编者按: 啥, 我们老是正唠着珍惜时间, 琢磨把控好每分每秒, 想法子去合理运用点滴流逝之中, 又要讲怎么地在实际所处生活里头, 以怎样的状况形式才能够最为高效果地施行管理自身时间这回事儿? 大家都熟知的艾森豪威尔法则是什么情况: 存在重要紧急的, 还有重要不紧急的, 再有不重要紧急的, 另外不重要不紧急的, 当把一应事情依据其类别归到相应合适位置之后接下来再要做成为的又会是啥样的? 此篇文章的作者给出了十三则在不一样的方向层面上的时间管理策略, 是要和我们分享该怎么做到“创造”出没的时间来尽情享受生活当中林林总总。该文章是从Medium翻译而来, 作者是Dan Silvestre, 其原来的标题是13 Effective Time Management Strategies for Ultimate Focus。
对于每一个人而言, 一天的时长都是限定为24小时, 然而其中一部分人能够以高效率的方式去运用时间, 进而把自身的能量做到最大化。
时间管理属于一项技能, 如同其他任意技能那般, 熟练之后就能产生巧妙的效果, 学会有效的时间管理技巧可为工作带来改变, 也能够让生活质量得到提升。并且, 透过更为迅速且优质地完成工作, 你便可在更短时间里达成更多目标, 进而去追寻人生当中更多的可能性了。
实际上, 以高效的方式去运用时间, 并非单纯是为了达成多么高远的理想, 而是能够为那些切实重要的事情, “创造”出更多的时间。
你可曾面对紧急关头的任务时, 压力急剧增大, 进而耗费好几个钟头, 满心战战兢兢, 生怕失误错过规定的截止日期? 然而那段满心惶恐、忐忑不安的时段，实际上能被拿去用于开展更具价值、更有意义的事儿, 像去探索某个新出现的事物, 或者学习一项全新的动态运动。
不只是番茄工作法那种每25分钟休息5分钟的方式才是时间管理策略, 要充分利用一天24小时, 你得学习怎样确定优先级, 怎样简化不必要流程, 且这些确定跟简化不可或缺。
那么，什么才是充分利用时间并好好享受生活的关键呢？
这要求我们清晰确认最为关键紧要的任务, 将其设定为生活范畴里的优先等级次序, 之后凭借较高的效率去达成目标, 如下所列举的13条关于时间管理的策略准则便能够助力我们以更优质的成效达致工作和生活之间的平衡状态。
1.珍惜时间
你所拥有的那份时间的值多少钱呀, 对于诗意的回应而言无疑是没有具体价款作为衡量尺度的, 虽然这实实在在是真实不假的, 然而总归还是有着一批方式能够给你的时间增添价值的。
用我们平常的生活去完成一次计算, 打车相较于公共交通贵出一百块钱, 但却替我们节省下十分钟的时间。如此一来, 我们就得去判定这些时间究竟对自己来说代表着什么。
如若你所从事的是传统行业, 那么极易便可计算出一个结果, 将年薪除以每年的工作时间便会得出一个数字, 然而这个结果并非是你的时间价值, 而是你的时间成本。
要有助于更好地估算你的时间价值, 像作自由职业者那样去思考当会产生作用。遵循经验法则, 我们能够把总支出的费用加上你想节省的费用, 接着除以你要去工作的小时数。举例来讲, 假定你平常每个月要消费2500美元, 并且又期望积攒下7500美元, 而你每周乐意工作的时长为40个小时, 因而你的每小时价格便是两者总和除以40, 就是250美元。
可以帮助你确定待办事项优先级的是, 了解自身那宝贵的时间价值。重要的并非那些具体数字, 重要的是, 你已然开始将个人的时间看成是一种具备价值的资源。
会不会存在这样一种情况, 你能够做到眼睛连眨都不眨地持续看长达5个小时的Netflix电视剧, 然而, 你会不会愿意每小时支付高达250美元去选择观看这些电视剧呢?
2.知道你的时间花在哪
依据事情的优先级, 判定哪些任务需即刻开展, 哪些能够稍后进行, 借此举简化你的任务清单。多数人的时间于不知不觉间悄悄流逝, 他们不清楚在哪些事情上耗费了大量时间。你能够运用免费的时间跟踪软件（诸如Clockify）去知晓你在特定任务上耗费的时长, 它能够帮你跟踪、记录, 从而让你心里有底。
那些一不小心就被浪费掉的时间, 是成为导致拖延症的最终极杀手, 24小时都不离开手的手机, 不间断浏览的社交媒体, 在办公室跟同事进行的八卦闲聊, 全天候持续不断回复的电子邮件或者微信消息等, 这些行为都在不知不觉中偷走了你珍贵的时间。
生活里有些不经意间出现的停顿, 会致使你从重要任务上分散注意力, 每一回查看手机之后, 要再度全神贯注投入工作的话, 也会耗费不少时间, 你得找寻到自己下定决心想要改进的生活范畴, 针对它开展时间跟踪, 进而了解自身在这一范畴的时间管控还存有哪些能够提升的余地。
要是你期望提升工作效率, 那你只需追踪星期一到星期五的时间安排, 而要是你设定了特定目标, 比如每天健身一小时, 那便应当跟踪整个星期的活动。
当你挑选出决定要追踪的活动之后, 你得将该活动划分成更为细致的几类, 要更具有针对性地去把控每一类活动所占用的时间。每一个人的分类并非完全一样, 不过大致都涵盖:
-电话/会议；
-工作任务；
-通勤；
-吃饭时间；
-学习/阅读；
-娱乐时间；
-社交媒体；
-健身；
-家务；
-睡觉
你只要弄清楚了你的时间究竟是消耗在了哪里, 如此一来, 便能够相对更为轻松些去培育一些习惯, 借助那些已养成的惯来将各个活动所对应的功效予以提升。
3.优先处理你的任务清单
遵循称之为80/20规则的帕累托原则的, 恰是那些具备达到最高效率特质的人。这般所谓的某样规则, 其传达出来的意思便是, 占据着80%局面的乃是由20%的变因予以操纵的。换句话来进行表述就是说: 于所有存在的变量当中, 占据核心重要地位的仅仅只有那20%而已, 尽管剩余的80%在数量上占了居多的份额, 然而其能够掌控的范围却远远低于那被称作“关键的少数”的部分。
此原则延展至时间管理范畴时, 意即, 百分之二十的关键任务, 贡献了百分之八十的生产力, 而其余所有, 若非支持性行动, 便是意义欠缺的忙乱。
再者需要加以考量思索的问题在于, 我们平常所耗用的时间, 是不是和个体的目标相互适配呢? 那些立定意向非要去达成实现的事情, 果真占据了你最多数的精力吗？晓得时光是以怎样的方式消逝流逝, 方能够助我们去调整习惯从而明确确定优先级。
刚处于创业起始阶段的人, 却把更大量的时间耗费在了娱乐玩耍而不是参与会议研讨方案上, 如此这般这个结果必定会给公司敲响警示的钟声。反之, 你同样会发觉哪些事务并不需要那么多的时间投入。要是每天在健身房的时间是固定得像雷打不动一样, 那么这一事项的优先级别必然是建立于对其他类别优先层级进行调整的基础之上的。
最终，只剩下这三种情况：
一、那些仅占20％的活动, 是要花更多时间去做的事情, 对人生目标和整体幸福感影响最大。
二、需要耗费更短时间的事, 会使注意力散开的事, 以及那些既无法让生活质量得以提升也不能使其降低的事, 也就是说, 它们对你的生活不存在什么作用。
三、有着保持当前状况然而能够提升效率这般情况的事情。针对那些每日遵循朝九晚五工作模式且通勤时间长达一两个小时的上班族而言, 这段时间或许没办法进行调整, 因而那就提高这段时间的效率并且转变它对生活所造成的影响。
4.借助外力或委托他人
可以快速解决某件事情且用时更少的办法是“不去做它”。其中较理想的办法有一种, 那便是委托给他人, 特别是针对于那些只是起到支持性作用然而自身却不会带来较大影响的活动。
其实, 好多人已开始在家中尝试此方法。那些不乐意刷碗做饭, 还有洗衣打扫, 然而又想居住在干净房子里的人, 他们会去使用洗碗机, 炒菜机, 洗衣烘干机, 这还是家居生活愈发自动化造成的结果, 智能的机器不但能够为我们化解烦恼, 还能够为我们解放双手, 节省时间。
那么，为什么不将相同的原理应用于其他的领域呢？
让Buffer帮你往社交媒体之中推送帖子, 凭借日历管理类app去筹划会议诸如此类。然而, 要找出真正关键重要的任务, 还得依托下图展示出的关乎工作效率的“艾森豪威尔矩阵”。
操作步骤是这样的：
（1） 写下所有任务；
（2）搞清楚啥是紧急的, 啥是重要的。把每个任务列出来后, 逐个去做辨别标记, 用“U”代表紧急（Urgent）, 用“I”代表重要（Important）。每个任务或者有一个标签, 或者有两个标签, 或者一个标签都没有。如此一来, 那些既不紧急又不重要的任务, 就能立刻给删除掉了。
（3）如今, 我们得对每个任务的价值予以评估, 去查看重要的任务事项, 还要确定它们驱使你致力于此而努力付出的最高价值究竟是啥。
（4）紧接下来的步骤为, 设法预估出达成每一项任务所需要耗费的时间, 将其中最大努力的情况标记出来, 再把最小努力的情形标志出来, 还要把处于两者中间的那种状态给标注出来。
（5）而后, 把分好类的任务放进艾森豪威尔矩阵之中, 一种更为清晰明白的任务分级便会在你眼前展现出来。
借助科技手段去处理简单任务, 能为一周省下好几个小时的时间, 还可为更重要之事节约脑力。要是这件事无法通过自动化机器达成, 那你能够委派出去或进行外包, 寻觅值得信任之人去完成此项工作并给出明确的指导, 指示越明晰越能节省你的时间, 鉴于微观管理同样会耗费时间。
要对既紧急又重要的事, 目标明确迅速动手不作拖沓之事, 将重要但不紧急的事排入日程知晓何时去做, 把紧急但不重要者交予他人, 把不紧急且不重要之事自清单划落。当认知更为清晰, 诸事各符其位, 生活秩序能提高效率节省时间, 让我们有掌控感, 意识到自己是时间的真正主人, 命运方向盘真在自己手中。
5.极简主义生活
养成为你腾出时间与精力用来开展更重要活动的极简主义生活方式, 比如那种能帮你更快做出服装选择, 节约挑挑选选耗费在穿搭方面时间的极简化衣橱。日常具备整理房间的良好习惯, 可避免偶尔几次大幅度折腾的情况, 习惯向来是节省时间的办法之一。数字极简主义为我们和科技之间营造出一种更健康且更紧密的关联。极简主义是以减少对无关紧要之事的担忧, 将有限时间和精力投入到更重要事情上作为核心的。
6.开发心流状态
心流理论所指的是, 一种这样的感觉, 即把个人的精神全然投注在某种活动之上, 在其产生的同时会伴有高度的兴奋之感以及充实之感等正向心情。心理学家把“处于如此环境”（in the zone）的这种感觉称作心流状态（flow states）, 其指的是, 当我们彻底沉浸于一项活动之中且能够较为轻松地完成它的这种状态（具体情况拜见《深度工作力》这本书）。
心流能让我们进入最佳状态, 进而提高关注度, 通过提升效率以节省时间。运动员或者音乐家在比赛或者表演期间经常得尽可能进入心流状态, 此状态是投入程度跟挑战难度的最优化。它要求一项任务既处于我们的能力范围以内, 不过依旧需要足够努力才可充分参与进去。
达到心流状态, 得有意识地耗费功夫去开展训练以及进行培养, 下面所提到的这些细微巧妙的方法, 能够起到一定的辅助助力作用:
-环境需稳定且合适。要是所处的环境温度太冷或者太热, 又或者异常嘈杂从而容易使人分散注意力, 这般情形下, 很难助力我们进入心流状态。
把身体调整到良好状态。睡一晚好觉, 而且吃得饱喝得足, 这般情况不一定就会促使心流状态出现的, 然而, 要是处于疲惫状态, 还有处于饥饿状态, 这么一来基本上是很难助力我们去达成目标的。
-听专注的音乐。合适的背景音乐有助于消除干扰并保持专注。
选合适任务, 攻克全新难题, 挑战极具难度之事, 几乎没法让人进入心流状态, 得选最适配你当下能力水平的任务。
7.对多任务同时处理说不
人脑没办法高效地开展多任务处理, 虽然如今好多企业老是要求这样的能力, 然而从科学层面来讲, 这并非是我们大脑保持高效工作的理想情形。当我们于不同活动之间变换注意力时, 我们的专注力在好多活动上跳来跳去, 这常常会致使效率低下, 甚至比逐个单独完成每个任务耗费更多时间。所以, 逐个执行单一任务才是较好的办法。
经由迫使大脑仅仅聚焦于一个任务, 以此来培育单任务的习惯, 令自身沉浸于当下这个任务其内, 直至此任务完成了之后, 接着再去推行下一个任务。
有例外存在于凡事之中呢。有一些不以让我们全神贯注为目标的活动, 像把洗碗机进行设置, 在跑步机之上开展跑步活动等, 这些都是凭借多任务处理进而提升一天时间利用效率的很好机会。语音识别以及数字技术的进步, 让我们在手和眼处于忙碌状态时, 也能够做到阅读还有回答消息, 一声Hey Siri把停下工作去操作手机的时间给我们节省掉了, 诸如播客或者有声读物同样是能充分利用琐碎时间的不错方式。
8.分批处理
经研究证实, 多任务处理往往比单任务处理的效率要更低。当我们大脑去操控不同任务时, 大脑需要持续进行调整, 即所谓的任务切换, 而这种切换会致使大脑产生厌倦感且变得低效, 进而耗费更多时间。
然而, 要是你针对那些需要具备相同思维方式予以应对的同类型任务展开分项处置, 那么方能够切实有效地完成多项任务, 且不会对工作流程造成中断。也就是说, 要使得你的大脑在一个时间段内仅仅聚焦于一种特色类型的任务。
有一种时间管理策略叫分批处理, 它能一次做完所有类似任务, 在此期间, 即在25到90分钟这段时间内, 能够令我们的大脑聚精会神全身心投入, 而这, 还是埃隆·马斯克（Elon Musk）用来战略性执行多任务时间管理的策略当中的一种。
分批处理任务的一些例子包括：
-在一天中的指定时间回复所有非紧急的电子邮件；
-每周固定好时间阅读本周书单；
-用专门的半天来接听电话或开会；
-在周日的时候集中烹饪一直想尝试的菜品；
-在几个小时内跑完这一周的所有外出差事；
-在每天结束的时候计划第二天。
要是想寻觅更多能够予以分类的活动, 那就写下一天以及一周里的全部常规活动, 将确定能够组合到一块的添加于一个任务框内。试着进行几次同时处理, 而且在必要之际重新去安排任务, 与此同时还能够运用番茄工作法去更快速地处理事务。
9.早起
清晨起床, 能够助你把时间拉长来, 在年龄相仿之人里率先突出。在每个天刚破晓时的时候, 于被电子邮件、会议以及电话以疯狂之势围攻之前, 你能拥有仅仅归自己的时间, 再度去仔细查看这一日的任务清单。
这个不显眼的过程, 能给你的一天提供能量, 还能保持内心平静, 它就是利用这段额外安静时间去锻炼, 去阅读, 去工作, 或者只为一天的工作做简单准备。
10.消除干扰
帮助我们针对自身行为, 展开理性思虑、作出决定的是量化时间。鲜少有谁会蓄意于Instagram上耗费时间, 然而时间就是这般于不知不觉间流逝了。当我们知悉浏览社交媒体究竟耗用了我们多少时间之际, 便会更清醒且心甘情愿地去破除这个习惯。
时间是由一分一秒层累堆砌而成的, 一般人每日于社交媒体上耗费超过两小时, 假定人的寿命大概为80年, 则总共会有6.4年被白白耗费, 明白确切知晓自身在何种事情上分心、耽搁时间, 如此我们方才有动力去做出改变。
11.哪怕走神，也要走得高效率
要是你确实完全不能够消除掉外界所带来的干扰阻碍, 那便尽量做到使之变成具有一定价值意义的干扰。把这些不良的习惯转变为能够发挥作用的活动, 进而在那些被无端浪费掉的时间里面萃取出价值。
比如你可以这样做：
盯着青睐的新闻站点, 瞅瞅有名的企业家, 瞧瞧兴许能给自身带来启发的博主。倘若你不由自主地摆弄手机, 好歹挑些有可能让自己有所得的信息来瞧。
于闲聊之际展开学习, 办公室里的八卦或许难以规避, 然而你能够凭借向团队成员问询他们当下正在阅读的书籍, 或者他们所从事的项目, 以此来向他们进行学习, 古人云三人行必有我师。
-观看纪录片来代替电视剧和综艺。
12.设置时间限制
越挨近截止期限之时刻, 我们的工作效率越显升高, 缘由是我们察觉到已然不存在时间再去分心了。于生活里, 我们能够借由设定任务的时间限定来模拟这般感觉。设定计时器用以生出紧迫感, 并且务必一定得在时间终结之前做完任务。
在此处, 我们能够运用番茄工作法, 它一般要求我们达成25分钟的持续专注状态, 排除掉所有干扰, 在这一时间段全程仅执行一项任务或者一批相关的任务。
当我们晓得仅需短时间去集中精力, 就会了解集中精力会变得没那么难, 就会更易于被激发专注力, 进而能更快地着手任务且一直保持专注。
13.勇敢说不
对错误的股票进行投资, 有可能致使你损失诸多钱财。同样的道理, 持续坚持错误的选择, 也会将更多的时间给浪费掉。这两者之间存在的区别是, 你一直能够赚取更多的钱, 然而你永远都没有办法赚取更多的时间。
高效能人士说的“不”比“是”要多（例如史蒂夫·乔布斯）。
你得对你自身所秉持的价值观以及优先考虑的事项承担起相应责任。然而，你根本没办法给吻合于你目标的全部事情都放行, 在你作出肯定答复以前, 恳请你向自我叩问三个问题:
我现在有时间吗？
别人可以做得更好吗？
我真的想要这样做吗？
实践造就卓越, 你无需应用以上全部这些时间管理策略, 挑选最契合自身目标以及生活方式的那些便足矣。
要记住, 追根溯源, 咱们的目标是从生活里获取更多乐趣。要是某些技巧致使你觉得不开心, 那么这对提升工作效率同样于事无补。再者, 倘若时间管理技巧带来的压力比它能消除的压力更大，那就舍弃这个再去寻觅另一个。时间管理属一个得反复试验的问题, 得在实践中不断尝试、摸索, 直至开发出一套最适配自己的系统。
虽是赚不来时间, 可它如海绵里的水, 挤挤便总会存在。运用最为合适的时间管理方法, 用以提高工作效率, 达成人生的目标, 且给自己“创造”更多时间, 去做真正期望做的事情。管好你的时间, 那便是管好你的人生。
