王桂霞
在最近这几天, 有一个叫做发现很多大学生都不太懂得怎么去遵守使用电子邮件的规则这样的话题, 登上了网络热榜的话题榜单, 这个举动在网上引起了非常多的网民大家的热烈讨论和说法表达, 有很多不少网友都表示出了一种非常坚定的态度和建议说, 强烈地提议要把有关怎么正确使用电子邮件的行为规范和要求, 添加到学校里面去教授的课程体系当中去, 还有很多的网友比较直接地说出了这样的话, 表示说当自己是第一次动手去发送电子邮件消息的时候, 会通过各种各样的网址在线平台去到处搜索找寻那种现成的范例样板, 还有人说了自己从小到大在日常生活中进行沟通交流, 基本上都是靠着手机里的某某聊某某信这两个应用软件来进行的, 对于那种比较规范的比较正式的电子邮件使用的礼节和规则这件事, 真的是没有任何人来教导过啊。
现在的人, 从学校毕业之后进入到工作岗位里面去, 电子邮件这种东西, 是很多人每天都要用到的沟通办法。但是呢, 因为现在那些能马上聊天的软件特别火, 所以有一些大学生, 他们对电子邮箱已经不太熟悉了。
有的人, 不会操作邮件这个功能, 有的人写不出符合规矩的信件, 更有人, 连邮件到底是个什么东西都不知道。
有的大学生把在社交媒体上那种比较松散的聊天习惯, 直接原封不动地用到了写电子邮件的场合里, 结果写出来的邮件没有标题, 也没有称呼, 还没有落款, 内容说得特别口语化, 整段文字一点逻辑都没有, 甚至还会经常出现标点符号用错、字句混乱、忘了附上附件、或者是重复发送这类很低级的失误。
在工作的地方, 电子邮件这个东西, 它并不仅仅是用来传递信息的一个简单办法, 它还是展示一个人什么样的素质、有什么样的职业态度、做事情能力怎么样的第一张名片。
如果是大学生从学校毕业走到了职场里面去的话, 如果不重视邮件, 甚至都不会使用邮件, 那么肯定就会造成比较明显的、个人素养上的缺漏或者不足之处。
并且, 学校的环境和社会工作环境在沟通的规则方面存在着特别大的不一样。在校园之中, 老师和学生之间进行对话, 或者是同学彼此之间进行合作的时候, 对于错误的容忍程度通常是比较高的。如果出现了稍微一点的瑕疵, 或者使用了比较随意自由的表达方式, 这些情况大多数都能够获得谅解和宽容。
但在需要报送求职材料的时候, 在与别的单位进行商务对接的时候, 在向重要的上级请示工作的时候, 大家核心诉求是内容能够留存下来, 流程能够追溯到底, 权责的边界必须清晰。电子邮件是职场里面通用的正式书面载体。它会贯穿在实习求职、工作对接、学术交流以及商务合作等各种场景之中。
使用电子邮件有利于更好地实现上述那些诉求。这跟即时通讯那种偏向私人的性质不一样。电子邮件自己就带着一种正式的味道和严肃的态度, 还具有留存的特性。所以, 每一封被发出去的电子邮件, 都会变成一种可以被追溯到的工作记录, 同时它也在勾勒出别人对你的第一眼的印象。
有说法指出, 有些人并不明白为什么非要拘泥于邮件的格式、措辞以及细节, 实际上, 邮件礼仪具备能够对齐工作规范的功能, 也具备提升沟通效率的功能, 它还表现出对他人时间的尊重, 同时也表现出对工作边界的敬畏, 这也算是个人靠谱度的直观体现, 一封条理清晰的邮件如果还能保持礼仪周全, 那它根本不需要任何多余的言语, 人们就能从中感受到发送者那种认真的态度, 也能看到那种克制的气质, 同时还能察觉到那份专业的水准。
长期以来, 校园教育方面是比较侧重于专业知识的传授和应试能力的培养的, 相对的, 就忽略了对职场通识素养的赋能了, 也较少去系统地培养职场基础沟通礼仪方面的内容。
这就导致了一个现象，有一些学生在走出校园之后, 虽然他们在专业成绩上是亮眼的, 却在基础的沟通细节上面容易出问题, 明明是能力出众的那个人, 却因为礼仪的缺失, 而错失求职、深造、工作这些宝贵的机会。
所以, 网上那些朋友都说把发邮件的这个礼貌给加到学校课程里面去, 这事儿并不是在那儿没事找事瞎操心的那种小题大做, 而是符合咱们现实生活里那个实际需要的、理智的一种声音。
你看, 发邮件的这个礼仪, 看着像是些零零碎碎的、没什么大不了的小规矩, 但实际上它却是年轻人进入工作岗位以后上的第一课。学校那边, 可不能只教年轻人怎么写好那一封邮件就完了, 还得鼓励着大家养成那种说话办事有规范、懂得尊重别人、做事情严谨仔细、还有对职业有一种敬畏感这种好习惯的。
这份细致劲儿、那种克制的态度, 还有那个分寸感的拿捏, 不光是用在那个邮件沟通上面, 还会在接下来的所有职场沟通里头、所有人际交往之中, 以及在工作实践里, 都一直贯穿下去。
当然啦, 想要补齐邮件礼仪方面的短板这一点, 咱们可不能光指望课堂上的那些教学, 同时也需要大学生们自己动起来, 主动跨出自己那个舒服的圈子, 打破那种碎片化沟通的习惯, 自己去学习职场的基础礼仪, 从头开始做起, 从每一天都做起, 把每一次正式沟通交流的事情都当成大事来看待。
在运用电子邮件进行工作的时候, 你要切实地把标题规范出来, 把表述弄得精准一些, 把落款给补完整, 并且还要去认真地核对一下信息, 要把那种随随便便、敷衍了事的沟通心态给摒弃掉, 要用一种严谨的态度的专业的一种态度, 去写好每一封发往外界的邮件, 去对待每一次在职场里面进行的交流过程。
我们要把“邮件礼仪”这张课补上, 这样做是为了拿出一个专业的姿态, 展现一种得体的个人素养, 还要稳稳当当地接住职场成长里的第一棒机会, 目的是要让每一封发出的邮件, 还有每一次进行表达的过程, 都能够变成让自己增加分数的名声。
