中央纪委国家监委网站 管筱璞
春节假期过后, 为了阻断病毒传播方面可能性, 好多企业比如阿里巴巴、腾讯、华晨宝马、恒大等纷纷延迟复工, 字节跳动更大幅度推迟到岗时间, 要求员工返京隔离14天之后在2月26日到3月1日期间到岗上班, 智联招聘所做调查显示, 只有将近六成企业在2月3日复工。
与此形成对应情况的是, 百度所发布的《新型冠状病毒肺炎搜索大数据报告》表明, 在最近30天时间里, 远程办公的需求呈现出环比上涨663%的态势, “云开工”已然变成了主流。远程在线这种办公方式, 它原本属于小众类型的办公方式, 现在正逐渐成为特殊时期众多人去开展工作时的日常选择形式。
超越空间限制，节省通勤时间
2月8日晚上7点半, 北京京师律师事务所的律师王辉, 身着正装, 在家中, 为网友带来了一场公益讲座, 名为“疫情防控下如何保护好劳动者合法权益”, 当时他提到, 各位网友, 大家好, 非常高兴在这个特殊的时期和大家通过网络见面, 就大家关心的劳动法问题进行交流……。
处于特殊时期时, 王辉的工作存在着变化, 同时也存在着不变之处, 变化的方面在于工作内容, 原来是通过线上线下多种方式与客户进行沟通, 处理案件, 还要上庭, 如今转变为仅和客户进行线上沟通, 进行写作, 开展备课以及讲课, 而不变的则是工作时间, 每天依旧维持在13个小时左右。
王辉当下已大体适应了远程办公, 他说一般的沟通工作自己能够胜任, 并且也基本上能够达成既定任务。虽说沟通效果比不上线下, 不过在寻找到一款适配自身的“生产力工具”Zoom之后, 情形有所改进。王辉还表示, 这款软件不但音质清晰, 而且同时还有在线录音、麦克风静音等功能, 对于提升会议效率、会后资料整理等方面都有着一定程度的益处。
进行采访期间, 多数人认同远程办公具备超越空间限制、节省通勤时间这样的天然优势。对于一线城市来讲, 要是拥有充足的自律意识, 那么每天起码能够节省2个小时用来工作, 并且还能够兼顾家庭事务方面的处理。
招商证券的研究报告表明, 历次危机都会促使新的行业风口出现, 在此次疫情爆发以后, 企业对于远程办公的需求急剧增加, 相关服务商借此推出了有一定时长的免费措施, 从而加速培养用户习惯。有业内人士称, 即便疫情结束, 远程办公同样是未来的发展趋势。越来越多跨地区的团队协作, 以及总部与分部的日常往来, 都催生了远程办公的需求和场景。
极具代表性的是, 字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣透露了“健康报备”应用的开发过程, 公司动用了数十人, 在数十个城市进行远程联动, 在线协同办公, 像用文档拆解任务步骤, 借助排期表使每个人能看到任务进程, 还通过各种反馈群, 吸纳大家的意见。
去到最终的版本当中, 每一天都会存在一个机器人去提醒填写健康信息, 一旦没有及时进行填写, 便会反复予以提醒, 如果依旧没有填写, 将会加急做出提醒 团队领导同样能够看到团队成员的填写情形, 并且还能够对他们进行提醒, 促使其尽快填写 在两天之后, 应用正式上线, 全公司5万名员工的填写率快要接近百分之百 “置身快速响应的背后, 实际上是字节跳动对于工具的投入以及应用 谢欣如此认为。
管理沟通效率面临挑战
在北京地区, 有一家名为龙观科技集团有限公司的企业, 它所处的位置是海淀区的中关村软件园, 鉴于该公司员工返回北京的实际状况, 当下主要是以居家办公这种方式来开展工作。
公司董事长高盛琳告诉记者, 我们公司主要是为中小企业供给双创服务, 绝大多数工作要见面沟通, 所以当前在线办公是以强化内部管理的事务性工作作为主要内容, 都是我们平常业务忙碌时没来得及去做的一些细节性工作。
按她的看法, 远程办公存在着短板, 其中之一即为沟通成本上升。虽然每天都会给众人安排能够量化的工作任务, 而且按天验收工作, 然而和面对面沟通相比, 线上办公的沟通不怎么便利, 还欠缺激发性与延展性, 像是公司有一项为企业提供品牌策划工作这样的服务, 这需要团队一同进行“头脑风暴”, 在讨论期间相互激发灵感、拓展思路, 可目前群内开会以及视频会议的效果都并非很理想。
高盛琳的工作节奏被疫情给改变了, 以往, 她一年之中三分之二的时间都在出差, 去考察各地各个方面状况, 就关乎项目的事情展开洽谈, 促使其落地, 还引导相关企业把资金进行投入, 剩余三分之一的时间用来对接不同地方来北京考察的人员, “目前的情况下, 各地都在全身心投入疫情防控工作当中, 产业发展项目都缓慢的推进, 我们对外仅仅能够推动收集以及提供文字信息之类的工作, 去进行一些前期的铺垫以及准备, 内部管理借助在线办公的形式去提升自己, 做好充分准备”。
“内功”，她所讲的, 涵盖内部管理流程梳理, 考核激励机制健全, 全员培训全岗位工作内容, 优化公司网站及官微等宣传窗口。“我要对员工负责, 不能坐以待毙。”她这般讲道。
高盛琳身为一位职场妈妈, 在谈到家庭所带来的干扰时, 她毫不隐晦地表示, 多少是存在一定影响的, 因为孩子年纪尚小, 还不太懂得事理, 所以没办法跟之前一样进行满负荷工作。和其他有着相同困扰的母亲相同, 她采取的应对办法是提升效率, 在保证质量与数量都能达标的前提下, 尽可能去压缩工作的时间。
远程在线办公并非对所有岗位都适用, 医疗检测行业研发人员朱先生持有这般看法, 远程办公, 也许仅契合某些行业的部分岗位, 对于那些得用各类设备实施实验、检测、生产的人员来讲, 压根不太能够推动实际工作开展, 对于财务、行政等需提供后勤保障的人员而言, 同样无法长期依靠远程办公, 然而, 对于企划、知识产权、项目管理等人员而言, 影响相对较小。
自律专注缺一不可
提到远程办公, 美国的Automattic公司是不能不提及的, 它自2005年创立, 15年来一直坚持远程办公, 该公司旗下有着全球使用量排名首位的网站构建系统, 去年11月, 其公司估值达到了30亿美元, 1100名员工分布在全球75个国家，出于避免浪费、节约成本的缘故, 公司仅有的那一间总部办公室已于2017年关闭了。
公司针对员工, 表现得极为大方, 新入职的员工能够获取2000美元用以改善自身办公环境, 员工要是发觉在共享办公空间或者咖啡厅办公效率更高, 那么, 公司会给予租金补贴或者为饮品支付账单。
公司创始人马特·穆伦维格觉得, 远程办公于Automattic能够绝佳运行, 关键缘由是公司具有平板式的管理架构以及百分百的透明度。所有跟工作有关的对话、文件、会议记录还有培训, 都是对全公司员工可见的, 如此能够在最大程度上防止远程交流可能引发的摩擦与误解。
他有句口头禅, 那就是“你能够晚起, 你能够去打高尔夫, 接着从凌晨2点开始工作直至5点, 关键的问题在于你究竟做了些什么? ”于这家公司而言, 就算远程工作不存在考勤情况, 工作时间也并非固定不变, 然而最终, 每个人的表现都得依据结果来评判。
《5分钟商学院》的主理人, 身为商业顾问的刘润作出介绍, 在家办公, 也就是work from home, 简称为WFH, 在好多公司, 特别是美国的公司当中是比较常见的。跨国公司的办公室彼此之间原本分布得就相对较远, 所以团队之间的跨地域远程协作, 是极为重要的一项基本技能。
怎样去克服远程办公给管理以及沟通效率造成的挑战呢? 刘润给出了他自己的建议。对于公司来讲, 要增强定期沟通, 推行早会制度以及晚报告制度。大家在同一个时间段开始上班, 才有彼此协同的根基。即便是远程工作, 仅仅是工作地点发生了变换, 工作时间段实际上并未改换。与此同时, 将目标分解成为任务, 每天的任务一定要执行得十分到位。除此之外, 公司得给大伙准备好线上协作工具, 像是微信、企业微信、钉钉这类即时沟通工具, 能支持多人同时于一篇文档上进行修改的文档工具, 以及可完成一个项目管理任务的协作工具等。
对员工而言, 刘润给出了三点建议, 其一, 要准时起床, 把正式衣服换上, 借由仪式感来提升协作效率；其二, 需把家中办公区域与休息区域分隔开来；其三，要分清工作时间和休息时间, 能够运用番茄钟工作法等去提升效率。
