，然而处于第二和第四象限的事务，却是在我们能够掌控的范畴之中的。所以呀，对于那些能够被我们控制的事情，我们得做好自我管理才行。
所以我一直都这么觉得，娱乐不可或缺，然而得有个度哈。要是沉浸在不必要的娱乐里（第四象限），常常会导致个人成长停滞不前（第二矩阵），最后说不定就会追悔不迭，就像埋怨 “为啥之前没好好念书”“为啥以前没这样那样” 似情形呀。
我们能够凭借时间管理矩阵的四个象限分出的类别，弄清楚自己自身当中哪些事务是必须要赶快处理的，哪些事务是和个人成长有所关联的，哪些事务是不算有意义的娱乐范畴。而后依据 GTD 理论，让自己维持高效的状态，进而能够快速把重要且紧急、紧急但不重要的事务给搞定，为重要但不紧急的事务抢夺到更多时间。
先回到系统里，我借助优先级诠释任务的重要性，用截止时间体现紧急程度，随后四个象限的判断条件是：
回顾
行动完毕之后开展回顾，这属于甚为关键的一个环节，它能够促使我们的大脑从那种呈现紧张状态的工作情形里获取放松，使得大脑能够清楚明晰哪些事情已然完成，哪些事情还需要到明日的时候才去处理，进而达成心里有底的状况，让大脑能够安心地去休息。
这里的回顾，并不是那种单一、缺乏变化的活动，而是按照时间的跨度来进行区分的。它涵盖了多种类型，比如日回顾，还有周回顾，以及月回顾。这些不同类型的回顾，各个都具备独自特殊的着重方面，有着自身侧重点。
复盘是一种属于深度反思的方式，它凌驾于日常回顾的范畴之上，着重于针对特定事件或者项目的整个流程加以分析。此举能够帮助我们从失败之中汲取相应教训，于成功里面提炼出有关经验，是推动个人成长进步颇为强有力的助力。尽管其也具备一定重要性，然而并非是本次的重点所在，后续若有机会则会再去进行分享。
最先进入的是日回顾页面，因为日回顾是我们最为常用的，像习惯打卡、信息回顾、知识回顾等，虽说也重要，不过并非本次的重点所在，待后续有机会时再去做分享。
实际操作时，一般每晚我会快速回顾当期所做工作，清晨拟订全新计划予以实施，到晚上再进行盘面分析。这样就搭建出一个PDCA循环，此方法有利于更加高效地管理时间，明显提高劳动效率。
总结
GTD乍看起来好像颇为繁杂，《搞定1》这本书也相对比较厚，然而实际上真去照做起来，并非是我们所构想的那般艰难。在碰到问题之际，你能够将书籍当作使用手册来阅读，哪一步骤出现问题就去读对应的地方，那一步骤有问题读哪里。
就 GTD 来讲，它的方法论并非仅仅只能依赖特定载体，诸如 FlowUs、滴答清单、锤子便签这类工具皆是能够加以运用的。重点在于要有一套科学且完整的流程，进而以此来指导我们去处理那些引发关注的信息。
关于今日所有内容，在此便先截至，我乃是如卷青年，名为天翊，身为一个于硬核笔记方面予以探索之人，同时也是知识管理的有效践行者，满心期望着在下一期之时还能够再次相见，倘若此后再也无法与你得以见面，那么便祝你在早晨能拥有安然之态，在中午能具备安适之状，在夜晚能持有安谧之境！
