如今的工作场面是很活的, 远程上班这事, 不再是可以有也可以没有的差事, 而是当下做生意的一个重要部分。办公室和家之间的边界, 是越变越不清楚了, 得到合适的工具, 对保证工作里的生产力、协作情况和平衡状态, 是非常关键的所在。
远程办公这件事, 它的复杂程度是非常高的, 这不仅仅只是要求能够和分布在全球各个地方的同事们进行联系, 同时还必须做到能够有效保护那些敏感的数据信息, 以及实现对项目进行科学的管理, 甚至还需要对员工的身心健康状况予以充分的关注, 基于这些多方面的需求, 大家就必须要使用一套功能非常强大、并且能够满足所有这些需要的工具系统。
在这份全面的指南里, 我们一起来看看那些远程办公的人必须用的十个工具。不管您刚刚开始用这种方式工作, 还是您已经是个老手, 想把自己的工作设置弄得更好一点, 这十个工具您都别忽略。
我们把这几个工具挑出来。它们会帮您从好几个方面, 把远程办公这事儿做得更轻松、更高效点。这样您可以花更多的精力在最重要的事情上, 也就是把目标达成。您也可以好好享受远程办公带给您的灵活劲头。
1. 远程访问软件：Splashtop
在远程办公这个领域, 大家能不能到处都访问得上工作用的电脑, 这件事不光是能让生活更便利一点, 而且是一件必须得要具备的功能, 你可以试着想一想, 要是真的可以不分时间地点都像坐在自己办公桌面前那样去接着处理那些项目的事情, 能访问到最基本的那些文件和各种应用程序, 还能参与到团队内部的协作中去,那会是一种什么样的情况呢?
专门用来实现远程访问的软件就可以帮助我们把这一种设想给变成现实。
像Splashtop这种远程访问解决方案, 它的设计理念是把速度、安全性还有易用性全都放在眼里, 这么做是为了确保你在进行远程工作的时候, 体验能够既无缝又高效, 你可以适应各种各样的工作地点, 而不用担心会失去连接或者是访问不到重要的工具, 它具备强大的安全措施, 这就意味着就算你是在公共网络或者是不太安全的环境里工作, 你的数据也仍然能得到保护。
现在的人可以直接看懂。这种软件的优点在很多地方都能显出来, 比如在家的时候远程连上办公室的电脑, 给技术支持做远程帮忙, 再不就是让分在不同地区的团队能一起干活。
它不只是个使用的工具, 它是关键的东西, 它能跨过地理上的限制, 弄出一个虚拟的办公环境, 这个环境里有人合作, 有高效率, 还能促进增长。
2. 协作平台：Slack、Microsoft Teams
在现在这种远程上班的场景里面, Slack、Microsoft Teams 之类的协作工具已经变成了少不得的一部分东西了, 这些工具上面有好多功能摆在那儿让人直接用着玩, 像是可以发信息聊天, 也能开视频通话, 还可以把文件共享给大家看, 甚至还能跟别的那些工具连在一起一块儿用着, 这一套流程弄下来, 就变成了一个虚拟的办公室地方儿, 能够非常有效地帮助团队里面的成员大家沟通起来并且一起合作干活。
通过协作平台这种方式, 可以做到无缝的这种互动状态, 从而帮助团队保持联系, 并且实现高效的协作过程, 即便大家是身处相隔万里的那个状况之下, 也是不会受到影响或阻碍的。
不管是通过使用视频会议的功能来进行头脑风暴的这个行为, 还是采用实时共享文档的这个手段, 协作平台都是发挥着关键的作用的。因为它对于确保所有相关人员能够达成一致意见, 并且推动项目向前发展这一目标而言, 是具有至关重要的重要意义的。
3. 视频会议软件：Zoom、Google Meet
在远程办公这个行业里面, 面对面那种样的交流方式还是显得格外重要, 这事情就直接让像 Zoom、Google Meet 这样的视频会议软件派上了很大的用场。
这些视频会议软件里头, 是带有高清视频显示的这种功能的, 也是带虚拟背景设置的这种功能的, 也是带分组讨论室配置的这种功能的, 这些事情整体上是确保了虚拟会议的状态, 是可以拥有和面对面会议完全一样的参与感觉以及互动效果的。
但能否实现这一目的, 并不只是技术问题, 同时也和具体的使用方法有关系。要充分发挥视频会议软件的作用, 核心在于掌握远程会议方面那些行之有效的好做法。其中包括要保证上网的网络连接稳定, 配备合适的灯光和声音设备, 还要遵循开会时的礼貌规范, 比如在自己不讲话的时候把麦克风关掉。
视频会议软件能够把由于地理距离远近而存在的那些差距, 给缩小掉, 这就让真正意义上的人身接触、协同工作以及有效的做出决定这些事情, 得以实现。
4. 云存储这一种解决方案, 提到了Google Drive、Dropbox、OneDrive这三个。
云存储解决方案, 这其中包括了 Google Drive、Dropbox 以及 OneDrive 等等, 它们是能够被当作虚拟文件柜来使用的, 因为它们能够为所有的基本文档和各式各样的文件提供一个统一的、集中的存放地点。
云存储解决方案不仅可以用来存放文件, 同时还能在文档的实时协作方面发挥功能, 此外还支持在不同的设备上面把文档进行同步操作。团队里面的成员可以一起来处理同一份文件。大家可以在里面一起编辑内容、写下评论。并且这些更改是可以被实时保存和更新的。
可是呢, 大家只关注到协作这件事的话是不行的, 因为安全功能还有备份功能这些内容, 也是同等重要的。用加密这种方式, 再用访问控制这种方式, 就可以保护数据的安全了。要是发生了意外删除的情况, 或者计算机发生故障的情况, 有了自动备份这个功能, 工作丢失的状况就得以防止了。
5. 项目管理工具：Asana、Trello、JIRA
在远程环境当中, 去管理那些任务, 还有项目, 包括那些截止的日期, 确实是非常之困难的, 不过, 像 Asana 这个工具, Trello 这个工具, 还有 JIRA 这个项目管理工具, 都是可以用来简化整个操作流程的, 通过借助这些项目管理工具, 人们是可以采取一种可视化的、带有交互性质的方式来进行工作安排的, 这样一来, 团队成员便能够在同一个平台上面去查看到整体的那种状况, 同时也可以看到相应的详细说明情况了。
项目管理工具拥有功能, 这功能包含任务分类看板、进度跟踪时间轴, 还包括即时通知等, 这类工具对项目的顺利推进帮助很大, 因为它们能够极大促进项目的正常运行状态。借助项目管理工具给出的集中式平台环境, 团队成员之间可以进行合作, 同时也能设定各项事情的优先级情况, 并且还能实时监控项目的发展进度。
另外, 非常多的用来做项目管理的那些工具, 都能够跟别的那些专门用于远程办公的工具进行整合搭配, 比方说什么通信的平台, 还有那些云端的存储解决方案之类的, 这种整合在一起的方法, 是能够帮着我们处于一个联系更加紧密的工作环境当中的, 所以说它也是能够去促进不同平台相互之间信息传递变得顺畅起来的, 进而使得整个工作流程变得更加简化了的。
6. 时间管理应用：Clockify、RescueTime
对于远程办公的工作人员而言, 像 Clockify 、 RescueTime 这样的时间管理类应用软件, 是起到非常关键的监控和管理作用的重要存在。这类时间管理方面的工具, 具备诸如时间来跟踪、生产力进行分析、报告这样的一些功能, 所以能够让人得以深入了解自身的工作习惯细节以及实际的工作效率情况。
这些应用程序不仅仅被用于单纯地记录所使用的时光, 同时还有助于设定相关的界限划分, 并且能够维持健康的, 那种工作与私人生活相互平衡的状态。
远程办公人员能够跟踪完成任务所需要的实际时间, 并且对工作模式进行深入分析, 这样就能实现个人的生产力目标, 保证向客户计费的内容是准确无误的, 同时也能够在处理工作义务和安排个人生活之间找到一种适度的平衡。
在灵活进行远程办公的这个领域环境里, 用于管理时间的应用程序已经变得非常重要, 它们成为了管理和分配宝贵资源——也就是时间——的一种必不可少的辅助工具。
7. 网络安全解决方案：虚拟专用网络、防火墙
虚拟专用网络以及防火墙之类的网络安全解决方案, 对于远程办公人员来说, 是非常关键的。这些方案能够为员工提供加密的连接方式, 从而实现数据的保护。具体的说, 虚拟专用网络能够对互联网连接本身起到保护作用。
而防火墙则会依据既定的安全规则, 对网络流量进行控制。在远程办公的环境里, 工作人员往往需要连接到公司外部的非安全网络中。在这样的情况下, 网络安全工具就会变得非常至关重要。这些工具可以用来确保敏感信息的机密性不被泄露。
同时, 也可以对个人数据及专业数据进行有效的保护。在实行远程办公的那些环境里, 网络安全这事物它可不是那种可有可无的边角料, 相反, 它是一道必须要迈过去的门槛, 是确保大家在进行工作实践时能达到既安全又可靠的标准的一个必须存在的前提条件。
8. 虚拟白板工具：Miro、MURAL
Miro、MURAL 这些虚拟白板工具, 已经变成了大家在远程办公的时候, 用来一起头脑风暴和弄出概念的那些必须得用的家伙。因为它们有模板, 有互相能操作看板的功能, 还能和其他帮忙协作的工具连在一起, 所以能让团队里的人, 觉得好像就在同一个房间里头一样地一起干活儿。
可以通过虚拟白板工具提供和面对面白板会议相同的一种体验。这让团队成员能够直观地设计构思。还能参与实时讨论和迭代概念。因为能够在共享画布上绘制、注释和重新编排构思。所以可以创建出动态的、富有创造力的虚拟工作空间。
在面对面协作受限的远程办公环境中, 虚拟白板工具可以填补重要空缺。通过虚拟白板工具可以创建视觉协作平台, 不仅高效而且极具互动性, 有助于提升创造力, 实现跨距离的团队合作。
9. 促进身心健康应用：Calm、Headspace
Calm、Headspace 这些用于促进身心健康的应用程序, 对于维持远程办公人员的心理状态健康至关重要。这类身体健康相关软件可以提供有引导的冥想服务、正念训练方法以及辅助睡眠的功能措施, 以此来协助大家降低压力水平并且推动整体健康状况向好发展。
而在进行远程工作的场景之下, 因为职业任务与个人生活之间的界限变得不太清晰, 所以相关的心理健康应用成为了不可或缺的必要手段。
通过这类实用的工具, 可以让人们在精神上多想想自己, 促使大家维持健康的职场状态与生活节奏的正常平衡, 进而保证那些需要在家办公的员工群体在处理和投入工作事务的时候能够精神集中, 并且在处理日常个人生活事宜时也能做到有序不乱, 从而实现一种协调的状态。
10. 该文档协作和签名工具是指像DocuSign这类的方案, 以及Adobe Sign这样的方案。
DocuSign以及Adobe Sign之类的文档协作和签名工具, 在远程办公的场合下是非常重要的存在。这些工具让在非现场的环境中创建、编辑和签署文档变得可能。电子签名功能、文档跟踪功能, 还有与其他平台的集成功能, 可以简化那些通常非常繁琐的过程, 比如获得批准以及管理合同。
文档协作以及签名工具这些东西, 不光可以取代笔尖写字, 还能让整个工作流程变得更简单点, 这样就能加快节奏, 让大家效率提高一点, 好跟客户、跟合作伙伴、还有团队成员更快更稳妥地把协议内容谈妥定下来。
既然在远程办公这个环境里面, 跑到现场去签名字确实不太现实, 所以这种文档协作和签名的工具就显得特别重要, 作用非常大, 它能保证业务流程一直顺顺利利地进行下去, 既安全又不会出毛病, 能及时应对那些分布在各处的员工提出的各种需求。
当人们没办法亲自跑去签名, 得待在那些搞远程办公的环境里面的时候, 这些平台就会发挥非常重要的作用, 它们可以让业务流程保持顺顺畅畅, 还能确保过程是安全的, 并且能够很好地回应那些在各地分布工作的员工们的具体要求。
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如今, 远程办公这个领域变化的速度是越来越快的, 所以要是想让工作干得漂亮, 手里得有顺手的家伙事儿才行。你上面说的那些工具啊, 既能帮咱们把话说清楚, 沟通起来不费劲, 又能保护好安全, 对每一个想要把工作效率提起来、想要生活和工作有个平衡的在家办公的人来说, 那些东西都是必不可少的。
只要把这些家伙用上, 不光能把你一天到晚要干的活给捋顺了, 还能让咱们一起合作的方式、说话交流的方式, 还有在网上的那个空间怎么保护它这些问题, 全都换一种新的玩法出来。
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