近来, 有关远程办公跟集中办公的对照剖析存在着诸多情况, 那么, 这两者分别具备怎样的特性、优点以及缺点? 我们又应当持有何种态度去看待这两种方式?
办公信息化普及的时间已经很久了, 远程办公在国外也有着早早就尝试过的情况。对于这次忽地突然而来的远程办公模式, 对于大多数中小企业来讲, 算是算作是一次措手不及的有着考验性质的情况了。
有着明显长处与坏处的远程办公, 对于个人说来最直观的好处在于, 拥有了更多能自由支配的时间, 自身处于一种像是半自由职业那样的状态, 时间能够随心所欲地进行自主安排, 进而极大程度地提升了工作时的幸福感受。
对公司来说, 另一方面的缺点, 它在于人员管理这一块, 由于互相间监督不到位, 所以就难以避免会出现人力无法掌控的现象。要改变这种状况, 除非大家都是那种具有高度自律性的优秀人才才行。
不管怎样, 远程办公所考量的关于“成员个体”的因素是比较多的, 同时, 这也是针对企业管理以及成员整体素质所进行的一种检验。
因为这次受到疫情极大影响, 为防止群体聚集状况之后出现交叉感染情形, 所以各大企业是只能去安排员工再次延迟上班, 员工需在家里通过远程方式协作办公, 如此一来, 身为远程协作的实践者, 现在就先来讲讲我司究竟是怎样远程办公的。
先说说我司是如何远程协作的
我公司相较于多数中小企业而言, 天生便拥有远程办公基因, 公司于国内存在多个办公地点, 平日里的办公协作模式乃是多地办公, 因而存在多地协作情况下的办公场景, 所以此次要求即便在家实施远程办公也能够快速步入状态。
除了天然存在的多地办公环境之外, 还有一个优势, 这个优势能帮助我们快速适应, 那就是, 在日常办公的时候, 我们使用的是公司自研的协同软件。
话说是什么叫让工具把事情做好, 那肯定首先得让工具锋利, 这个软件刚出现的时候, 就是奔着解决像咱们公司这样, 有好多办公地点, 还得有秩序去管理的公司去的, 软件的变化历程, 一开始只是为了解决公司自身的异地交流问题, 后来, 由于有了企业使命感, 所以就决定去变动产品定位, 把服务的人群给扩大, 去服务更多那些需要信息管理的中小规模企业。
软件开发直至如今, 已然大体具备了远程协作的某些核心场景, 这些场景涵盖消息、文件、任务分配、跟进、待办项以及项目管控 只是刚刚前不久上线了考勤系统, 要是再早些时候 那在这段时间它就能很好地发挥作用了。
聊聊痛点, 相较之前的办公模式而言, 较为显著的缺点是人员管理, 所涉及的模块主要存在考勤管理, 以前上下班能够借助打卡精准记录考勤, 在转换成远程办公后, 依靠硬件考勤设备来记录管理考勤就变得不切实际了。
一、远程办公的体验究竟能有多“因人而异”呢? 其一, 就我司所采用的远程办公模式而言, 在家进行办公时的感受, 仅仅只有两个字, 那便是: “自在”。
于理想态势之下, 则能够自行去分派时间的颗粒度, 进而去开展自身想要去做的各类事情, 从整体方面而言, 精神层面上是颇为放逸自如的。
上下班的通勤时间能够省去, 迟到早退的问题也无需担忧, 从起床之地到办公桌的距离不到20米, 早晚高峰不用操心, 长途往返奔波也不存在。
早起之后, 能够以优雅从容之态享用一顿早饭, 瞧瞧早间的新闻资讯, 倘若可以出门, 还能够去跑跑步, 待回来洗完澡, 便能即刻进入办公的状态。
到了中午的时候, 能够一边吃着饭一边去看一会儿电视, 要是公司所规定的中午休息时间达到两小时的话, 与此同时, 还能够躺到床上小睡那么一会儿。
工作之时, 若觉疲惫, 能够起身踱步, 能够逗弄猫咪, 能够戏耍小狗, 能够同家人交谈, 舒缓舒缓精神。
自己能够在工作之际营造出契合自身的办公环境，借此提升专注力以及工作效率, 就算当日工作内容繁多, 加班时间较晚, 也无需担忧打车方面的问题, 到了相应时间便能够去洗个澡然后直接睡觉。
总之一句话：真正做到生活与工作无缝衔接，幸福感倍增。
2. 之上所说的这些“自在“所涉及的条件, 针对别的他人而言, 更近似于是那种颇“磨人”的微小日常光阴。
那种起床就犯拖延病的情况, 明明是9点上班, 却一直拖到8点59分才起床, 然后没精打采地走到电脑旁边, 去完成报到打卡这一系列动作。
家里有孩子、有小动物的，时不时会受到“甜蜜的打扰”；
妈妈们会一小时三遍问自己饿不饿，中午、晚上想吃什么…；
垂下头瞧瞧自身的肚子, 仿若又增添了一圈脂肪, 呈现出一种实在是又喜爱又憎恶的模样。
综合各种原因，一天下来，工作没做多少去感觉自己很忙的样子；
总之一句话：想去上班，去公司上班的那种。
远程办公模式在不同企业、根据企业劳作特质呈现出各异面貌, 故整体效率有所差别；其亦会因个体情况而起变化, 对某些一贯擅长自我约束之人, 远程办公之形式能使彼等更高产, 但对于部分本身需外界管束之人, 倘若人员管控举措不足, 便会肆意放纵自身, 致使既定任务出现延误, 进而直接对个人成果以及公司收益造成影响。
当然, 就我个人而言, 有着更多的是那种“自在”之感, 并非源于有多自律, 而是在于环境干扰相对较少, 并且更为关键的是, 我们公司的协作形式着实也为我们把体验给予了不少提升。
二、跟远程办公相比较而言, 线下集中办公所具备的那些隐形优点都有什么呢? 其一, 是沟通效率。
工作性质致使需频繁沟通, 这是远程办公所具备的天然不足之处, 即便网络极为发达, 视频会议动用5G, 然而其效率依旧比不上现场参与, 这种体验近乎于某些培训机构的网络授课与面授体验那般, 一般是面对面沟通之时效率方能更高。
并且, 尽管众人所运用的皆是体验超棒的远程视频会议软件, 然而好多人在开会之际通常一般不会把那 “乱糟糟房间形象展示给同事瞧瞧的, 摄像头一关, 静音开启, 自身要做啥就做啥, 会议的主持人根本根本清楚知道不了与会的人在此之时都在做些啥的了, 自然而然会议的传达效率可想而知的啦。
2. 协同能力
实行远程办公, 自然难以避免的会出现人员管理失控的状况, 原因在于没办法跟线下办公那样直接进行监督, 可以有这样一系列棘手之处, 很多时候, 当需要协调工作之时, 却找不到相关人员前来。再加上手机很存在易于瞒谎遮真相像而带来迷惑不清之感, 哪怕电话沟通可接通, 对方也能够编造个理由来推诿应付一下, 如此这般就间接致使成员素质没办法做到客观公正地去评估了。
身为产品经理, 日常工作里总归会涉及讨论需求, 进行需求评审, 还要做原型评审, 开展技术开发, 以及跟进需求等等, 这些工作内容都需要通过一场或者是几场能够快速沟通且达成一致意见的会议来完成, 然而很明显地, 在线上做这件事是不太可行的, 先不说别的, 仅仅是组织参会人员这一项, 起码就得10分钟往上走。
3. 团队凝聚力
线下集中办公具备这样的益处, 那便是人们在碰到任何问题之际能够随时随地开展沟通, 能够彼此见证所有人的努力瞬间, 不管是身处公司内部之时, 还是处于外出聚餐期间, 如此一来便能够极大程度地提升公司人员之间的凝聚力。
大伙能够围坐一块儿, 就着水欢谈议事, 可以一同碰撞出超绝妙的那种产品创意, 另外呢, 还该在面临为设计师于其屏幕边, 恩在这得这么提提供那个建议这状况下, 于碰到特别应需求那般形势之际得以做到至技术大佬位置处开展所谓的“结对编程”, 如此这般重复多次之后, 于企业范围内, 成员间所具备的凝聚力会得到极大提升状况下, 整个团队如此, 甚至公司的氛围也会变得特别活跃起来。
4. 运营效率
企业经营中, 效率是第一生产力, 上面所讲的沟通效率, 以及协同能力, 还有凝聚力, 共同构成了办公室集中办公的主要优点, 这几点经整体融合后, 便体现在了公司整体的运营效率方面。
企业主乐意瞧见员工每日一块儿愉悦地开展工作, 乐意瞧见员工针对自家产品或者运营去商量策略, 讨论得难解难分, 坐在一块儿要是有啥问题能够随时进行沟通, 随时予以解决, 整体的效率的确会提升许多。
除了因企业性质致使无法远程并且高效办公以外, 以上几点同样是国内远程办公始终没有普适的缘由, 而就企业主而言, 这些缘由好像比租赁办公场地以及置办硬件设施等所引起的经营成本要重要许多, 需要留意的是, 这里所说的经营成本是由租赁办公场地以及置办硬件设施等行为导致的。
三、替代线下办公，远程协同需要哪些场景？
身处于为产品所主导的公司之中, 身为这公司里的一名产品经理, 平日里的工作内容, 主要是针对产品展开策划, 这其中涵盖了需求管理方面的事项, 包含原型策划一系列相关工作, 还有关于团队管理等一系列的工作。
其中工作内容一般都得协同、同步去沟通, 像需求管理, 先以表格形式收集需求之后, 再做优先级排序, 接着同步给成员知晓；原型策划, 自己在本地策划完毕后, 要提交到团队文件以供评审；团队管理主要是任务分配、成果验收以及任务跟进。
前段时间, 远程办公计划开启之际, 诸多SaaS产品顺势展开营销, 纷纷宣称自家产品可为远程办公呈上完美的解决办法, 那么紧接着就来讲讲自己置身地使用自家协同软件“115组织”于家中开展远程办公的某一日, 与此同时, 暂且撇开系统角色的具体细节, 瞧瞧协同软件在远程办公模式下应当具备哪些核心场景:
1. 考勤管理
之前提及了, 这般办公形式的最大弊端所在竟是人员管理, 其最直接的体现形式便是考勤出勤状况, 跟多数公司相同, 遭受着考勤管理的难题。我司的软件考勤亦是过年那段时间才上线的, 由于牵涉到配置, 因而尚未开始投入使用, 因而可以干脆不用打卡。
可然而考勤并非是目的, 仅仅是被用以管控公司运营效率的一种途径, 是用来对企业成员加以约束以便能够在合理的时间达成合理的产出, 那么倘若撇开考勤打卡这一层面的束缚, 究竟运用怎样的方式才能够确保公司的运营效率?
2. 任务管理
若不打卡监督便难以落实实行, 得依靠任务精细化管理来加以管控, 因属异地且是自家, 故不知下属、同事是否偷懒, 然而公司既要维系效益, 亦要兼顾员工可自由的办公情景 , 进而会采用这些细致复杂的管理手段以求平衡。
于是乎, 一个堪称理想的办法便是任务精细化管理, 先是规划当日任务, 接着由管理层予以分解, 进而分解至每个人的合理且固定的任务量, 借助设置任务起止时间等项目信息来把控任务进度。于任务管理期间, 能够运用产品里的“事务模块”去分配与管理任务, 并且还能够在任务之下回复每日的任务进度。
远程办公的场景之下, 对于员工工作过程的管理基本无法达成, 所以必然只能以结果作为导向了。与此同时, 当任务分配已然完成之后, 要是老板或者领导生出想要了解员工任务进度的想法, 那么能够借助项目管控去进行查看。
3. 视频会议
存在一些办法, 能够较大程度对员工行为予以规范, 并非仅限于任务管理的方式, 像是开展早会, 或者举行定期视频会议。
在之前的某一段时期之内, 正在开展敏捷项目开发的时候, 领导惯常有短期的早例会, 借助早会来讲讲已经完成的项目进度以及当天的工作计划, 可是这样的形式对于在同一个办公地点的情况而言效果会显著突出, 要是处于异地的情形之下, 那么效果就不太理想, 所以只能去施行远程视频会议。
若要借助远程视频会议的方式, 来高效地处理这个场景, 便会牵扯到通话质量、人员及时抵达等问题, 视频会议之前需预先约定好, 不然效果依旧会大幅降低。
4. 即时沟通
工作时段必然会有沟通需求, 要跟技术方面交流, 要和运营方面交流, 要与上级以及下属交流等等, 理所当然少不了即时通讯系统, 这同样是许多协同软件都必备的基础功能构成部分, 进行聊天不算困难, 然而于聊天之际怎样高效地将任务、文件之类运转起来就并不简单。
正如要和同事对接一项任务, 这边需要对方去查看该任务, 同时还得获取与任务相关的资料信息, 另外还要将文件发给某位同事, 以便其进行查看修改。
当下于运用“115组织”之际, 能够借由发起任务, 接着开展转发操作或者添加相关人员的方式, 去同步任务信息, 其优点在于信息能够依据任务予以分类整合, 在查找时能够凭借任务点关联至任务角色。
存在的不足是, 部分协同表格文件尚不支持在线编辑, 得借助第三方平台才行。然而, 此情况对于产品经理而言, 还算不上是痛点, 毕竟较为高频发生的工作事务是运用Axure绘制原型图, 绘制完毕后能够上传至Git, 接着共享链接以供查看, 有需求时还能召开视频评审会议。
5. 搭建工作环境
多数公司都有这么个必备的操作, 不少公司鉴于信息机密等缘由, 针对重要文件, 不会运用过于开放的平台去管理数据, 反而常常自行搭建或者开发自身的工作环境, 以此利于线上协同。我司也遵循此例, 在正式工作开启之前, 要连接公司vpn, 以便可访问公司内部信息。
6. 文件管理
上面提及的IM系统, 于日常远程沟通之际, 各个部门、各个工作群常常需于群内发送各类文件, 若未加以分类, 那么往后便极难找寻出来。针对此问题, 我司的软件能够依照群聊自动生成群文件实施管理, 甚至还能够依据部门生成文件夹, 用以管理某些正式的文档。与此同时, 所设置的群文件, 还得具备加密权限, 用以防止重要数据出现泄露。
7. 其他
不光有上述的那些系统模块, 还有招聘功能, 有记录功能, 有资讯功能, 有圈子功能等, 专门为中小企业营造办公氛围, 并且助力企业组织实现高效管理。然而这类系统置身于当下远程办公模式里, 却并非核心的使用场景了。
于当下远程模式之际, 最为合适的SaaS产品, 其一能够针对核心场景给出高效的解决办法, 其二借助软件服务供给跟市场需求的精确对接, 化解了供给侧、需求侧的矛盾, 也就是说需求侧企业所需要的是精细化的科学管理, 而供给侧能够给予解决措施从而获取商业价值的情况。
四、最后说几句
不管是怎样的企业, 当意外出现的时候, 都得迅速寻找到契合自身企业运营的模式。说到底, 在远程办公的情形之下, 最需强化的是任务管理模式, 怎样能够实现精细化, 又能做到合理地分配任务, 另外还可以高效地跟进以及管控结果。公司经营的实质并非在于人员管理, 而是运营方面的产出。
不管怎样, 这场远程办公的契机, 已然或多或少见促使企业与个人去寻觅更适配自身发展的办法, 身为企业, 似乎能够有机会构建起更理想的协作模式；身为个人, 我们在体验着远程办公给予我们的漫天繁星, 只是同时对于作为企业一员而言, 首要务必做到的, 是在于公司的规范之上认认真真。
