什么是团队协作？
团队协作, 它算是一个动态的过程, 在这种过程里头, 每个人是天衣无缝地团结在一起的, 大家都在为了实现共同的目标或者是完成共同的任务, 而一直在努力。
这种合作上的努力, 是涉及到了团队成员之间各种各样的技能和资源的协调和整合的, 这样做, 就能以超乎寻常的那种效率和效果来实现目标, 从而就超越了个人孤立努力的界限。
实现团队合作成功的核心因素在于存在共同的绩效指标以及指导原则, 因为这些事物能够大幅度地促进沟通和增进团队协作。
那些把团队协作视作基本准则的组织, 在制定相关的协作规范的时候, 必须认真地考虑到技术、沟通方式以及公司文化这些关键方面的影响。用这样的方法来进行操作的话, 就能够明显地把团队协作这种工作状态和单纯的针对任务或者项目的集体性努力区分开来。
在不断变化的环境当中, 尤其是为了应对 Covid-19 大流行病以及由此引起的后续封锁措施, 支持远程进行团队协作的技术已经成为一种关键的趋势。这种转变把团队协作的定位放在了全球企业的核心主题上面。
要值得注意的是这一点, 因为《财富》商业洞察发布的一项预测显示, 团队协作软件这个市场会有一个大幅的增长状态, 它的增长情况是从2021年的170亿美元左右的状态开始变化, 然后会一直增加到2028年时的接近于410亿美元的规模。
这种明显的数据变化凸显出了一个事实, 那就是团队协作所具备的重要性正在不断变高, 这种重要性已经不只是一个关于项目管理的技术范畴了, 它更是一个会在能够预见到的未来时间里, 推动企业实现最终目标的重要技术工具。
团队合作所包含的主要内容, 大体上是包括以下几个方面。
无论是在商业领域, 还是在研究、教育以及社区项目等等这些地方和场合, 团队协作那件事都是完全离不开的。它可以把团队里面不同的成员各自拥有的技能和各自的观点全都利用起来, 从而让生产率得到提高, 也让创造力有所提升, 最终使得整体的绩效变得更好。
协作工具这种技术, 还有项目管理软件那种技术, 再加上通信平台这类东西, 它们在促进和支持团队协作方面所起的作用是非常关键的。这种情况在远程或者分布式的整个工作环境里表现得更加明显。
团队协作的 7 大优势
我们先是大致地把什么是团队协作这个事情给了解清楚了, 然后呢, 咱们就接着深入去探讨探讨。大家要知道团队协作为什么在 2023 年这个时间点上显得那么重要才行。另外, 咱们还得看看它作为一种协作的方法, 是怎么给整个企业带来好处的。这些好处主要体现在能够帮助整个企业更好地把目标给实现出来上面。
1.我们要增加员工与员工之间的接触。
在如今这种混合办公模式与远程办公并见的状况下面, 甚至连在单位内部坐班工作的员工, 也常常是各管各的、各自忙活各自的。这种情况使得大家多多少少都有点孤立无援的感觉。
不管大家是在什么地方进行工作, 人跟人面对面地进行接触与交流, 这对于任何一个组织想要在一个十分健康的、良好的工作环境里顺利运行这件事情来说, 都是绝对不可或缺的、绝对必要的条件。
通过团队协作, 能够直接地推动员工彼此之间的互动与接触的增加, 同时也去鼓励一种更为友好的关系的存在, 并在整体上有助于创造一个在工作环境方面显得更加具有协作性以及配合性的氛围。
2.更高效的项目管理
在管理现有的项目, 同时也吸收新的项目和任务的时候, 协作性更强的团队也会显得更有效率, 因为团队成员之间已经了解了彼此的角色和各自的职责, 所以在合作的进程中往往会能够自给自足, 不需要管理者进行干预, 而且工作效率还会更高。
事实上, 根据福布斯杂志的报道显示, 团队协作能够使员工的工作效率获得提升, 其提升幅度可以达到百分之五十, 这一结果相较于那些孤军奋战或者单独工作的员工而言是更为显著的。
3.努力采取有效措施, 去提升员工个人的满意度。
团队合作这件事, 它带来了员工之间的协作, 但是, 它并不能把这员工的个人贡献给抹杀掉。员工身上还是有他个人的衡量标准的, 虽然这个标准可能反过来会跟那个更大的团队目标, 或者是组织目标挂上钩, 可这成功的衡量标准, 它归根结底还是算个人的。
这样一来, 这员工既能够把自己那股子个性给保持住, 同时也能够让自己成为那更大范围的一种更具协作性的工作当中的一个部分。在一般情况下, 和别人一起干活, 这事情还能够帮到员工, 让他们因为自己有特别的本事, 就能受到那些同事还有领导的注意, 然后能够获得到认可这个结果。
通过进行团队合作, 来把个人想要达到的目标跟团队想要实现的目标之间的平衡给找出来, 这样的话, 是可以让员工的自信心得到提高的, 同时也是能够让员工对公司的满意度也得到提升的。
4.技能共享以及能够发现那些潜在的, 或者说是不明显的, 优势。
那些和旁人说过话的人心里都十分清楚, 其他人往往就足以变成发现自身力量的一种核心动力所在。
比如说, 在一个充满创意的团队里头, 作家在和设计师一块儿合作去完成一个项目的时候, 说不定就会发觉到自己还有潜在的设计天赋。再或者, 像是一名计算机程序员这样的人, 他, 也有可能成为一个非常出色的项目经理。
这并不一定需要达到非常宽泛的程度, 在具体的实际情况里, 有时我们所进行的共享行为, 其内容是针对一些相对较为细小的技能领域展开的, 而这些被共享的小技能, 往往包括像设计快捷方式、流程管理操作技巧以及软件的具体使用办法等等。
5.找出弱点
团队合作这件事, 会把个人的长处和短处都暴露出来, 也会把团队的优点和缺点都摆到大庭广众之下, 它可能会和一些宏观的组织问题扯上关系, 比如你招来的员工根本不适合当下这个团队的结构、用来促进沟通的技术工具不够充足、没有建立起正确的员工管理和衡量标准。
同样地, 也可能存在着一些小得多的团队问题或者是员工个人层面的问题, 比如你没有设定好准确的交付预期, 又或者团队内部出现了资源挪用的状况。
不管所发现的问题究竟是什么样的, 通过团队合作来发现这些问题, 总归是比没有发现问题而导致产生损失的情况更加要好一些。
6.更加面向未来
如果我们去讨论大流行病这件事, 它所传授给企业的经验教训之一, 就是必须要具备一个相互协作的环境氛围, 因为拥有合作精神的团队在面对突发紧急情况的时候能够处理得更加妥当, 同时还能灵活地适应和吸收那些发生变化的业务目标需求, 最终使得企业能够在整个过程中避免产生任何不必要的混乱局面, 并且实现平稳无干扰的发展方向调整。
在 2022 年, 未来的工作岗位形式很可能将会是混合办公的模式, 或者干脆就是完全处于远程办公的状态。
不论大家身处的是哪一种形式的混合工作场景里面, 团队之间能够进行协作这件事, 对于数据管理方面来说是非常重要的, 对于企业的业务运营情况来说也是非常关键的, 当然, 最终的成果交付环节也离不开这个因素的支持。
7.实现灾后恢复方面的进步, 以及增强业务连续性层面的表现。
协作团队可以更高效、更安全地管理企业文档、公司资产和数据。因为协作协议已经到位了, 所以这些团队还能更快地应对软件威胁和公司紧急情况。这就意味着, 如果在发生了商业方面的变化或者是自然灾害的话, 企业的连续性将比那些缺乏协作的组织拥有更大的机会。
想要去更多地了解一下, 这个关于什么是远程协作的具体含义。
十大团队协作范例
在多种专业场景里头, 团队协作这东西简直就是必不可少的存在, 而且它的表现形式那叫一个多种多样。接下来, 咱们就来摆一摆在不同状况下, 团队是如何进行协作的一些具体例子。
1.项目管理
2.医疗保健
3.市场营销
4.教育
5.远程工作
6.创意艺术
7.研究与发展
8.客户支持
9.非营利组织和志愿服务
10.制造业
以上这些, 仅仅是少数的几个例子而已。团队协作这个东西, 其实是摆在很多不同行业里面, 并且作为那些专业工作当中的一种最基本、最基础的要素存在的。
Effective collaboration often involves clear communication, shared goals, and the use of collaborative tools and technologies to streamline work processes.
我们要来谈一谈, 究竟应该如何去改善团队之间的那种协作关系, 这里列出来了十五个最好的实践方法。
1.制定出明确的, 可以让大家一起去完成的, 关于团队合作的目标。
团队合作是需要有一整套特定的目的还有目标的。合作的目标以及目的它们已经在存在的状态下发生了, 实际的目的就是要去非常明确地把这些目标和目的给确定下来, 然后又要将它们清清楚楚地传达给团队的领导人员以及其他的所有团队成员。
举个例子, 销售团队那边的合作目标, 就是要把客户关系管理软件里头, 每个客户的信息都不断地给更新一下, 这样一来, 等到他们要去找那位同事去跟客户聊天的时候, 这位同事手头，就掌握着有关对这个客户关系的最新的情况, 也就是最新的了解, 而这个事情的反作用反过来, 它又能够帮助我们去指向上面那个更大的一个目标, 这个更大的目标, 就是说怎么把这个销售的业绩给提上去, 然后再怎么把这个客户的留存率也给实现出来。
2.有效沟通
促进团队内部公开透明的交流, 营造一种环境, 让团队成员能够自在地分享他们的想法、意见和担忧, 使用多种沟通渠道, 如面谈、视频通话、即时信息和电子邮件, 以适应各种沟通方式和偏好。
3.确定各自所要扮演的角色, 还有相关的职责。
需要明确团队内每一个成员的具体角色和对应的职责, 借此来防止出现工作混乱还有重复的状况。
创建 RACI 矩阵（负责、问责、咨询、知情）, 以便明确规定谁负责哪些任务。
4.解决路障问题
团队领导与公司管理层得把这规矩和路数给设好, 还有那个拍板走程序的链条也得理顺, 好去把那些堆在团队肚子里的堵心事儿给平了。你说的那些个拦路虎, 有的可能是技术本身出了岔子, 有的是同事之间没处融洽关系闹别扭, 还有的可能是因为大家伙儿对什么时候能交活儿这事儿误会成了另一套说法。
再往细了说, 还可能因为里头的事儿藏得太严不够透亮让大家摸不着头脑, 要么是这帮人在团队里该干嘛不该干嘛根本没分清楚, 要么就是这个人的活又恰好跟那人干的活儿撞车了, 糊成一团理不清。
5.我们需要来制定相关的合作流程, 同时也需要起草合作协议。
团队协作得有一套流程还有协议, 这让每个成员在跟同伴以及领导沟通的时候, 能够照着这些规矩去做。这套东西, 跟公司里头的那种大氛围、大关系可挂钩, 关联得老大了。
打个比方说, 公司在开会这事儿上, 可以严严实实地禁止大家随意吐脏字儿；再比如说, 在讨论那些数据工作的时候, 得要求把屏幕共享出来给大家看；又或者, 可以勒令团队成员必须在某个特定的登录时间, 把自己的工作日程给同步一下, 弄整齐了才行。
6.为了让团队成员能够参与到团队合作相关的决策过程当中去。
当面对为了简化协作流程而进行的种种决策行为时, 务必让团队里的每个成员都能拥有属于自己的一席之地, 这一点始终是非常关键的。
尽管如果规定某些特定的决定必须由管理层以及团队领导来进行单方面的拍板行事, 这当然是可以被理解的状况, 但核心重点在于, 在把这些最后的执行步骤整理妥当并且理顺之前一定要认真倾听团队成员他们所提出的担忧关切, 或者是他们将会遭遇到的那些可以预见的实际障碍。
7.在使用团队协作软件以及协作工具的时候, 我们应当利用这类工具进行工作。
像IdeaScale Whiteboard之类的团队协作软件, 它可以让成员之间进行那种看得见的合作。这些工具能干不少事情, 比如说可以一起动脑筋想点子、分享各种想法、搞头脑风暴活动、管理手头的那些任务, 还能把那些分析过的数据弄成像图上那样容易看懂的格式来分享给大家看。
那些用来辅助团队一起干活的软件工具, 让成员之间互相交流的环节变得更高效、更有效率了。同时呢, 它还给出了一整套正确的技术手段。通过这些技术手段, 方便管理层去查看分析数据, 还能把最终的结果更好地呈现出来。
8.为了确保这个团队在实施技术堆栈的时候, 采用的是正确的方案。
如今, 技术推动的因素已经变成了每一家公司里所有职能部门的基础。这种技术的组合, 就需要把团队成员面对各种不同任务时所提出的要求给包含进去, 因为每一个具体的任务都很有可能需要它自己单独对应的那一个软件或者工具。
按照常理来说, 这些不同的工具有时候还非得互相整合到一起不可, 只有这样大家才能把协作做得更好, 更顺畅。
9.确保对个人的认可能够到位, 同时确保对团队的认可也能及时跟上。
虽然团队协作有助于实现团队的共同目标, 但是, 每个员工都必须有自己的个人指标。在实现这些指标的时候, 他们应该得到赞誉和认可。事实上, 如果员工个人在大团队中感到迷茫和不被认可的话, 团队协作往往会受到影响。
规模小的公司, 在没有专门的人力资源团队的情况下, 也是有可能做到这点的, 可对于企业来说呢? 只有让像人力资源这般的中立团队也参与进来, 才能保证做出的决策既不偏也不倚, 确保使用的评估指标是准确无误的, 进而把这个职能发挥到极致。
10.需要去开展那些属于正确类型的员工参与会议。
对于不同类型的员工参与活动, 不同的员工群体可能会做出不同的反应。有些人可能更偏好小组辩论这种方式, 而另一些人则更愿意参与到游戏环节中。所以, 在正式设置参与环节之前, 深入了解每位员工的个性特征以及个人的喜好偏好显得非常重要。
至于这些相关会议的举办形式, 它们既可以是限于团队内部的范畴, 也可以是跨越不同团队的联合行动, 甚至于还可以扩大为在整个公司层面展开的活动。
11.促进员工心理健康
除了Covid之外, 当今世界面临的另一个流行病挑战是心理健康问题。一个团队的健康状况完全取决于其成员个人的健康水平, 那些能够在精神状态良好、身心放松的情境下工作的人们, 才最有可能发挥出最大的生产力和创造力。
这就表明, 雇主还有那些团队里的头头们, 都得去盯着点, 让工作的氛围里, 别出现那种因为个人偏见而产生的问题, 也别让心理上的骚扰和欺负人的事儿发生在那里, 并且, 是要费心地去培养一种大家都互相尊重, 而且开不开心的工作环境的存在状态, 在专业的工作交流方面, 要去尽可能地尊重大家说出自己想法的自由的权利的展现形式的发生, 要确保那些在公司的员工们, 如果他们的心理健康状况出了状况而需要请假的时候, 是不会因为他们请这个假就受到别人看法上的偏见的打击的, 同时也不会让他们失去那些原本由管理者掌握的合理判断与灵活处理的权力的保留状态的存在的。
12.要促进员工的社会化进程。
在当今这个混合办公的环境里, 咱们得留意, 有些时候, 员工们的工作地点离得太远, 没法直接碰面搞社交活动。不过呢, 还是要促进那些住得在近处的员工之间多进行沟通交流, 甚至可以每隔一个季度或者一年就举办一次面向全公司的聚会。
尽管团队成员之间那些实实在在开展的社交活动, 仍然被认定为构建优质工作关系的最优路径, 然而, 即便是通过线上视频会议所组织的、旨在模拟办公室内非正式休闲闲聊的远程互动举措, 同样可以发挥积极效用, 进而去有效填补因物理距离而产生的交流空白。
13.包容性决策
让团队的每个成员都能够参与到决策的过程里面去, 特别是在做出的那些决定会关系到整个团队的时候, 这种情况之下, 你要根据具体的情形, 去适当鼓励那种大家一起商量、形成共同意见并且通过民主的方式来做出决定的做法。
14.以身作则
领导者应当要积极地参与其中, 并且要进行坦诚的沟通, 同时还要展现出对团队达成成功的那个承诺, 以此来树立起一个有效合作的良好榜样。
15.持续改进
需要对团队的绩效表现以及协作相关的流程情况, 进行定期性的评价和反思工作, 要清楚地认识到存在那些需要得到改进的具体方面, 并且根据实际的情况, 做出必要的调整措施。
